Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. По закону, каждый сотрудник имеет право на получение копии этого документа. Заявление о выдаче копии — это официальный запрос к работодателю, который нужно составлять грамотно, чтобы избежать задержек и вопросов.
Правовая основа: почему работодатель обязан выдать копию?
Обязанность работодателя предусмотрена Трудовым кодексом РФ:
- Статья 62 ТК РФ: При увольнении работодатель обязан выдавать работнику его трудовую книжку, а также по письменному заявлению работника, выдавать копии документов, связанных с работой.
- Статья 67 ТК РФ: Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности. Работник имеет право на получение копий записей из нее.
Важно: Копия должна быть заверена в установленном порядке (с подписью ответственного лица, печатью организации) и иметь отметку «Копия верна». Срок предоставления — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Когда подается заявление?
Заявление можно подать в двух основных ситуациях:
- При увольнении, чтобы получить копию трудовой книжки вместе с оригиналом или вместо него (если оригинал остается у работодателя, например, при переходе на электронную трудовую книжку).
- В период работы, если сотруднику нужна копия для каких-либо целей (например, для оформления кредита, участия в программах), но при этом оригинал остается у работодателя.
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки
Ниже приведен универсальный и корректный шаблон заявления. Его можно адаптировать под свою ситуацию.
Шаблон (пример заполнения)
В [Название организации] [Должность руководителя, ФИО руководителя] от [Ваша должность] [Ваше ФИО полностью] [Ваш адрес, телефон, email (по желанию)] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне копию моей трудовой книжки (серия [серия] № [номер], выдана [дата выдачи] [название организации-выдавшей]) со всеми внесенными в нее записями на текущую дату. Копия нужна для [указать цель: например, «предоставления в банк для оформления ипотечного кредита» / «личного пользования»]. В случае необходимости готов предоставить оригинал трудовой книжки для сверки. Подпись: _____________ / [Фамилия И.О.] /
Пояснения к пунктам заявления:
- «В [Название организации]» — указывается полное наименование юридического лица (например, «В Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»).
- Данные о руководителе — если знаете, можно указать. Если нет — можно опустить.
- Ваши данные — должность и ФИО, как в приказе о приеме на работу. Контактные данные нужны для связи.
- Серия и номер трудовой книжки — указывайте точно, как в документе. Если номер не помните, можно написать «Трудовой книжки, выданной [название организации] [дата]».
- Цель запроса — указывать не обязательно, но это помогает кадровику понять срочность и правильно оформить документ.
- Готовность предоставить оригинал — важная фраза. Она показывает вашу добросовестность и упрощает процесс сверки записей.
Как и куда подавать заявление?
Заявление подается в отдел кадров (HR-отдел) или непосредственно руководителю. Рекомендуется:
- Распечатать заявление в двух экземплярах.
- На своем экземпляре (который остается у вас) попросить сотрудника отдела кадров поставить отметку о приеме (дата, подпись, входящий номер).
- Если подаете по электронной почте — приложите отсканированное заявление в формате PDF. Но лучше подать на бумаге лично или через внутреннюю почту организации.
Что получит сотрудник взамен?
Работодатель обязан выдать заверенную копию. Копия должна содержать:
- Все записи из оригинальной трудовой книжки на момент запроса.
- Отметку «Копия верна».
- Подпись ответственного лица (обычно специалиста по кадрам или начальника отдела кадров).
- Печать организации (если она используется для заверения копий).
- Дату выдачи копии.
Важно: На копии не ставят отметку «Выдана взамен утерянной» (это для дубликата). Это именно копия существующего документа.
Частые вопросы и нюансы
Можно ли получить копию, если у меня электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Да. В этом случае заявление подается так же. Копия будет представлять собой распечатанный и заверенный выпиской из СЗВ-ТД (сведений о трудовой деятельности) с электронной подписью. Форма заявления может быть аналогичной.
А что, если работодатель отказывает?
Отказ незаконен. Вы можете:
- Написать повторное заявление с пометкой о первом.
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Прокуратуру.
- Подать иск в суд о восстановлении нарушенного права (ст. 392 ТК РФ).
Нужно ли платить за копию?
Нет. Выдача копий документов, связанных с работой, является бесплатной обязанностью работодателя. Любые требования оплаты — нарушение закона.
Можно ли получить копию, если я уже уволен?
Да, в течение всего срока хранения трудовой книжки (75 лет). Обращайтесь в отдел кадров той организации, где вы работали. Если организация реорганизована или ликвидирована, ищите правопреемника или архивное учреждение.
Краткий итог: 5 шагов для получения копии
- Подготовьте заявление по образцу выше, указав точные данные своей трудовой книжки.
- Подайте его в отдел кадров лично или через внутреннюю почту, получите отметку о принятии.
- Дождитесь 3 рабочих дней (максимальный срок по закону).
- Получите заверенную копию и проверьте, все ли записи внесены верно.
- При отказе — пишите жалобы в ГИТ или суд.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер и не является юридической консультацией. В сложных случаях обращайтесь к специалисту по трудовому праву.