Трудовая книжка – это основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность гражданина. С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ однако бумажный вариант по‑прежнему остаётся востребованным. В статье подробно рассмотрен процесс подачи заявления сотрудником о выборе формы ведения трудовой книжки‚ оформление записи в книжке‚ способы получения выписки и актуальные нормативные положения на 2025‑2026 гг.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66.1 (предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде).
• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ – вводит понятие электронной трудовой книжки и порядок её ведения.
• Постановление Правительства РФ от № 1465 – уточняет форму заявления и сроки подачи.

Согласно указанным нормам‚ каждый работник‚ впервые трудоустроившийся после ‚ обязан подать письменное заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная). Для сотрудников‚ принятых до этой даты‚ заявление можно подать в любой момент‚ включая период трудоустройства.

Кто и когда подаёт заявление?

Сотрудники‚ принятые после

Обязательное подача заявления в течение первых пяти рабочих дней с момента заключения трудового договора. Заявление может быть подано:

• в бумажном виде (подписанное собственноручно);
• в электронном виде через корпоративный портал (например‚ 1С:Кабинет сотрудника) с использованием электронной подписи.

Сотрудники‚ принятые до

Имеют право подать заявление в любое удобное время. Если сотрудник ранее не делал выбора‚ он может:

• перейти на электронную трудовую книжку‚ подав заявление;
• оставить бумажный вариант (в этом случае заявление не требуется‚ но рекомендуется оформить его для подтверждения факта отсутствия выбора).

Специальные случаи

• Восстановление после отпуска по уходу за ребёнком – заявление можно подать сразу после выхода на работу.
• Перевод в другую организацию – новое место работы требует нового заявления о выборе формы ведения трудовой книжки.

Как правильно оформить заявление?

Заявление составляется в свободной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты:

1. Наименование организации (полное‚ согласно учредительным документам).
2. Дата составления заявления.
3. ФИО сотрудника полностью.
4. Должность и структурное подразделение.
5. Явное указание выбора: «Я‚ ФИО‚ выбираю форму ведения трудовой книжки: электронная / бумажная».
6. Ссылка на нормативный акт: «в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и Федеральным законом № 439‑ФЗ от ».
7. Подпись сотрудника и расшифровка.
8. Подпись уполномоченного представителя работодателя (кадровик‚ руководитель отдела кадров) и печать организации (при наличии).

Пример текста заявления:

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ работающий в должности инженера‑конструктора отдела разработки‚ выбираю форму ведения трудовой книжки: электронная в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и Федеральным законом № 439‑ФЗ от .

Подпись _____________ / Иванов И.И. /

Подпись уполномоченного лица _____________ / Петрова С.А. /

Что происходит после подачи заявления?

Выбор электронной трудовой книжки

• Работодатель вносит запись в трудовую книжку (если она ведётся в бумажном виде) о подаче заявления:
• Запись делается в графе 3 трудовой книжки: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
• Сотруднику выдаётся на руки бумажная трудовая книжка с указанной записью (для подтверждения факта подачи заявления).
• Одновременно в системе СФР (Социальный фонд России) создаётся индивидуальный лицевой счёт‚ из которого формируется электронная трудовая книжка.

Выбор бумажной трудовой книжки

• Заявление оформляется аналогично‚ но в графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о выборе бумажной формы ведения трудовой книжки».
• Дальнейшее ведение трудовой книжки осуществляется в традиционном бумажном виде работодателем.

Важно: запись о подаче заявления делается один раз при первом выборе формы. При последующем переходе с бумажного на электронный вариант (или наоборот) требуется новое заявление и соответствующая запись.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Сотрудник может запросить выписку в двух форматах:

• Бумажная выписка – запрашивается у работодателя путем подачи письменного заявления с указанием желаемого формата (бумага).
• Электронная выписка – доступна через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе 1С:Кабинет сотрудника после авторизации с использованием ЕСИА или электронной подписи.

Пример заявления на получение выписки:

Прошу предоставить мне выписку из электронной трудовой книжки в электронном виде (PDF) для подачи в Пенсионный фонд РФ. Заявление подаю в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Подпись _____________ / Иванов И.И. /

Срок предоставления выписки – не более трёх рабочих дней с момента получения заявления.

Особенности ведения трудовой книжки в 2025‑2026 годах

Дублирование данных

При ведении электронной трудовой книжки данные автоматически синхронно отражаются в личном кабинете гражданина на портале Госуслуги. Это позволяет:

• Своевременно отслеживать стаж и периоды работы;
• Получать уведомления о необходимости подачи документов для назначения пенсии;
• Снижать риск потери или повреждения бумажного документа.

Хранение и конфиденциальность

Электронные трудовые книжки хранятся в защищённой информационной системе СФР. Доступ к ним имеют:

• Сам сотрудник (через личный кабинет);
• Работодатель (для внесения сведений о приёме‚ переводе‚ увольнении);
• Уполномоченные органы (ПФР‚ налоговая инспекция‚ судебные органы) – только по запросу и в рамках законодательства.

Переход с бумажного на электронный вариант

Если сотрудник‚ ранее выбравший бумажную форму‚ решает перейти на ЭТК‚ он подаёт новое заявление. После его обработки:

• В бумажную трудовую книжку делается запись о переходе на электронный формат (с указанием даты и номера заявления);
• В системе СФР активируется индивидуальный лицевой счёт‚ из которого формируется электронная выписка;
• Дальнейшие кадровые события (приём‚ перевод‚ увольнение) фиксируются исключительно в электронном виде.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление в электронной форме без электронной подписи?

Да‚ если работодатель предоставляет возможность подтверждения заявления через логин/пароль в корпоративном портале (например‚ 1С:Кабинет сотрудника) с двухфакторной аутентификацией.

Нужно ли нотариально заверять заявление?

Нет. Заявление оформляется в простой письменной форме и подписывается сотрудником и представителем работодателя.

Что делать‚ если работодатель refuses to accept the заявление?

Сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием обеспечить соблюдение ст. 66.1 ТК РФ. Заявление можно направить заказным письмом с уведомлением о вручении.

Как проверить‚ что моя электронная трудовая книжка актуальна?

В личном кабинете на Госуслугах отображается дата последнего обновления и список всех внесённых записей. При расхождениях следует запросить у работодателя справку о внесённых сведениях.

Заявление сотрудника о выборе формы ведения трудовой книжки – ключевой элемент взаимодействия между работником и работодателем в условиях перехода на цифровое документообслуживание. Правильное оформление и своевременная подача этого документа гарантируют:

• Законное право на получение выписки и подтверждения трудового стажа;
• Возможность пользоваться всеми преимуществами электронной трудовой книжки (быстрый доступ‚ защита от потери‚ интеграция с госуслугами);
• Соблюдение требований трудового законодательства и избежание штрафов со стороны контролирующих органов.

Рекомендуем всем сотрудникам и кадровикам регулярно проверять актуальность своих данных в электронной трудовой книжке‚ а также хранить копии поданных заявлений в личном деле на протяжении всего периода работы.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и нормативных актов‚ актуальных на май 2026 года.