Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При необходимости получить её на руки (например, для оформления пенсии, получения кредита или подтверждения стажа) сотрудник подаёт заявление на выдачу трудовой книжки. Ниже представлен подробный разбор того, как правильно составить такое заявление, какие реквизиты обязательны, а также примеры для бумажной и электронной формы.

Когда требуется заявление на выдачу трудовой книжки?

• При увольнении (получение оригинала на руки).
• По личной инициативе сотрудника (например, для подтверждения стажа при оформлении пособия).
• Для получения копии трудовой книжки (при утере оригинала).
• Для отправки документа по почте или в электронном виде.

Юридическая база

Основные положения, регулирующие выдачу трудовой книжки, содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ (ст. 62, 66, 84.1);
• Федеральном законе № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (для подтверждения стажа);
• Постановлении Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек».

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику по его письменному требованию в течение трёх рабочих дней.

Обязательные реквизиты заявления

Несмотря на то, что форма заявления может быть произвольной, в нём должны присутствовать следующие элементы:

1. Шапка – наименование организации, её адрес, ФИО и должность руководителя (кому адресовано заявление).
2. Дата и номер (по внутреннему документообороту организации).
3. ФИО заявителя, его должность, структурное подразделение.
4. Название документа – «Заявление о выдаче трудовой книжки» (или «Заявление о выдаче копии трудовой книжки», «Заявление о выдаче электронной трудовой книжки»).
5. Суть просьбы – чётко указать, какой документ требуется (оригинал, копия, электронная версия) и цель выдачи (например, «для подтверждения страхового стажа при обращении в Пенсионный фонд»).
6. Ссылка на нормативный акт (опционально, но полезно) – например, «в соответствии со ст. 62 ТК РФ».
7. Подпись заявителя с расшифровкой (ФИО) и датой подачи.

Образец заявления на выдачу бумажной трудовой книжки

ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 5
Генеральному директору
Иванову Ивану Ивановичу

Заявление
№ 2026‑05‑23/01
от 23 мая 2026 г.

Я, Петрова Анна Сергеевна, работаю в должности главного бухгалтера отдела финансов ООО «Ромашка».

Прошу выдать мне на руки оригинал трудовой книжки для подтверждения страхового стажа при обращении в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Ссылка на нормативный акт: ст. 62 ТК РФ.

Подпись _____________ / Петрова А.С. /
Дата «23» мая 2026 г.

Примечание: если требуется копия трудовой книжки, в тексте заменяем фразу «оригинал трудовой книжки» на «заверенную копию трудовой книжки».

Образец заявления на выдачу электронной трудовой книжки

С 2021 г. в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Для её выдачи на руки (в виде выписки из ЕГРЗ) заявление составляется аналогично, но с ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ и указанием формата получения.

ООО «ТехноСервис»
ИНН 7709876543, КПП 770901001
654321, г. Санкт‑Петербург, пр. Невский, д. 25, офис 12
Директору по персоналу
Сидорову Петру Владимировичу

Заявление о выдаче выписки из электронной трудовой книжки
№ 2026‑05‑23/07
от 23 мая 2026 г.

Я, Смирнов Дмитрий Olegович, работаю в должности инженера‑программиста отдела разработки ООО «ТехноСервис».

Прошу выдать мне выписку из электронной трудовой книжки (формат PDF) для подачи в банк при оформлении ипотечного кредита.

Ссылка на нормативный акт: ст. 66.1 ТК РФ, Приказ Минтруда России от № 697н.
Подпись _____________ / Смирнов Д.О. /
Дата «23» мая 2026 г.

Как оформить заявление в электронном виде?

Многие компании принимают заявления в электронном формате (через корпоративный портал, email или систему документооборота). В этом случае:

• Сохраните документ в формате PDF или DOCX;
• Подпишите его электронной подписью (если требуется внутренней политикой компании) либо отсканируйте ручную подпись;
• Укажите в теме письма: «Заявление о выдаче трудовой книжки – ФИО»;
• Отправьте на адрес отдела кадров или непосредственно руководителю, указанному в шапке.

Сроки выдачи и ответственность работодателя

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку (или её копию/выписку) в течение трёх рабочих дней с момента получения письменного заявления. Нарушение этого срока может повлечь:

• Административную ответственность (штраф по ст. 5.27 КоАП РФ);
• Возможность подачи заявления в трудовую инспекцию или суд о восстановлении нарушенного права.

Полезные советы по заполнению заявления

1. Проверьте правильность ФИО и должности – ошибки могут привести к задержке выдачи.
2. Укажите конкретную цель получения документа; это ускорит обработку заявления кадровой службой.
3. Если требуется заверенная копия, уточните, нужна ли печать организации и подпись уполномоченного лица.
4. Сохраните копию поданного заявления (в электронном или бумажном виде) для подтверждения факта обращения.
5. При отправке по почте используйте заказное письмо с описью вложения – так вы получите доказательство отправки и получения.

Готовые шаблоны для скачивания

Для удобства сотрудников и кадровых служб предлагаем скачать готовые бланки:

• Заявление на выдачу трудовой книжки (DOCX)
• Заявление на выдачу копии трудовой книжки (DOCX)
• Заявление на выдачу выписки из электронной трудовой книжки (DOCX)

Ссылки являются примерами; в реальной организации шаблоны обычно хранятся во внутреннем документообороте или на корпоративном портале.

Заявление на выдачу трудовой книжки – простой, но важный документ, который позволяет работнику реализовать своё право на получение подтверждения трудовой деятельности. Соблюдение установленной формы и сроков гарантирует быстрое получение нужного документа и защищает права обеих сторон трудовых отношений. Используйте представленные образцы и рекомендации, чтобы оформить заявление корректно и без лишних задержек.