Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Согласно действующему законодательству Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, статья 66), работодатель обязан вести трудовые книжки для всех сотрудников, заключивших трудовой договор. Однако в условиях цифровой трансформации и перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) возникает необходимость в оформлении заявлений от работников о выборе формы хранения трудового стажа.

Почему важно подавать заявление о трудовой книжке?

С 1 января 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. С этого момента работодатели обязаны вести трудовые записи в электронном виде, но только при наличии письменного согласия работника. Если работник не подаст заявление, то его трудовая книжка продолжит вестись в бумажном виде.

Также, если работник ранее не подавал уведомлений в Пенсионный фонд РФ о выборе формы хранения трудового стажа, он может подать заявление в любое время — как при трудоустройстве, так и в процессе работы. Это важно для корректного формирования индивидуального лицевого счёта в ПФР и последующего начисления пенсии.

Когда нужно подавать заявление?

• При первоначальном трудоустройстве (если работодатель использует ЭТК).
• Если работник ранее работал с бумажной трудовой книжкой, но хочет перейти на электронную.
• Если работник хочет сохранить бумажную трудовую книжку и не переходить на электронную форму.
• При утере или повреждении бумажной трудовой книжки — для восстановления данных в электронном виде.
• Если работодатель не подавал уведомления в ПФР о трудовых книжках — работник может инициировать процесс самостоятельно.

Образец заявления о выборе формы хранения трудовой книжки

Ниже приведён универсальный образец заявления, который можно использовать как при трудоустройстве, так и в процессе работы.

В [наименование организации]
От: [ФИО полностью]
Должность: [указать должность]
Табельный номер: [если есть]
Дата рождения: [дд.мм.гггг]

Заявление

Прошу обеспечить ведение моей трудовой книжки в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ.

На основании статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, сообщаю о своём согласии на ведение моих сведений о трудовой деятельности в электронном виде и передачу этих сведений в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Прошу также внести мои данные в реестр работников, выбравших электронную форму ведения трудовой книжки, и направить уведомление в ПФР.

При необходимости предоставляю бумажную трудовую книжку для переноса сведений в электронный реестр.

Дата: ______________
Подпись: ______________
ФИО: [расшифровка подписи]

Альтернативный вариант: Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работник хочет сохранить бумажную трудовую книжку, он должен подать следующее заявление:

В [наименование организации]
От: [ФИО полностью]
Должность: [указать должность]
Табельный номер: [если есть]
Дата рождения: [дд.мм.гггг]

Заявление

На основании статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, заявляю о своём желании сохранить ведение трудовой книжки в бумажной форме.

Не согласен на ведение моих сведений о трудовой деятельности в электронном виде и не даю согласия на передачу этих сведений в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде, как это предусмотрено законодательством до момента моего письменного отказа от этого выбора.

Дата: ______________
Подпись: ______________
ФИО: [расшифровка подписи]

Что делать, если работодатель не подавал уведомления в ПФР?

Если работодатель не подавал уведомления в Пенсионный фонд о трудовых книжках — это не означает нарушение закона, если работник не подавал заявление о переходе на ЭТК. В этом случае:

1. Работник может подать заявление о выборе формы хранения в любое время — работодатель обязан его принять и обработать в течение 5 рабочих дней.
2. После получения заявления работодатель обязан направить информацию в ПФР через личный кабинет работодателя на сайте ПФР или через защищённый канал связи (ЭДО).
3. Если работник ранее не имел электронной трудовой книжки, ПФР автоматически создаст её на основании данных, предоставленных работодателем.
4. Если работник уже имеет ЭТК, но работодатель не передавал данные — необходимо подать заявление и потребовать от работодателя исправить ситуацию.

Важно!

Если работник не подаст заявление, то по умолчанию ему продолжают вести бумажную трудовую книжку. Это не нарушение, но может привести к сложностям при оформлении пенсии, если данные не синхронизированы с ПФР. Поэтому рекомендуется подать заявление даже в случае, если работодатель «забыл» подать уведомления.

Какие документы нужны для подачи заявления?

• Паспорт (для идентификации личности).
• СНИЛС (обязателен для передачи данных в ПФР).
• Бумажная трудовая книжка (если она есть — для переноса данных в электронный реестр).

Сроки рассмотрения заявления

Работодатель обязан рассмотреть заявление и направить соответствующие сведения в ПФР в течение 5 рабочих дней с момента подачи заявления. После этого ПФР формирует или обновляет электронную трудовую книжку в течение 1–3 рабочих дней.

Что делать, если ПФР не отображает данные?

Если после подачи заявления и прохождения 10 рабочих дней данные о трудовом стаже не появились в личном кабинете на сайте ПФР, необходимо:

1. Обратиться в бухгалтерию или отдел кадров с запросом о подтверждении отправки данных.
2. Проверить, правильно ли указаны ФИО, СНИЛС и дата рождения в заявлении;
3. Подать запрос в ПФР через портал госуслуг или лично в офисе ПФР с приложением копии заявления и трудовой книжки.

Подача заявления о трудовой книжке — это не формальность, а важный шаг для обеспечения вашей будущей пенсии и прозрачности учёта трудового стажа. Даже если работодатель не подавал уведомлений в Пенсионный фонд, вы имеете полное право инициировать процесс самостоятельно. Не откладывайте это на потом — сохраните свои права уже сегодня.

Важно помнить: Выбор формы хранения трудовой книжки, это ваше личное право. Никто не может заставить вас перейти на электронную форму без вашего письменного согласия. И наоборот — никто не может запретить вам перейти на ЭТК, если вы этого хотите.

Сохраняйте копию поданного заявления. Это ваша защита в случае споров с работодателем или ПФР.