С 1 января 2026 г․ в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Теперь работник может выбрать один из двух вариантов ведения трудовой книжки: бумажная или электронная (в системе 1С)․ Для того чтобы официально заявить о своём выборе, необходимо подать заявление работодателю․ В этой статье мы разберём, как правильно составить заявление о способе ведения трудовой книжки в 1С, какие документы нужны, как подать заявление и какие нюансы стоит учесть․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК) и почему её используют?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в системе 1С: Трудовой учёт․ Она позволяет:
- сократить время и издержки на хранение и передачу документов;
- обеспечить более быстрый доступ к данным о стаже и квалификации;
- снизить риск потери или повреждения бумажных записей;
- обеспечить более прозрачный контроль за начислениями и выплатами․
Согласно Федеральному закону «Об обязательном использовании электронных трудовых книжек» (ФЗ-120), работодатель обязан вести трудовой стаж сотрудника в системе 1С, если сотрудник не отказался от бумажной версии․
Когда и как можно подать заявление?
Согласно законодательству, заявление о способе ведения трудовой книжки можно подать в любой момент после начала трудового договора․ Важно помнить:
- Если вы хотите перейти на электронную трудовую книжку, необходимо заявить об этом работодателю до начала работы или в течение 30 дней с момента начала работы․
- Если вы предпочитаете бумажную трудовую книжку, то заявление о отказе от электронного варианта должно быть подано в течение 30 дней после начала работы․
- В случае, если работник не подал заявление, работодатель автоматически ведёт стаж в системе 1С․
Формат и содержание заявления
Заявление может быть составлено в свободной форме, но рекомендуется использовать официальный бланк, если он предоставлен работодателем․ В любом случае, в заявлении должны быть указаны следующие сведения:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Место работы (название организации, адрес);
- Дата начала работы;
- Выбранный способ ведения трудовой книжки (бумажная/электронная);
- Подпись работника и дата․
Ниже приведён образец заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в 1С․
Образец заявления
[Наименование организации] [Адрес организации] [Телефон, e‑mail] Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки Я, [ФИО работника], дата рождения [дата рождения], работаю в [название организации] с [дата начала работы]․ В соответствии с Федеральным законом «Об обязательном использовании электронных трудовых книжек» прошу выбрать способ ведения моей трудовой книжки в системе 1С (электронная трудовая книжка)․ Подтверждаю, что ознакомлен(а) с условиями и последствиями выбора данного способа․ [Подпись] _______________________ [Дата] _______________________
Если работник предпочитает бумажную трудовую книжку, в заявлении нужно указать:
[Наименование организации] [Адрес организации] [Телефон, e‑mail] Заявление о выборе бумажной трудовой книжки Я, [ФИО работника], дата рождения [дата рождения], работаю в [название организации] с [дата начала работы]․ В соответствии с Федеральным законом «Об обязательном использовании электронных трудовых книжек» прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде и отказать от электронного варианта․ Подтверждаю, что ознакомлен(а) с условиями и последствиями выбора данного способа․ [Подпись] _______________________ [Дата] _______________________
Как подать заявление работодателю?
Существует несколько способов подачи заявления:
- Письменно в бумажном виде – заявление подписывается и передаётся в отдел кадров или руководителю․
- Электронно через 1С – в системе 1С: Трудовой учёт можно создать документ «Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки» и отправить его на утверждение․
- Электронно по e‑mail – заявление можно отправить в формате PDF с подписью в электронном виде․
В любом случае, заявление должно быть подтверждённым документом, который будет храниться в системе кадрового учёта․
Что происходит после подачи заявления?
После того как работодатель получил заявление, он обязан:
- Обновить данные в системе 1С, если работник выбрал электронный вариант;
- Выдать бумажную трудовую книжку, если работник отказался от электронного варианта;
- Уведомить работника о принятом решении (обычно это делается в письме или в системе 1С)․
Если работник не подал заявление, то по умолчанию его стаж ведётся в системе 1С․
Как проверить, что заявление принято?
Для контроля можно воспользоваться следующими способами:
- Проверить в системе 1С, что в поле «Способ ведения трудовой книжки» указан выбранный вариант․
- Получить копию подписанного заявления от работодателя․
- Проверить, что в бумажной трудовой книжке (если выбрана бумажная) есть отметка о её наличии․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли изменить выбор позже? – Да, работник может подать новое заявление о смене способа ведения трудовой книжки в любой момент․
- Что делать, если работодатель не принял заявление? – В таком случае работник может обратиться в отдел кадров с просьбой уточнить статус заявления․ Если проблема не решена, можно обратиться в инспекцию труда․
- Можно ли вести обе версии одновременно? – Да, в течение переходного периода допускается одновременное ведение бумажной и электронной трудовой книжки, но после 1 января 2026 г․ работодатель обязан вести только выбранный вариант․
- Нужны ли дополнительные документы? – В большинстве случаев достаточно только заявления․ Однако при необходимости могут потребоваться копии паспорта, справка о занятости и др․
Переход на электронную трудовую книжку в системе 1С – важный шаг в цифровизации кадрового учёта․ Правильное оформление заявления о способе ведения трудовой книжки поможет избежать недоразумений и обеспечит корректное ведение стажа․ Следуйте приведённым рекомендациям, и ваш выбор будет учтен работодателем без лишних задержек․
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в службу поддержки 1С․