Актуальность: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Бумажные формы сохраняются только для тех работников, которые до 25 декабря 2025 года официально подали заявление о выборе способа ведения.

Почему появляется необходимость в заявлении?

В соответствии с Приказом Минтруда России от  № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» с 2026 года допускается:

• Ведение бумажной трудовой книжки;
• Ведение электронной трудовой книжки (ЭТК).

Для перехода на электронный формат работодатель обязан получить заявление сотрудника о выборе способа ведения. Без такой записи в системе останется только бумажный вариант.

1.1 Ключевые даты

1. 25 декабря 2025 г. – последний срок подачи заявления о выборе бумажной формы;
2. 01 января 2026 г. – официальный переход на электронные трудовые книжки для большинства организаций;
3. С 01 января 2026 г. – обязательное использование новых бланков, утвержденных Приказом Минфина от  № 55н.

Как правильно оформить заявление?

Заявление о способе ведения трудовых книжек – это официальный документ, который должен содержать:

• ФИО сотрудника;
• Должность;
• Сведения о выбранном виде ведения (бумажный или электронный);
• Подпись сотрудника и дату подачи;
• При необходимости – указание причины выбора конкретного способа.

Пример оформления (можно скопировать в текстовое поле):

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки

Я, _______________________ (ФИО), паспорт: ___________, ИНН: ___________, 
настоящим заявляю, что выбираю способ ведения трудовой книжки 
_____________________ (бумажный / электронный).

Подпись: ______________________

2.1 Где подавать заявление?

Заявление подается в отдел кадров или в HR‑отдел организации. При переходе на электронный формат рекомендуется отправить документ в электронном виде через корпоративную систему (например, в личный кабинет на портале «Электронный кадровый портал»).

Что изменилось в форме трудовых книжек с 2026 года?

Согласно информации, опубликованной в СМИ и на официальных ресурсах, в 2026 году:

• Увеличено количество страниц вкладышей: вместо 9 и 8 страниц – 12 и 5 соответственно;
• В ьный лист добавлены новые реквизиты: код ОКПО, ИНН организации, номер и дата регистрации;
• Упрощены правила подписи руководителя: теперь подпись может быть поставлена в электронном виде, если используется ЭТК;
• Введены новые поля для отражения сведений о переходе на электронный формат (номер ЭТК, дата входа в систему).

3.1 Как оформить вкладыши?

При заполнении вкладышей необходимо учитывать:

1. Указать полное наименование организации и её юридический адрес;
2. Внести данные о работнике: дата и место рождения, пол, образование, стаж;
3. Заполнить таблицу сведения о трудовых отношениях: дата начала работы, должность, место работы, основной трудовый договор;
4. Для электронных книжек – добавить номер и дату выдачи ЭТК.

Частые ошибки при переходе на электронный формат

По данным консультантов «Плюс», часто допускаются следующие ошибки:

• Отсутствие подписи руководителя в электронной форме (подпись должна быть цифровой или скан‑подписью);
• Неправильное указание кода профессии в классификаторе;
• Неучёт даты подачи заявления – если заявление подано после 25 декабря 2025 г., сотрудник автоматически переходит на ЭТК;
• Отсутствие привязки ЭТК к личному кабинету сотрудника в системе кадрового учёта.

4.1 Как избежать ошибок?

Рекомендации:

1. Проверьте, что в заявлении указаны все обязательные реквизиты;
2. Убедитесь, что подпись руководителя выполнена в требуемом формате;
3. Сохраните копию заявления и подтверждение подачи (скриншот, электронное письмо);
4. При заполнении ЭТК в личном кабинете проверьте соответствие введённых данных официальным документам (трудовой договор, паспорт).

Что делать, если заявление не приняли?

Если по какой‑то причине ваше заявление не было принято или потеряно, действуйте следующим образом:

• Обратитесь в отдел кадров с запросом о статусе заявления;
• Подайте повторное заявление, приложив копию подтверждения первой подачи (например, электронное письмо с подтверждением получения);
• В случае длительного ожидания – направьте запрос в schriftlich в отдел по делам персонала или в профсоюз;
• Если ситуация не решается, можно обратиться в Трудовую инспекцию с официальным письмом‑запросом.

Переход на электронные трудовые книжки – это не просто цифровая Innovation, а обязательный процесс, требующий от работников и работодателей соблюдения строгих сроков и формальностей. Главное:

1. Подавайте заявление о выборе способа ведения до 25 декабря 2025 г.;
2. Обращайте внимание на новые требования к форме и заполнению вкладышей;
3. Сохраняйте подтверждения подачи и подписи;
4. Консультируйтесь с HR‑отделом или юридическим подразделением при возникновении вопросов.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете без проблем адаптироваться к новым требованиям 2026 года и избежать возможных проблем с документооборотом.

Статья подготовлена на основе актуальной информации на 22 мая 2026 года.