Дата актуальности информации: 22 мая 2026 года. Нормативная база основана на Трудовом кодексе РФ (в ред. на 2026 г.).
Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя выдать работнику его трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) в день увольнения. Однако на практике для гарантированного получения документа и снятия с себя ответственности работодатель часто запрашивает от сотрудника письменное заявление. Эта статья подробно разбирает, как правильно составить и использовать такой документ.
Нужно ли писать заявление? Правовая основа
Согласно части 1 статьи 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку (или предоставить сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа) в день увольнения.
Однако, если сотрудник не явился за документом в установленный день или для документального подтверждения факта выдачи, работодатель вправе потребовать от него письменного заявления. Это нужно для двух целей:
- Фиксация воли работника на получение документа именно в день увольнения или позже.
- Подтверждение факта выдачи для защиты от возможных претензий (например, если сотрудник позже заявит, что ему не выдали книжку).
Если заявление подано менее чем за три рабочих дня до даты увольнения, трудовая книжка все равно должна быть выдана не позднее дня увольнения (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ).
Когда и как выдается трудовая книжка?
Бумажная трудовая книжка
- В день увольнения — основной и обязательный срок.
- При получении сотрудник должен расписаться:
- В своей трудовой книжке (на последней записи об увольнении).
- В журнале учета движения трудовых книжек организации.
- Работодатель может дополнительно потребовать расписку в свободной форме о получении оригинала документа. Это внутренняя мера контроля.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Если работник вел ЭТК (сведения в форме электронного документа), то при увольнении:
- Дополнительное заявление не требуется. Сведения о трудовой деятельности направляются в информационную систему (ИС) «Трудовая книжка» автоматически в день увольнения.
- Работнику на руки выдается форма СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности работника») — бумажный документ, содержащий выписку из его ЭТК. Выдача этой формы также происходит в день увольнения.
- Если работник хочет получить выписку (форму СТД-Р) в другой день или направить ее по почте, он должен написать соответствующее заявление.
Содержание заявления: что указать?
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка: наименование организации (работодателя), ФИО и должность руководителя (можно «Директору» или «Генеральному директору»).
- Данные заявителя: ФИО, подразделение, должность.
- Суть просьбы: четко указать, что вы просите выдать вам трудовую книжку (или форму СТД-Р для ЭТК) в связи с увольнением. Указать дату увольнения (приказ/распоряжение №… от …).
- Дата и подпись.
Если заявление подается не в день увольнения, а позже (например, в период отпуска или больничного), это нужно прямо указать.
Образец заявления (для бумажной трудовой книжки)
Пример для сотрудника, увольняющегося по собственному желанию.
Директору ООО "Пример" Иванову И;И. От сотрудника: Петрова Петра Петровича Отдела: Отдел продаж Должность: Менеджер ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать мне мою трудовую книжку в связи с увольнением по собственному желанию на основании приказа № 45-к от "20" мая 2026 года (дата увольнения "22" мая 2026 года). Подпись: _____________ / П.П. Петров /
Образец заявления на отправку по почте (для удаленных сотрудников или при невозможности личного визита)
Если вы не можете прийти в день увольнения, подайте заявление заранее с просьбой направить документ заказным письмом с уведомлением. Укажите свой полный почтовый адрес.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать?
Если в день увольнения книжку не выдали:
- Требуйте от работодателя составить акт о том, что трудовая книжка не была выдана по вашей вине (например, вы не явились) или по его вине.
- Работодатель обязан направить вам уведомление о необходимости получить документ.
- Вы вправе обратиться с заявлением в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для принудительного выдачи и взыскания компенсации за задержку (ст. 236 ТК РФ);
Важные нюансы на 2026 год
- Запись в трудовой книжке об увольнении должна быть точной и содержать формулировку из ТК РФ (например, «Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
- При увольнении по соглашению сторон запись должна быть: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, ст. 78 ТК РФ».
- Если трудовая книжка велась в электронном виде, а бумажный вариант не оформлялся, то при увольнении выдается только форма СТД-Р. Бумажная книжка не создается.
- Копии документов (приказы о приеме, увольнении, переводы) работодатель обязан выдать по письменному заявлению в день увольнения (ст. 62 ТК РФ).
В день увольнения, ключевой срок. Настаивайте на получении документа именно в этот день.
Расписка и заявление — ваши инструменты защиты. Подписывайте только после фактического получения документа.
Для электронной книжки помните: заявление на выдачу не нужно, но форма СТД-Р обязательна к выдаче.
При отказе — фиксируйте факт (акт, уведомление) и обращайтесь в контролирующие органы.
Примечание: Данная статья является информационно-справочным материалом и не заменяет консультацию юриста. В спорных ситуациях обращайтесь к специалисту.