Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В современных условиях трудовые отношения часто требуют подтверждения стажа, квалификации или места работы. Для этого работник может потребовать копию трудовой книжки (или её заверенный дубликат). Ниже подробно описано, как правильно оформить заявление о выдаче копий трудовой книжки, какие документы понадобятся, какие сроки установлены законом и какие нюансы следует учитывать работодателю и сотруднику.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 62 (право работника на получение копии трудовой книжки и других документов, связанных с работой).
Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – регулирует ведение и хранение трудовых книжек;
Постановление Правительства РФ от  № 1845 – уточняет порядок выдачи дубликатов и копий трудовых книжек в электронном и бумажном виде.
Приказ Минтруда России от  № 456н – утверждает образцы заявлений и формы учёта выдачи трудовых документов.

Согласно указанным нормам, работодатель обязан выдать копию трудовой книжки по письменному заявлению работника в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления (если иное не установлено коллективным договором или внутренними локальными актами).

Когда требуется заявление о выдаче копии трудовой книжки?

Заявление подаётся в следующих ситуациях:

Потребность в подтверждении стажа при приёме на новую работу.
Оформление пенсии, пособий по безработице, социальных выплат.
Получение кредита, ипотеки или другого банковского продукта.
Участие в судебных разбирательствах (например, споры о выплате заработной платы).
Личное хранение документа (архив, genealogical research и т.д.).

Как правильно составить заявление?

Законодательство не устанавливает жёсткого образца заявления, однако для обеспечения юридической значимости рекомендуется включать следующие реквизиты:

Шапка документа – наименование организации (полное, как в ЕГРЮЛ), её адрес, ИНН/КПП.
Дата и место составления – например, «г. Москва, 23 мая 2026 г.».
ФИО заявителя – полностью, как в трудовой книжке.
Должность и структурное подразделение – где работает сотрудник на момент подачи заявления.
Наименование документа – «Заявление о выдаче копии трудовой книжки».
Текст просьбы – чётко указать, что просит выдать копию (или заверенный дубликат) трудовой книжки, указать цель использования (например, «для подачи документов в Пенсионный фонд»).
Перечень прилагаемых документов (при необходимости) – паспорт, СНИЛС, заявление о предоставлении справки о стаже и т.п.
Подпись заявителя и расшифровка.
Примечание о согласии на обработку персональных данных (по желанию, но рекомендуется в связи с ФЗ‑152).

Заявление может быть оформлено в произвольной форме, но лучше использовать печатный бланк организации или шаблон Word/PDF, чтобы избежать неточностей.

ООО «Пример‑Сервис»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
ул. Примерная, д. 10, офис 5, г. Москва, 123456

г. Москва, 23 мая 2026 г.

Заявление
о выдаче копии трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 45 № 123456, выдан ОВД г. Москвы , residing at ул. Ленина, д. 5, кв. 12, г. Москва, работаю в должности инженера‑конструктора в отделе проектирования ООО «Пример‑Сервис» с по настоящее время.

Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (или дубликат трудовой книжки) для подачи документов в Пенсионный фонд Российской Федерации в целях подтверждения страхового стажа.

Прилагаю копию пастрана и СНИЛС.

Подпись _______________ /Иванов И.И./

При необходимости можно заменить абзацы на <p> теги, а выделения сделать через <b>.

Порядок подачи и обработки заявления

Подача заявления

Заявление подаётся лично в отдел кадров или через внутренний электронный документооборот (если таковой имеется).
При личной подаче сотрудник получает на руки копию заявления с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись ответственного лица).
При электронной подаче – в системе фиксируется timestamp получения документа.

Сроки исполнения

Согласно ст. 62 ТК РФ и внутренним локальным актам, копия трудовой книжки выдаётся:

В течение трёх рабочих дней с даты регистрации заявления.
В случае необходимости запроса дополнительных сведений (например, архивных выписок) срок может быть продлён до десяти рабочих дней с уведомлением сотрудника о причинах задержки.

Выдача документа

Копия трудовой книжки заверяется подписью уполномоченного лица (руководитель отдела кадров или его заместитель) и печатью организации.
При выдаче дубликата (в случае утраты оригинала) оформляется акт о утрате и производится запись в журнал учёта трудовых книжек.
Сотрудник расписывается в получении документа в журнале выдачи или в электронной системе.

Хранение и учёт заявлений

Все заявления о выдаче копий трудовой книжки подлежат хранению в личном деле сотрудника:

Срок хранения – 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к трудовым книжкам).
Заявления хранятся вместе с копией выданного документа и актом о выдаче (если имеется).
При переходе на электронный документооборот – сканированные копии размещаются в системе управления персоналом с ограничением доступа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление в электронном виде без подписи?: Да, если в организации принято использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) или подтверждения через внутренний корпоративный портал с двухфакторной аутентификацией. В противном случае требуется собственноручная подпись.
Нужно ли нотариально заверять копию трудовой книжки?: Нет. Заверение производится уполномоченным лицом организации (подпись + печать). Нотариальное заверение требуется только в случае подачи документа в зарубежные учреждения, где это предусмотрено их внутренними правилами.
Что делать, если работодатель отказывает в выдаче копии?: Сначала следует направить письменную претензию руководителю организации с ссылкой на ст. 62 ТК РФ. При отсутствии реакции – обратиться в трудовую инспекцию или в суд.
Можно ли получить сразу несколько копий?: Да, заявление может содержать просьбу о выдаче нескольких экземпляров (например, для разных учреждений). Каждая копия заверяется отдельно.
Нужно ли указывать цель использования копии?: Указание цели не является обязательным по закону, но рекомендуется, чтобы кадровая служба могла оценить необходимость срочности и подготовить соответствующий пакет документов.

Заявление о выдаче копий трудовой книжки – простой, но важный документ, который защищает права работника на получение подтверждения своего трудового стажа. Соблюдение установленной формы, сроков и порядка оформления обеспечивает бесперебойное взаимодействие между сотрудником и отделом кадров, а также минимизирует риски споров и штрафных санкций для работодателя.

Помните: ключевые моменты – письменное заявление, чёткое указание просьбы, соблюдение трёхдневного срока выдачи и правильное хранение всех связанных документов.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к своему HR‑специалисту или юристу компании. Удачной работы!