С 1 января 2021 года в России изменился порядок ведения трудовых книжек для сотрудников‚ которые впервые устраиваются на работу․ Теперь работодатель может вести трудовую книжку в электронном виде‚ а работник обязан подать соответствующее заявление о выборе формата ведения․ В данной статье подробно рассматривается процесс оформления заявления на электронную трудовую книжку (ЭТК) при приеме на работу‚ нормативная база‚ порядок заполнения и типичные ошибки․
Нормативная база
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (в редакции‚ действующей с )․
- Трудовой кодекс РФ‚ ст․ 66․1 – порядок предоставления сведения о трудовой деятельности․
- Постановление Правительства РФ от № 1764 «О порядке ведения электронных трудовых книжек»․
- Приказ Минтруда России от № 542н «Об утверждении формы заявления о выборе формы ведения трудовой книжки»․
Кто должен подавать заявление?
Заявление о выборе электронной формы ведения трудовой книжки подаёт:
- Сотрудник‚ устраивающийся на работу впервые в своей трудовой деятельности (т․е․ у него ещё нет бумажной трудовой книжки)․
- Сотрудник‚ ранее имевший бумажную трудовую книжку‚ но желающий перейти на электронный формат (в любой момент трудовой деятельности)․
Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку и не желает менять форму ведения‚ заявление не требуется․
Содержание заявления
Согласно утверждённой форме‚ заявление должно содержать следующие реквизиты:
- Название документа – «Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки»․
- ФИО сотрудника полностью․
- Дата рождения․
- Серия и номер паспорта (или иного документа‚ удостоверяющего личность)․
- ИНН (при наличии)․
- Указание выбранной формы ведения трудовой книжки: электронная или бумажная․
- Дата подачи заявления․
- Подпись сотрудника и расшифровка подписи․
Примерный шаблон заявления можно скачать на официальных сайтах кадровых агентств или в разделе «Нормативно‑правовые акты» портала trudvsem․ru․
Порядок действий работодателя при получении заявления
- Приём заявления․ Сотрудник отдела кадров принимает заявление‚ проверяет его completeness и ставит отметку о получении (входящий номер‚ дата)․
- Внесение данных в информационную систему․ Сведения из заявления заносятся в кадровую информационную систему (КИС) с отметкой о выбранной форме ведения трудовой книжки․
- Оформление трудового договора и приказа․ Стандартная процедура приёма на работу: заключение трудового договора‚ издание приказа о приёме‚ ознакомление с локальными актами․
- Формирование первой записи в ЭТК․ В электронном виде формируется запись о приёме на работу (дата‚ должность‚ подразделение‚ основание – трудовой договор)․ Запись подписывается электронной подписью ответственного лица отдела кадров․
- Уведомление сотрудника․ Работнику направляется извещение о принятии его заявления и о начале ведения электронной трудовой книжки (можно через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через корпоративный ЭДО)․
- Хранение заявления․ Оригинал заявления хранится в личном деле сотрудника в течение всего периода работы и ещё 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов)․
Особенности ведения электронной трудовой книжки
- Отсутствие бумажного носителя․ Все сведения хранятся в единой государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК)‚ доступ к которой имеют работник‚ работодатель и Пенсионный фонд РФ․
- Формирование записей․ Записи вносятся работодателем в течение пяти рабочих дней с момента наступления события (приём‚ перевод‚ увольнение‚ награждение и т․д․)․
- Доступ сотрудника․ Работник может в любой момент выписку из своей ЭТК (форма СТД‑Р) через личный кабинет на портале «Госуслуги» или запросить её у работодателя․
- Корректировка ошибок․ При выявлении неточностей работник подаёт заявление об исправлении сведений (форма СТД‑ПР)․ Работодатель вносит исправления в течение пяти рабочих дней․
- Переход с бумажного на электронный формат․ Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку и решил перейти на ЭТК‚ работодатель переносит уже существующие сведения из бумажной книжки в электронную систему (сделать это можно через сервис ПФР «Перенос сведений»)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли подать заявление в электронном виде?
- Да․ Заявление можно оформить в электронном виде и подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) либо отправить скан‑подпись через корпоративный ЭДО․
- Нужно ли заверять заявление у нотариуса?
- Нет․ Заявление оформляется в простой письменной форме и не требует нотариального заверения․
- Что делать‚ если сотрудник передумал и хочет вернуться к бумажной книжке?
- Сотрудник подаёт новое заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (в данном случае – бумажная)․ После получения заявления работодатель вносит соответствующую отметку в кадровую систему и продолжает вести книжку в выбранном формате․
- Какой срок хранения у заявления?
- Заявление хранится в личном деле сотрудника в течение всего периода работы и ещё 50 лет после расторжения трудового договора‚ как и другие кадровые документы․
Полезные ссылки и ресурсы
- Официальная форма заявления (PDF)․
- Пояснительная записка Минтруда России к приказу № 542н;
- Сервис «Личный кабинет гражданина» на портале «Госуслуги» – выписка из ЭТК․
- Методические рекомендации по работе с электронными трудовыми книжками (Минтруд‚ 2022)․
- Онлайн‑консультант по вопросам ЭТК на сайте КонсультантПлюс․
Оформление заявления на электронную трудовую книжку при приеме на работу – обязательный шаг для сотрудников‚ впервые устраивающихся на работу‚ а также для тех‚ кто желает перейти с бумажного формата на электронный․ Соблюдение установленной формы и порядка подачи заявления гарантирует корректное ведение трудовой книжки‚ своевременное внесение сведений в государственную систему и защиту прав работника на получение выписки и исправление ошибок․ Работодатель‚ в свою очередь‚ должен обеспечить своевременное принятие заявления‚ внесение данных в кадровую информационную систему и формирование первой записи в ЭТК в соответствии с трудовым законодательством․
Следуя приведённым рекомендациям и используя официальные шаблоны‚ кадровые службы смогут избежать типичных ошибок и обеспечить прозрачное и законное ведение трудовых книжек в электронном виде․