Заявление о выдаче (или возврате) трудовой книжки – документ, который работник направляет в организацию для получения своей трудовой книжки, когда она находится в архиве предприятия. Часто такое заявление отправляют по почте: работник уже уволился, переехал в другой регион или находится за границей, а работодателю необходимо официально оформить выдачу книжки.

Содержание статьи

1. Правовая основа
2. Когда и зачем отправлять заявление по почте
3. Структура заявления
4. Образец заявления
5. Необходимые приложения
6. Как правильно отправить заявление по почте
7. Типичные ошибки
8. Вопросы и ответы

Правовая основа

Трудовая книжка регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66‑71) и Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц» (в части архивного хранения документов). В частности:

• Ст. 66 ТК РФ – обязанность работодателя вести трудовую книжку.
• Ст. 71 ТК РФ – порядок выдачи трудовой книжки при увольнении.
• Постановление Правительства РФ от № 2215 «Об утверждении Положения об архивном хранении трудовых книжек» – допускает выдачу книжки по запросу работника, в т.ч. почтовой корреспонденцией.

Закон не предписывает конкретный шаблон заявления, поэтому его можно написать от руки или на компьютере в произвольной форме. Главное – соблюсти обязательные реквизиты (см. ниже).

Когда и зачем отправлять заявление по почте

Отправка заявления по почте актуальна в следующих ситуациях:

• Работник переехал в другой регион и не может лично посетить бывшего работодателя;
• Работник находится за границей (например, в командировке) и срочно нуждается в трудовой книжке для оформления визы.
• Бывший работодатель закрыт или находится в режиме удалённой работы, а почтовая связь остаётся единственным каналом.
• Необходимо сохранить документальный след (отправка заказным письмом с уведомлением о вручении).

Структура заявления

Заявление должно быть оформлено на обычном листе формата А4 (письменный лист). Ниже перечислены обязательные элементы:

Все пункты рекомендуется оформить в виде нумерованного списка или абзацев, чтобы документ был легко читаем.

Образец заявления

ООО «Пример»
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10

«21» мая 2026 г. 
г. Москва

К Руководителю ООО «Пример»
Иванову Ивану Ивановичу
Директору

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче трудовой книжки

Я, Петров Алексей Сергеевич,
трудовой договор № 0123 от г.,
таб. № 45678,
вышел(а) в отпуск по собственному желанию г.,
прошу выдать мне мою трудовую книжку (№ 123456789) по почте.

К выдаче прилагаю:
Копию паспорта (страница с фотографией и регистрацией);
Копию ИНН;
Согласие на обработку персональных данных (по форме ООО «Пример»);
Оплату за пересылку (почтовый перевод № 001122 от г.).
Адрес для получения:
123456, г. Санкт‑Петербург, ул. Невская, д. 5, кв. 12
Тел.: +7 (911) -23‑45‑67
E‑mail: alexey.petrov@email.ru

Подпись ______________________
(Петров А.С.)

Если заявление отправляется через представителя, необходимо добавить доверенность (оригинал или нотариально заверенную копию).

Необходимые приложения

• Копия паспорта – удостоверяет личность.
• Копия ИНН (необязательно, но часто требуется для сверки в базе данных).
• Согласие на обработку персональных данных – согласно ФЗ № 152‑ФЗ.
• Доверенность (если заявление подписывает представитель).
• Квитанция об оплате пересылки (если работодатель требует предоплату).

Все приложения следует приложить к заявлению в виде копий (оригиналы обычно не отправляются).

Как правильно отправить заявление по почте

1. Выбор типа отправления. Для гарантии получения используйте заказное письмо с уведомлением о вручении (РПО) или рекомендованное отправление. При международных отправлениях – EMS или мировая почтовая экспресс‑доставка.
2. Подготовка конверта. На лицевой стороне укажите:
   • Получателя – полное название организации, ФИО руководителя.
   • Адрес получателя (почтовый индекс, город, улица, дом, офис).

   На обратной стороне – ваш адрес и контактные данные.

3. Оплата пересылки. При отправке заказным письмом стоимость рассчитывается по весу (обычно до 100 грамм – 45 руб.). При международных отправлениях стоимость выше – уточняйте в отделении.
4. Отправка. Сдайте письмо в отделение Почты России или в курьерскую службу. Сохраните копию квитанции и трек‑номер;
5. Отслеживание. Через сайт Почты России или сервис курьера следите за статусом доставки. После вручения получите подтверждение (подписанный акт получения).

Если в течение 10‑15 рабочих дней от вас не поступит ответа, рекомендуется связаться с работодателем по телефону или электронной почте, указав номер трек‑информации.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие реквизитов организации. Укажите полное название, ИНН и юридический адрес – без этого заявление может быть возвращено.
• Неправильный адрес получателя. Проверьте, что письмо будет доставлено в отдел кадров, а не в бухгалтерию.
• Отсутствие подписи. Подпись обязательна; без неё заявление считается недействительным.
• Не приложены копии документов. Паспорта, ИНН и доверенность – обязательные приложения.
• Отправка обычным письмом. При необходимости подтверждения получения используйте заказное/рекомендованное письмо.
• Не указана контактная информация. Укажите телефон и e‑mail, чтобы работодатель мог быстро связаться с вами.

Вопросы и ответы

Можно ли отправить заявление по электронной почте?

Трудовое законодательство не запрещает электронную форму, однако большинство работодателей требуют оригинал подписи. Поэтому рекомендуется отправить оригинал по почте, а копию – по e‑mail в качестве уведомления.

Сколько времени занимает выдача книжки после получения заявления?

Согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления. При отправке по почте учитывайте время доставки.

Что делать, если работодатель отказывается выслать книжку?

Сначала уточните причину отказа (например, отсутствие книжки в архиве). При отсутствии реакции – подайте жалобу в Госуслуги или в инспекцию по труду.

Можно ли оформить доверенность на получение книжки?

Да. Доверенность должна быть нотариально заверена, в ней указываются полномочия получателя (получить и подписать акт получения трудовой книжки).

Нужна ли оплата за пересылку со стороны работодателя?

Трудовое законодательство не обязывает работодателя покрывать расходы на пересылку. Если в коллективном договоре или локальном нормативном акте указано иное, действуйте согласно этим документам.

Заявление о выдаче трудовой книжки по почте – простой, но важный документ, который позволяет получить один из ключевых трудовых документов, находясь далеко от места работы. Соблюдая правовые нормы, правильно оформляя заявление и отправляя его заказным письмом, вы гарантируете себе быстрый и документально подтверждённый результат.

Помните: точность реквизитов, наличие подписи и приложений, а также использование заказного отправления – залог успешного получения вашей трудовой книжки.