С 2021 года в России введён порядок выбора формы ведения трудовой книжки – бумажной или электронной. Работодатель обязан предоставить каждому сотруднику возможность сделать выбор, а работник – оформить соответствующее заявление. Что происходит, если заявление не подано? Какие права и обязанности сторон? Как правильно действовать работодателю?
Что представляет собой заявление о ведении трудовой книжки?
Заявление – это письменный документ, которым работник сообщает работодателю о своём желании:
- продолжить ведение бумажной трудовой книжки;
- перейти на электронный формат (получить сведения о трудовой деятельности в электронном виде).
Заявление может быть подано в любой форме (бумажный лист, электронное письмо, через корпоративный портал), но должно быть подписано работником.
Нормативно‑правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок выбора формы трудовой книжки:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязанность работодателя вести трудовую книжку.
- Постановление Правительства РФ от № 1855 «О порядке формирования и предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
- Письмо ПФР № С‑4583‑08/7697 от г. – разъяснение, что с г. работодатель не обязан принимать заявления о ведении бумажной книжки от работников, не входящих в перечень, если они не подали их в установленный срок.
- Уведомление работодателя, которое должно быть направлено каждому работнику не позднее 31 октября 2020 г. (в письменной форме) о предстоящих изменениях в трудовом законодательстве и о праве выбора формы ведения книжки.
Сроки подачи заявлений
Согласно вышеуказанным нормативным актам, работник обязан подать заявление не позднее 31 декабря 2020 г.. Если к этой дате заявление не получено, считается, что работник не выразил своего выбора.
Что происходит, если заявление не подано?
В случае отсутствия заявления о выборе формы ведения трудовой книжки действуют следующие правила:
- По умолчанию работодатель продолжает вести бумажный экземпляр трудовой книжки.
- Работодатель обязан вести запись о приёме на работу, о переводах, увольнении и т.п. в бумажной форме, даже если в организации уже используется электронный реестр.
- Работник сохраняет право в любой момент (до 31 декабря 2025 г.) подать заявление о переходе на электронный формат, но до подачи заявления его книжка остаётся в бумажном виде.
- Если работник не подал заявление и одновременно не предоставил оригинал трудовой книжки, работодатель может оформить внутренний документ (например, «Справка о трудовой деятельности»), но запись в официальной бумажной книжке всё равно обязана быть сделана.
Права и обязанности работодателя
Работодатель, получив уведомление о том, что работник не подал заявление, обязан:
- Продолжать вести бумажную трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
- Сохранить копию уведомления, разосланного работнику , в качестве доказательства выполнения обязательств.
- Вести реестр сотрудников, у которых отсутствует заявление, и фиксировать факт отсутствия заявления в личном деле.
- При необходимости (например, при проверке инспекции труда) предоставить объяснительную записку, в которой указать, что работник не подал заявление в установленный срок.
- Не принимать заявления о продолжении ведения бумажной книжки после , если они поданы позднее установленного срока без уважительной причины (письмо ПФР С‑4583‑08/7697).
Как действовать работодателю, если заявление не получено?
Ниже представлена пошаговая инструкция для кадровика:
- Проверка наличия заявления – откройте личное дело сотрудника и убедитесь, что заявление отсутствует.
- Уведомление сотрудника – направьте письменное (или электронное) напоминание с указанием:
- даты, до которой должно было быть подано заявление ;
- последствий отсутствия заявления (по умолчанию ведётся бумажная книжка);
- возможности подать заявление в любой момент до г.
- Получение объяснительной – если сотрудник отказывается подавать заявление, попросите его подписать объяснительную записку о том, что он не желает менять форму ведения книжки.
- Ведение записи – в личном деле сделайте отметку о том, что заявление не получено, и приложите копию уведомления и объяснительной.
- Оформление записей в трудовой книжке – вносите все необходимые записи (приём, переводы, повышение, увольнение) в бумажный вариант.
- Контроль сроков – следите, чтобы к г. работник не подал заявление о переходе на электронный формат, иначе необходимо будет перевести сведения в электронный реестр.
Последствия для работника
Если работник не подал заявление, он:
- не может воспользоваться преимуществами электронного формата (удобный доступ к сведениям через портал Госуслуг, отсутствие необходимости хранить бумажный документ);
- может столкнуться с трудностями при смене места работы, если новый работодатель предпочитает электронный реестр и требует от него подтверждения о наличии бумажной книжки;
- не имеет права требовать от работодателя вести электронную книжку без собственного заявления.
Практические рекомендации
Для минимизации рисков обеим сторонам рекомендуется:
- Работодателю:
- Заранее (до ) разослать каждому сотруднику официальное уведомление о необходимости подачи заявления.
- Вести электронный реестр заявлений, где отмечено, кто подал, кто отказался, а кто не успел.
- Обучать персонал кадровой службы правилам оформления объяснительных и копий уведомлений.
- Работнику:
- Внимательно изучить полученное уведомление и в установленный срок подать заявление – это гарантирует выбор формы.
- Сохранять копию собственного заявления и подтверждения о его получении работодателем.
- При желании перейти на электронный формат в любой момент до г. подать соответствующее заявление.
Отсутствие заявления о ведении трудовой книжки у работника не освобождает работодателя от обязанности вести официальную бумажную книжку. По умолчанию именно такой формат считается действующим; Работодатель обязан документировать факт неподачи заявления, вести реестр и сохранять все подтверждающие документы. Сотруднику же рекомендуется своевременно подавать заявление, чтобы воспользоваться преимуществами электронного формата и избежать возможных недоразумений при смене места работы.
Информация актуальна на 23 мая 2026 г. (данные получены из открытых источников: КонсультантПлюс, Письмо ПФР С‑4583‑08/7697, Постановление Правительства РФ № 1855).