Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2020 года в Российской Федерации действует Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек. С этого момента работодатели обязаны формировать и передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде в Социальный фонд РФ (СФР). Однако переход на ЭТК не является обязательным для всех работников – каждый имеет право выбрать способ ведения своей трудовой книжки: бумажный или электронный. Для реализации этого права необходимо оформить и зарегистрировать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

Нормативная база

Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (с поправками, введшими ЭТК).
Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – порядок ведения и хранения сведений о трудовой деятельности.
Постановление Правительства РФ от  № 1476 «О порядке предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Методические рекомендации Минтруда и Соцзащиты РФ (2020‑2026 гг.) по оформлению заявлений.

Кто должен подавать заявление?

Заявление подают:

Работники, принятые на работу до 31 декабря 2020 года, которые ранее вели бумажную трудовую книжку и желают перейти на электронный формат.
Новопринятые сотрудники (с 1 января 2021 года) – для них бумажная книжка не требуется, но они могут подать заявление о сохранении бумажного варианта по личным причинам.
Работники, желающие отменить ранее поданное заявление и вернуться к бумажной трудовой книжке (возможно только в течение первого года после подачи первоначального заявления, согласно разъяснениям Минтруда).

Сроки подачи заявления

Первоначальный переход – до 31 декабря 2020 года включительно (для тех, кто работал до этой даты). После этой даты заявление можно подать в любой момент, но работодатель обязан обеспечить ведение сведений в электронном виде с даты подачи.
Отмена заявления – в течение 12 месяцев с даты его регистрации (по разъяснениям КонсультантПлюс и Минтруда). После истечения этого срока возврат к бумажной книжке возможен только при увольнении и последующем трудоустройстве.
Уведомление работников – работодатель обязан известить каждого сотрудника о праве выбора не позднее 30 июня 2020 года (для тех, кто был принят до 2020 года). Для новых сотрудников уведомление проводится при приеме на работу.

Форма и содержание заявления

Заявление может быть оформлено в произвольной письменной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

ФИО сотрудника полностью.
Дата рождения.
ИНН и СНИЛС (для идентификации в СФР).
Наименование организации и её ИНН/КПП.
Дата подачи заявления.
Явное указание выбора: «Вести трудовую книжку в электронном виде» либо «Сохранить бумажную трудовую книжку».
Подпись сотрудника и расшифровка подписи.
При подаче через электронные сервисы – электронная подпись (УКЭП) или подтверждение через Госуслуги.

Пример шаблона (можно использовать в 1С:ЗУП):

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки


Я, _______________________ (ФИО), родившийся(ая) «__» __________ 20__ г.,
ИНН ______________, СНИЛС ______________, работающий(ая) в организации
«____________________» (ИНН __________, КПП __________),
заявляю, что выбираю способ ведения своей трудовой книжки:
[ ] в электронном виде;
[ ] сохранение бумажной трудовой книжки.

Дата «__» __________ 20__ г. Подпись ______________

Порядок регистрации заявления

Подготовка документа

Сотрудник заполняет заявление в бумажном виде или формирует его в электронном виде через:

Программу 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) – документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Сервис «Госуслуги» – раздел «Трудовая деятельность» → «Подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки».
Личный кабинет работника в СФР (если доступен).

Передача заявления работодателю

Бумажный вариант – передаётся непосредственно в отдел кадров или руководителю.
Электронный вариант – отправляется через защищённый канал (ЭДО, 1С:ЭДО, СБИС) или загружается в личный кабинет работника на портале работодателя.

Регистрация в кадровой службе

Отдел кадров обязан:

Проверить completeness и корректность данных.
Занести запись в журнал регистрации заявлений (можно вести в электронном виде в 1С:ЗУП).
Оформить приказ о переходе на электронную трудовую книжку (если выбрано электронное ведение).
Передать сведения о сотруднике в СФР в электронном виде не позднее пяти рабочих дней с даты регистрации заявления.
При сохранении бумажной книжки – выдать сотруднику её оригинал под расписку не позднее трёх рабочих дней.

Хранение и доступ к заявлению

Оригинал заявления хранится в личном деле сотрудника сроком 50 лет (как документы, касающиеся трудовой деятельности).
Электронная копия сохраняется в информационной базе организации (например, в модуле «Кадры» 1С:ЗУП) и в личном кабинете сотрудника на портале работодателя.
При необходимости сотрудник может запросить выписку из заявления через Госуслуги или СФР.

Особенности работы с заявлением в 1С:ЗУП 8

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред.3 предусмотрен специальный документ:

Наименование документа: «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Основные реквизиты: сотрудник, дата, вид заявления (электронное/бумажное), комментарий.
Печатная форма: автоматически формирует бланк заявления, готовый к печати и подписи.
Отправка в СФР: после проведения документа формируется электронное сообщение в формате XML, которое передаётся в СФР через канал ЭДО.
Отмена заявления: можно создать документ «Отмена заявления о выборе способа ведения трудовой книжки» с указанием причины и даты.

Получение выписки из электронной трудовой книжки

Сотрудник, выбравший электронный формат, может получить выписку о своей трудовой деятельности следующими способами:

Через портал «Госуслуги» – раздел «Социальное обеспечение» → «Электронная трудовая книжка» → «Заказать выписку».
Через личный кабинет на сайте СФР (требуется подтверждение личности через УКЭП или ЕСИА).
Через работодателя – запрос в отдел кадров, который формирует выписку из внутренней базы и выдаёт её сотруднику (в бумажном или электронном виде).
Через МФЦ – при наличии электронной подписи можно подать заявление на выписку и получить её в течение трёх рабочих дней.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление после 31 декабря 2020 года?

Да. Закон не ограничивает срок подачи заявления для тех, кто ещё не сделал выбор. Однако после подачи работодатель обязан сразу начать вести сведения в электронном виде.

Что делать, если я передумал и хочу вернуть бумажную книжку?

В течение первого года с даты регистрации первоначального заявления можно подать заявление об отмене. После истечения этого срока возврат возможен только при увольнении и последующем трудоустройстве (новая трудовая книжка будет заведена заново).

Нужно ли нотариально заверять заявление?

Нет. Заявление оформляется в простой письменной форме; при электронной подаче достаточно электронной подписи или подтверждения через Госуслуги.

Как быть с совместителями?

Каждый трудовой договор рассматривается отдельно. Сотрудник может выбрать разные способы ведения трудовой книжки для разных работодателей.

Какие последствия непредоставления заявления?

Если сотрудник не подаёт заявление, работодатель по умолчанию ведёт трудовую книжку в бумажном виде (для тех, кто был принят до 2020 года). Для новых сотрудников (с 2021 года) бумажная книжка не ведётся, а сведения передаются в СФР в электронном виде независимо от выбора.

Регистрация заявления о переходе на электронную трудовую книжку – важный шаг в адаптации кадрового учёта к современным цифровым реалиям. Правильное оформление и своевременная подача документа позволяют:

Избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов;
Обеспечить прозрачность и доступность сведений о трудовой деятельности для сотрудника;
Сократить время на выдачу справок и выписок благодаря электронному взаимодействию с СФР и Госуслугами;
Соблюсти требования трудового законодательства и защитить права работников.

Следуя представленной инструкции, работодатели и сотрудники смогут без труда организовать процесс выбора и регистрации способа ведения трудовой книжки, будь то бумажный или электронный формат.