Вопрос о необходимости подачи заявления на ведение трудовой книжки — как бумажной, так и электронной — остаётся актуальным для работодателей и сотрудников, особенно при приёме на работу в 2026 году. С изменениями в Трудовом кодексе РФ, введёнными Федеральным законом № 439-ФЗ от , порядок ведения трудовых книжек кардинально изменился. Разберёмся подробно: обязательно ли подавать заявление, когда это нужно делать и что происходит, если заявление не подано.
Когда заявление подавать обязательно?
Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки подаётся только в двух случаях:
- При первоначальном трудоустройстве (если работник впервые устраивается на работу после ).
- При переходе с бумажной трудовой книжки на электронную (ЭТК) или наоборот, с ЭТК на бумажную.
Важно понимать: заявление — это не формальность, а юридически значимый документ, на основании которого работодатель обязан вести трудовую деятельность сотрудника в определённой форме. Без заявления работодатель не может действовать по своему усмотрению.
Что делать, если работник устраивается на работу в 2026 году?
С 1 января 2021 года вступили в силу новые правила. Для всех новых сотрудников, устраивающихся на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка не выдаётся по умолчанию.
Правило 1: По умолчанию — электронная трудовая книжка.
Если новый сотрудник не подаст заявление о желании вести трудовую книжку в бумажной форме, работодатель обязан вести его трудовую деятельность исключительно в электронном виде через Пенсионный фонд РФ (ПФР). То есть: отсутствие заявления = автоматический переход на ЭТК.
Правило 2: Желание сохранить бумажную трудовую книжку — только по заявлению.
Если работник хочет, чтобы его трудовая книжка велась в традиционной бумажной форме, он обязан подать письменное заявление в произвольной форме. Без этого заявления работодатель не имеет права выдавать или вести бумажную трудовую книжку.
Пример:
- Сотрудник пришёл на работу в марте 2026 года. Он не подал никаких заявлений. → Работодатель не выдаёт бумажную трудовую книжку и ведёт все записи в ЭТК через ПФР.
- Сотрудник пришёл на работу в марте 2026 года и подал заявление: «Прошу вести мою трудовую книжку в бумажной форме». → Работодатель выдаёт ему новую бумажную трудовую книжку и ведёт в ней все записи.
А если работник уже имел бумажную трудовую книжку у предыдущего работодателя?
Это не имеет значения. Даже если у нового сотрудника есть заполненная бумажная трудовая книжка, он всё равно должен подать заявление о её сохранении, если хочет, чтобы новый работодатель продолжал вести её в бумажном виде.
Если он не подаст заявление — новый работодатель не обязан принимать и вести его старую бумажную книжку. Вместо этого будет вестись только электронная трудовая книжка.
Однако, если сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан:
- Принять от него бумажную трудовую книжку;
- Внести в неё запись о приёме на работу;
- Хранить её в архиве организации до увольнения.
Можно ли подать заявление позже?
Да, можно — и даже нужно, если изменилось решение.
Законодательство не устанавливает сроков для подачи заявления о переходе на ЭТК или обратно. Это означает:
- Работник, который пришёл на работу в 2026 году и не подал заявление (т.е. у него ЭТК), может в любой момент подать заявление о переходе на бумажную трудовую книжку.
- Работник, у которого ведётся бумажная трудовая книжка, может в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК — и тогда работодатель обязан сделать закрывающую запись в бумажной книжке и выдать её сотруднику на руки под подпись.
Таким образом, заявление можно подать в любой момент — при трудоустройстве, через год, через пять лет, даже за месяц до увольнения. Главное — оно должно быть письменным и подписано работником.
Что будет, если заявление не подать?
Если работник не подаст заявление о желании вести бумажную трудовую книжку — он автоматически попадает в систему электронных трудовых книжек. Это не нарушение, а норма законодательства.
Работодатель не несёт ответственности за отсутствие заявления — он действует в соответствии с законом. А вот работник, не подавший заявление, теряет право на бумажную трудовую книжку у данного работодателя.
Важно: если сотрудник не подал заявление, но у него есть старая бумажная книжка — работодатель не обязан её принимать. Он может просто вести ЭТК. Однако, если работник настаивает, он может подать заявление и тогда книжка будет принята.
Как правильно оформить заявление?
Закон не устанавливает жёсткой формы заявления. Оно может быть написано от руки или напечатано. Главное — чтобы в нём были:
- ФИО работника;
- Должность;
- Номер и дата трудового договора;
- Чёткая формулировка: «Прошу вести мою трудовую книжку в бумажной форме» или «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде»;
- Дата и подпись работника.
Пример заявления:
Заявление
Прошу вести мою трудовую книжку в бумажной форме в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса Российской Федерации.ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: менеджер по продажам
Дата трудоустройства:Подпись: _____________ /И.И. Иванов/
Что делать работодателю?
Работодатель обязан:
- Уведомить нового сотрудника при приёме на работу о возможности выбора формы ведения трудовой книжки (бумажной или электронной).
- Предоставить образец заявления (хотя это не обязательно по закону, но рекомендуется для избежания споров).
- Принять заявление и зарегистрировать его в учётной системе.
- В случае выбора бумажной формы — выдать новую трудовую книжку (если у работника её нет) или принять старую.
- В случае выбора ЭТК, не выдавать бумажную книжку, а передавать сведения в ПФР в установленные сроки.
Да, заявление обязательно — но только если работник хочет сохранить бумажную трудовую книжку.
- Если не подать заявление → автоматически ЭТК.
- Если подать заявление о бумажной книжке → работодатель обязан вести бумажную.
- Заявление можно подать в любой момент — до, во время или после трудоустройства.
- Отказ от подачи заявления не является нарушением — это законное решение.
Важно помнить: законодательство 2026 года не требует от работника подачи заявления для ведения электронной трудовой книжки — она ведётся по умолчанию. Заявление нужно только для того, чтобы отказаться от электронной формы и сохранить бумажную.
Таким образом, заявление на ведение трудовой книжки — не всегда обязательно, но всегда является ключевым документом для выбора формы ведения. Работодателю следует систематизировать процесс приёма на работу, включая обязательное информирование и сбор заявлений, чтобы избежать ошибок и судебных споров.
Рекомендация: включите в чек-лист при приёме на работу пункт: «Получено заявление о форме ведения трудовой книжки?» — и вы обеспечите полное соответствие закону.