В 2026 году‚ когда переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России уже завершен‚ бумажный вариант документа остается актуальным для тех‚ кто ранее сделал выбор в его пользу или чей стаж начался до 2020 года․ Одним из ключевых документов‚ обеспечивающих юридическую чистоту процесса передачи этого важного бланка работнику‚ является заявление о выдаче трудовой книжки․

В этой статье мы подробно разберем‚ в каких случаях оно необходимо‚ как правильно его составить‚ чтобы избежать штрафов‚ и предоставим актуальные образцы․

Когда требуется заявление на выдачу трудовой книжки?

Согласно актуальному трудовому законодательству и разъяснениям Роструда‚ письменное заявление работника требуется в следующих основных ситуациях:
Выдача при увольнении․ Это самый распространенный случай․ Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения․ Заявление фиксирует факт получения документа работником и защищает работодателя от претензий в случае потери книжки сотрудником после ухода․
Выдача по письменному заявлению в период работы․ Работник может потребовать выдать ему трудовую книжку на руки в любой момент (например‚ для оформления пенсии‚ визы или кредита)․ В этом случае он обязан указать цель получения․
Оформление новой трудовой книжки․ Если у работника нет трудовой книжки или она утеряна‚ и он пишет заявление о заведении новой‚ это также требует документального оформления․
Предоставление сведений для СФР․ Хотя основная информация теперь передается в электронном виде‚ для внесения записей в бумажный вариант (для тех‚ кто сохранил бумажную ТК) может потребоватся заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст․ 66․1 ТК РФ)․

> Важно: С 2021 года при приеме на работу на новых местах заводится только электронная трудовая․ Бумажные выдаются только тем‚ кто ранее выбрал эту форму ведения стажа‚ или в качестве дубликатов/новых бланков по заявлению․

Почему письменная форма обязательна?

Законодатель не утвердил унифицированную форму заявления‚ однако требует‚ чтобы оно было составлено в письменной форме․ Это критически важно по нескольким причинам:

• Фиксация даты получения․ В графе 2 раздела VII «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки указывается дата выдачи․ Заявление служит первичным документом‚ подтверждающим эту дату․
• Защита работодателя․ Если работник потеряет трудовую книжку сразу после получения и потребует компенсацию морального вреда или восстановления записей‚ наличие его заявления с датой и подписью станет главным доказательством в суде того‚ что работодатель исполнил свои обязанности вовремя и в полном объеме․
• Указание цели․ При выдаче книжки в период работы (не при увольнении) работник обязан указать‚ зачем ему нужен документ․ Это требование письма Роструда․

Как правильно составить заявление: структура и содержание

Заявление пишется в произвольной форме на имя руководителя организации; Документ может быть написан от руки или напечатан на компьютере․

Обязательные элементы заявления:

Шапка: В правом верхнем углу указывается должность‚ ФИО руководителя (кому адресовано) и данные заявителя (должность‚ ФИО‚ структурное подразделение)․
По центру строки пишется слово «Заявление»․
Текст просьбы:

• Четкая формулировка просьбы («прошу выдать мне трудовую книжку․․․»)․
• Указание причины (особенно если выдача происходит не при увольнении)․ Например: «для оформления пенсии»‚ «для предоставления в банк»‚ «в связи с увольнением»․
• Если требуется копия или выписка‚ это также указывается․

Дата и подпись: Внизу слева ставится дата составления‚ справа, личная подпись работника с расшифровкой․

Образцы заявлений (Актуально для 2026 года)

Ниже приведены примеры заполнения для различных ситуаций․ Вы можете скопировать их и адаптировать под свои нужды․

Образец 1: Заявление при увольнении

Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П․С․
от менеджера отдела продаж
Петровой А․И․

Заявление

Прошу выдать мне трудовую книжку в связи с увольнением по собственному желанию 22 мая 2026 года (дата увольнения)․

Подпись: __________ /Петрова А․И․/

Образец 2: Заявление на выдачу в период работы (для пенсии/СФР)

Директору ЗАО «СтройМаш»
Сидорову В․В․
от главного инженера
Кузнецова Д․К․

Прошу выдать мне мою трудовую книжку на руки 25 мая 2026 года для предоставления в Социальный фонд России (СФР) с целью оформления досрочной страховой пенсии по старости․

