В процессе работы сотрудника в организации часто возникает необходимость оформить трудовую книжку в бумажном виде. Для этого работник должен подать официальное заявление, в котором просит выдать ему соответствующий бланк. Ниже представлено подробное описание формы заявления, её состав, требования к заполнению и особенности оформления.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируется:
- место и период работы сотрудника;
- должность и условия занятости;
- сведения о трудовом стаже;
- другие сведения, предусмотренные Трудов Labor Code.
Наличие такой книжки обязательна для большинства категорий работников, однако с 2023 года многие организации переходят на электронные формы. Тем не менее, бумажные экземпляры всё ещё используются, и в этом случае требуется оформить заявление на выдачу.
Общие требования к заявлению
Заявление должно быть написано в строгом деловом стиле, содержать полные сведения о заявителе и организации. Ниже перечислены обязательные элементы:
- Шапка документа – название организации, её адрес, телефон, электронная почта.
- Номер и дата заявления – обычно ставятся в правом верхнем углу.
- Кому адресовано – «Заявление направляется в отдел кадров / отдел кадров и социального обеспечения».
- Текст заявления – краткое изложение причины обращения (например, «прошу выдать мне форму трудовой книжки в бумажном виде»).
- Подпись работника – в конце документа.
- Список приложений (если есть) – копия трудового договора, паспорт и др.
Пример шаблона заявления
Ниже представлен типовый образец заявления, который можно адаптировать под конкретные условия организации.
Заявление о выдаче формы трудовой книжки в бумажном виде От _______________________ (ФИО работника),
должность _______________________, отдела _______________________, в подразделение _______________________, Прошу выдать мне форму трудовой книжки в бумажном виде для дальнейшего заполнения и ведения. Причины обращения: ____________________________________________. Приложения: Копия трудового договора; Копия паспорта. Дата _______________ Подпись ______________________
Как правильно оформить заявление
Для того чтобы заявление было принято без замечаний, следует соблюдать несколько простых правил:
- Шрифт и размер – используйте Times New Roman, 12 пт, межстрочный интервал 1,5.
- Отступы – левый отступ 2 см, правый – 1,5 см, верхний и нижний – 2 см.
- Структура – соблюдайте порядок пунктов, перечисленных в таблице выше.
- Подпись – подпись должна быть прочной, без стирания.
- Копии приложений – делайте копии в масштабе 1:1, подпишите их;
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли подать заявление электронным способом?
Ответ: Да, многие организации принимают заявления в электронном виде через корпоративную почту или в личном кабинете сотрудника. Однако в таком случае необходимо приложить скан подписи.
Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается выдавать бумажную форму?
Ответ: Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан обеспечить сотрудника формой трудовой книжки, если она требуется для ведения трудовых отношений. При отказе можно написать официальное обращение в отдел по труду или в профсоюз.
Вопрос: Сколько времени занимает оформление заявления?
Ответ: Обычно процесс занимает от одного до трёх рабочих дней, в зависимости от загруженности кадрового отдела.
Заявление о выдаче формы трудовой книжки – простой, но важный документ, который позволяет сотрудникам официально получить бумажный экземпляр своей трудовой карты. Правильное оформление заявления ускорит процесс выдачи и избавит от лишних задержек. При соблюдении всех требований и рекомендаций заявление будет принято без проблем, а сотруднику обеспечит необходимые документы для дальнейшей работы.
Автор: кадровый отдел компании «Пример»