Оформление пенсии, ответственный процесс, требующий предоставления ряда документов. Одним из ключевых документов является трудовая книжка (ТК), подтверждающая стаж и трудовую деятельность гражданина. В ситуации, когда оригинал трудовой книжки находится у работодателя (например, у последнего места работы), для подачи в Пенсионный фонд России (ПФР) необходимо её временно получить на руки. Для этого подаётся специальное заявление.

Правовое основание для выдачи

Право работника на получение своей трудовой книжки при увольнении закреплено в Трудовом кодексе РФ. Однако ситуация, когда документ нужен временно и без увольнения, регулируется иначе. Основным основанием является:

• Статья 66.1 ТК РФ — «Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности». Согласно ей, по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку (или её заверенную копию) для предъявления в государственные и муниципальные органы, в т.ч. для назначения пенсии.

Важный нюанс: Закон не запрещает выдачу оригинала на руки, если это необходимо для обязательного социального страхования/обеспечения, каковым и является назначение пенсии.

Кому и когда подавать заявление?

Заявление подаётся работодателю (в отдел кадров, бухгалтерию или непосредственно руководителю) по месту текущей работы, где хранится оригинал трудовой книжки. Подавать его следует заранее, так как по закону работодатель обязан выдать документ не позднее трёх рабочих дней с даты регистрации заявления.

Как правильно составить заявление?

Форма заявления не установлена законодательно, она может быть произвольной. Однако для избежания проблем рекомендуется включить в текст следующие обязательные реквизиты и сведения:

Структура и содержание заявления:

1. Шапка: Укажите полное наименование организации-работодателя, её юридический адрес, а также свои ФИО, должность и подразделение.
2. Заголовок: «Заявление».
3. Основная часть:
   • Ясная и безоценочная просьба: «Прошу временно выдать мне на руки трудовую книжку».
   • Обязательное указание цели: «…для предоставления в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) в связи с оформлением пенсии». Это ключевой пункт, который обязывает работодателя выдать оригинал, а не копию.
   • Данные трудовой книжки: номер, когда и кем выдана.
4. Обязательство о возврате: «Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров в течение 3 (трёх) рабочих дней с даты её получения».
5. Дата и подпись: Дата составления заявления и личная подпись заявителя с расшифровкой (ФИО).

Образец заявления (текст):

Генеральному директору
ООО «Пример»
123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
от специалиста отдела продаж
Иванова Ивана Ивановича

Заявление

Прошу временно выдать мне на руки мою трудовую книжку, серия XX № 123456, выданную ООО «Пример» , для предоставления в Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по г. Москве в связи с оформлением страховой пенсии.
Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров ООО «Пример» в течение 3 (трёх) рабочих дней с даты её получения.

«___» __________ 20__ г.
_________________ / Иванов И.И. /
 

Что происходит после подачи заявления?

В отделе кадров ваше заявление регистрируют (ставят входящий номер и дату). Затем работник кадров:

• Находит вашу трудовую книжку в архиве или у текущего непосредственного руководителя.
• Делает в графе 1 (порядковый номер) и графе 2 (дата выдачи) соответствующую запись.
• В графе 3 (сведения о трудовой деятельности) делает запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
• В графе 4 (сведения о переходе на другую работу) указывает дату и номер вашего заявления.

После этого вам выдают оригинал. Обязательно потребуйте расписку о получении! В ней нужно указать дату выдачи, ваши ФИО, данные документа (серия, номер) и срок возврата. Расписка подписывается вами и сотрудником отдела кадров. Если у работодателя нет специального бланка расписки, можно составить её в свободной форме.

Альтернативы: выписка и электронная трудовая книжка

В некоторых случаях можно обойтись без временной выдачи оригинала:

• Заверенная копия трудовой книжки: Работодатель обязан заверить её (сделать отметку «Копия верна», подпись, расшифровку, дату, печать). Такую копию ПФР принимает для перерасчёта пенсии и подтверждения стажа. Однако для первичного назначения пенсии часто требуется именно оригинал.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Если ваш работодатель ведёт ЭТК, сведения о вашем стаже автоматически передаются в ПФР. В этом случае для оформления пенсии оригинал бумажной ТК может не понадобиться. Но если у вас есть старая бумажная ТК с «ценными» записями (например, о льготном стаже), её всё равно нужно предоставить.
• Выписка из трудовой книжки: Это неполный документ, но она также может быть заверена и предоставлена в ПФР для подтверждения отдельных периодов работы.

Краткий алгоритм действий для гражданина:

1. Уточните у работодателя, ведётся ли у вас электронная трудовая книжка.
2. Если ЭТК нет и нужен оригинал, составьте заявление по образцу выше.
3. Подайте заявление в отдел кадров, получите на нём отметку о приёме (входящий номер и дату).
4. Получите трудовую книжку, убедитесь, что в ней сделана запись о выдаче по вашему заявлению.
5. Обязательно возьмите расписку о получении!
6. Немедленно отнесите документ в ПФР для оформления пенсии.
7. После завершения процедуры в ПФР верните трудовую книжку в отдел кадров в указанный вами срок (3 рабочих дня).

Что делать, если работодатель отказывает?

Если работодатель отказывает в выдаче оригинала, ссылаясь на то, что «не положено» или «только копия», настойчиво объясните, что вам нужен оригинал именно для назначения пенсии (обязательное социальное обеспечение) на основании ст. 66.1 ТК РФ. В случае упорного отказа можно:

• Направить письменное заявление с уведомлением о вручении (заказным письмом) и требовать письменного мотивированного отказа.
• Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для принуждения к исполнению обязанности.

Получение трудовой книжки на руки для оформления пенсии — ваше законное право. Ключевые моменты, которые нужно помнить:

• Цель в заявлении должна быть чётко указана: «для оформления пенсии».
• Срок выдачи работодателем — не более 3 рабочих дней.
• Расписка о получении и возврате — ваша главная гарантия.
• Уточняйте в ПФР, нужен ли им именно оригинал или достаточно заверенной копии/выписки, чтобы минимизировать хлопоты.

Соблюдение этих правил позволит вам быстро и без лишних сложностей получить необходимый документ и успешно оформить пенсию.