Обязуюсь вернуть трудовую книжку работодателю на следующий рабочий день после посещения СФР (или указать конкретную дату возврата)․

Подпись: __________ /Кузнецов Д․К․/

Образец 3: Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Хотя чаще запрашивают заверенную выписку‚ иногда требуется копия всего документа․

Руководителю департамента «Альфа»
Смирновой Е․В․
от бухгалтера
Орловой Н․Н․

Прошу предоставить мне заверенную копию моей трудовой книжки для оформления визы в консульстве․ Копию прошу выдать 23 мая 2026 года․

Подпись: __________ /Орлова Н․Н․/

Алгоритм действий работодателя при выдаче

Чтобы процесс прошел без нарушений‚ кадровая служба должна действовать по следующему алгоритму:

Получение заявления․ Принять от работника письменное заявление․
Регистрация․ Зарегистрировать заявление в журнале входящей документации (указать дату и номер)․
Внесение записи в трудовую книжку․

• В разделе VII «Сведения о работе»:
• Графа 1: Порядковый номер записи․
• Графа 2: Дата выдачи (совпадает с датой фактической выдачи или датой заявления‚ если выдача в день увольнения)․
• Графа 3: Текст записи․ Например: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации» (если выдача связана с ЭТК) или «Трудовая книжка выдана на руки работнику в связи с увольнением»․
• Графа 4: Документ-основание․ Указывается: «Заявление работника от [дата] № [номер по журналу регистрации]»․

Выдача документа․ Вручить трудовую книжку работнику․
Фиксация выдачи․ Попросить работника расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в графе «Подпись работника в книге учета․․․»․ Это финальный этап‚ подтверждающий получение․

Ответственность за нарушения

Игнорирование требования о письменном заявлении или задержка выдачи трудовой книжки грозит работодателю серьезными последствиями:

• Административный штраф․ По ст․ 5․27 КоАП РФ для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб;‚ для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб․ При повторном нарушении суммы значительно выше․
• Компенсация морального вреда․ Суды часто встают на сторону работников‚ если задержка выдачи ТК помешала им устроиться на новую работу или оформить пенсию․
• Оплата времени простоя․ Если работник не смог выйти на новую работу из-за отсутствия трудовой‚ старый работодатель может быть обязан оплатить ему это время․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли заявление‚ если трудовая книжка выдается в день увольнения?
Ответ: Да‚ желательно․ Хотя ТК РФ прямо не всегда требует заявления именно в день увольнения (так как факт увольнения уже документирован приказом)‚ наличие заявления или отметки в журнале выдачи с подписью работника является лучшей практикой для защиты интересов работодателя․ Многие компании включают пункт о получении ТК непосредственно в приказ об увольнении или в личную карточку работника‚ но отдельное заявление — самый надежный вариант․

Вопрос: Можно ли отправить заявление по электронной почте?
Ответ: В 2026 году электронный документооборот развит сильно‚ но для выдачи бумажной трудовой книжки рекомендуется оригинал с живой подписью․ Если работник находиться удаленно‚ допустимо использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) или направление заявления почтой․ Обычный скан или фото в мессенджере могут быть признаны недостаточными в спорной ситуации․

Вопрос: Что делать‚ если работник отказывается писать заявление?
Ответ: Если речь идет о выдаче при увольнении‚ работодатель обязан выдать книжку в любом случае․ Чтобы зафиксировать факт выдачи‚ можно составить акт о выдаче трудовой книжки в присутствии свидетелей или отправить книжку почтой с описью вложения по адресу регистрации работника‚ если он не является за ней лично․ Однако получение письменного запроса (заявления) изначально упрощает процедуру․

Заявление о выдаче трудовой книжки, это простой‚ но юридически значимый документ․ В условиях 2026 года‚ когда бумажные трудовые становятся «историческим» активом конкретного сотрудника‚ ответственность за их сохранность и правильную передачу возрастает․

Помните:

• Заявление пишется в произвольной форме․
• Обязательно указывайте цель получения (если это не увольнение)․
• Фиксируйте выдачу в Книге учета и берите личную подпись․

Соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов с контролирующими органами и судебными инстанциями‚ сохранив нервы и ресурсы как работодателю‚ так и работнику․