Заявление о выдаче трудовой книжки – это официальный документ, который сотрудник (или бывший сотрудник) подаёт работодателю с целью получения оригинала или копии своей трудовой книжки. Ниже – пошаговое руководство, примеры оформления и полезные рекомендации.

Когда нужно подавать заявление

• При увольнении – для получения оригинала трудовой книжки.
• При необходимости подтверждения стажа (например, для получения соцвыплат).
• Для получения копии в случае утери оригинала.
• Для отправки документов по почте.

Основные требования к заявлению

По закону (ст. 62 ТК РФ) работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трёх дней с даты получения письменного запроса сотрудника.

Заявление должно содержать:

1. ФИО работника.
2. Должность и подразделение.
3. Причину выдачи (увольнение, подтверждение стажа, замена утерянного оригинала и т.д.).
4. Срок, в который ожидается выдача.
5. Подпись и дату.

Структура заявления

3.1 Шапка документа

Пример:

ООО «Пример» 
От: _______________________ 

3.2 Текст заявления

Сам текст обычно выглядит так:

Я, _______________________ (ФИО), прошу выдать мне оригинал (или копию) моей трудовой книжки, так как _______________________.

В месте «_______________________» необходимо указать конкретную причину:

• увольнение и необходимость оформить пенсию;
• потеря оригинала;
• подтверждение стажа для соцвыплат;
• требование выдать документ по почте и т.д.

3.3 Подпись и дата

В конце заявления указывается подпись заявителя и дата подачи:

_______________________ 
(подпись) 
«__» __________ 2026 г.

Примеры готовых заявлений

4.1 Заявление на выдачу оригинала при увольнении

ООО «Пример» 
От: Иванов Иван Иванович 
Я, Иванов Иван Иванович, прошу выдать мне оригинал моей трудовой книжки, так как я был уволен с места старшего менеджера 20 мая 2026 г. и мне необходим документ для оформления пенсионного оформления.

Прошу выдать трудовую книжку в течение 3 (трёх) дней с даты подачи настоящего заявления.

Подпись: _______________________ 

4.2 Заявление на выдачу копии при потере оригинала

ООО «Пример» 
От: Петрова Мария Сергеевна 
Я, Петрова Мария Сергеевна, прошу выдать мне копию моей трудовой книжки, так как оригинал утерян. Копию мне необходимо для подтверждения стажа при обращении в Пенсионный фонд.

Прошу предоставить копию в течение 3 (трёх) дней.

Подпись: _______________________ 

4.3 Заявление на отправку по почте

ООО «Пример» 
От: Сидоров Алексей Дмитриевич 
Я, Сидоров Алексей Дмитриевич, прошу оформить отправку моей трудовой книжки по почте на адрес: г. Москва, ул. Солнечная, д. 10, кв. 5.

Прошу выслать документ заказным письмом с описью вложения.

Подпись: _______________________ 

Как оформить заявление в электронном виде

Если ваш работодатель использует электронные формы, можно оформить заявление в виде PDF или Word‑документа и отправить его по электронной почте. При этом:

• Укажите в теме письма: «Заявление о выдаче трудовой книжки»;
• Прикрепите скан подписи;
• Сохраните копию отправленного письма.

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие указания причины. Без конкретного мотива запрос может быть отклонён.
2. Недостаточная подпись. Подпись должна быть чёткой и соответствовать оригиналу.
3. Неправильный срок. Указывайте срок не более трёх дней, иначе заявление может быть проигнорировано.
4. Отсутствие реквизитов организации. Шапка должна содержать название компании, ИНН и адрес.

Что делать, если заявление отклонено?

Если работодатель не выдал трудовую книжку в установленный срок, вы имеете право:

• Подать письменный запрос‑претензию с требованием исполнения обязательств;
• Обратиться в трудовую инспекцию;
• Подать исковое заявление в суд о принудительном исполнении.

Полезные ссылки и скачиваемые шаблоны

• Образец заявления (DOCX)
• Образец заявления (PDF)
• Сайт Система Кадры – официальные формы и рекомендации.

Краткое резюме

Чтобы правильно оформить заявление на выдачу трудовой книжки, следуйте этим простым правилам:

1. Укажите полные ФИО и контактные данные.
2. Сформулируйте чёткую просьбу и обоснование.
3. Укажите срок исполнения (не более трёх дней).
4. Подпишите документ и укажите дату.
5. Отправьте заявление в соответствии с требованиями вашего работодателя.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете быстро и без проблем получить нужный документ.