В 2026 году процесс трудоустройства в России претерпел окончательные изменения, связанные с завершением переходного периода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Одним из ключевых документов, который требуется от соискателя или уже работающего сотрудника при оформлении отношений с новым работодателем, остается заявление о выборе формы ведения трудовой книжки. Несмотря на повсеместную цифровизацию, правильное оформление этого документа критически важно для сохранения непрерывности стажа и легитимности записей.
Почему это заявление необходимо писать?
Многие ошибочно полагают, что если сотрудник уже подавал заявление о выборе бумажной или электронной формы у предыдущего работодателя, то при переходе в новую компанию делать это повторно не нужно. Однако законодательство и кадровая практика требуют фиксации волеизъявления работника именно по месту текущей работы.
Основные причины необходимости заявления:
- Фиксация выбора: Новый работодатель обязан знать, в каком формате он должен взаимодействовать с данными о стаже сотрудника — вносить сведения в бумажный бланк или ограничиться передачей данных в Социальный фонд России (СФР).
- Юридическая ответственность: Без письменного заявления работодателя могут оштрафовать за нарушение порядка ведения учета. Для сотрудника отсутствие заявления может создать проблемы при подтверждении стажа в будущем.
- Изменение решения: Сотрудник имеет право изменить свое первоначальное решение. Например, если ранее он выбрал бумажную книжку, но при приеме на новую работу решил перейти на электронную, он обязан подать соответствующее заявление.
Ситуация: сотрудник ранее выбрал бумажную трудовую
Особое внимание следует уделить ситуации, когда работник настаивает на ведении бумажной трудовой книжки, хотя у предыдущего работодателя он уже писал заявление о ее сохранении. Нужно ли брать заявление повторно?
Да, нужно. Каждый новый работодатель ведет свою часть кадрового делопроизводства независимо. Даже если выбор был сделан годы назад, новый руководитель организации должен получить документальное подтверждение того, что сотрудник желает продолжать вести бумажную версию. Только на основании этого заявления работодатель имеет право вносить записи в бумажный бланк.
Если сотрудник не предоставит заявление о сохранении бумажной книжки новому работодателю, организация вправе (и часто обязана внутренними регламентами) считать, что работник согласен на ведение учета исключительно в электронном виде.
Как правильно составить заявление?
Заявление пишется в свободной форме или по образцу, утвержденному в организации. В документе обязательно должны содержаться следующие данные:
- ФИО руководителя и наименование организации.
- ФИО сотрудника и его должность.
- Четко сформулированная просьба:
- Либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (если работник отказывается от бумажной).
- Либо о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (если работник ранее сделал такой выбор и хочет его сохранить).
- Дата и личная подпись сотрудника.
Важные нюансы для 2026 года
Поскольку переходный период завершен, правила стали более строгими:
- Впервые устраивающиеся на работу: Для граждан, которые трудоустраиваются впервые после 1 января 2020 года, бумажные трудовые книжки не заводятся вообще. Им не нужно писать заявление о выборе, так как их стаж ведется только в электронном виде.
- Переход с бумажной на электронную: Работники, ранее выбравшие бумажный формат, могут в любой момент (в т.ч. при приеме на новую работу) подать заявление о переходе на электронную трудовую. Обратный путь (с электронной на бумажную) законодательством не предусмотрен.
- Хранение данных: Электронная трудовая книжка хранится в базе Социального фонда. Бумажная версия (если она выбрана) остается на руках у работника или хранится у работодателя в зависимости от внутренних правил, но сведения дублируются в цифровом реестре.
Что будет, если не написать заявление?
Если сотрудник, имеющий право на бумажную трудовую (работавший до 2020 года), при приеме на работу не подаст заявление о ее сохранении, работодатель, скорее всего, зарегистрирует его как пользователя ЭТК по умолчанию; В этом случае записи в бумажный бланк вноситься не будут, что может привести к расхождениям в документах.
Для исправления неточностей или получения сведений из электронной трудовой (форма СТД-Р) также потребуется письменное обращение к работодателю.
Заявление о ведении трудовой книжки — это не просто формальность, а важный юридический инструмент, защищающий права работника и работодателя. В 2026 году, когда электронная трудовая стала основным документом, особенно важно четко зафиксировать выбор тех, кто по каким-либо причинам продолжает использовать бумажный носитель. Не забудьте подать этот документ в отдел кадров в первый же день работы, чтобы ваш трудовой стаж был учтен корректно.