Увольнение сотрудника — это серьезный процесс, который требует максимального внимания к деталям со стороны как самого работника, так и отдела кадров․ Одним из ключевых моментов при расторжении трудового договора является возврат трудовой книжки․ Несмотря на то, что по закону работодатель обязан выдать этот документ в день увольнения без дополнительных просьб, на практике часто возникают ситуации, когда требуется написать отдельное заявление․ В этой статье мы подробно разберем, когда это необходимо, как правильно составить документ и предоставим актуальный образец․
Нужно ли вообще писать заявление?
Согласно статье 84․1 Трудового кодекса РФ, оформление увольнения и выдача трудовой книжки, это прямая обязанность работодателя; В день прекращения трудового договора кадровик обязан внести в трудовую книжку запись об увольнении и выдать ее работнику на руки под роспись в журнале учета․
Однако бывают ситуации, когда написание заявления о выдаче трудовой книжки крайне необходимо:
- Если в день увольнения работник отсутствовал на рабочем месте (например, находился на больничном, в отпуске или просто не пришел)․ В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи, но обязан отправить уволенному уведомление о необходимости забрать документ․
- Если работник хочет получить трудовую книжку по почте․ Отправка документа почтой возможна только с письменного согласия (заявления) работника․
- Если работодатель нарушает закон и отказывается выдавать документ, ссылаясь на разные причины (например, несданный обходной лист)․ В этом случае заявление служит официальным документальным подтверждением требования работника․
- При увольнении по собственному желанию, если работник отзывает свое заявление до истечения срока предупреждения (ст․ 80 ТК РФ), но кадровик уже успел сделать запись — требуется письменное обращение для аннулирования этой записи․
Как правильно составить заявление?
Законодательством не установлено строгой унифицированной формы такого заявления, поэтому оно пишется в произвольной форме․ Тем не менее, чтобы документ имел юридическую силу и не вызывал вопросов у работодателя, он должен содержать следующие обязательные элементы:
- Шапка (адресат): должность руководителя организации, название компании, ФИО руководителя, а также должность и ФИО заявителя․
- Название документа: «Заявление о выдаче трудовой книжки»․
- Основная часть: просьба выдать трудовую книжку на руки или отправить ее по почте․ Обязательно укажите причину (например, увольнение по собственному желанию с такого-то числа)․
- Адрес для отправки (если требуется пересылка): точный почтовый индекс, адрес и ФИО получателя․
- Дата составления и личная подпись работника;
Важные нюансы при отправке по почте
Если вы выбираете получение трудовой книжки почтой, в заявлении обязательно укажите: «Прошу направить трудовую книжку по адресу: [ваш адрес] почтой с объявленной ценностью и описью вложения»․ Это защитит вас от потери документа и позволит доказать факт отправки именно трудовой книжки, а не пустого конверта․
Образец заявления о выдаче трудовой книжки при увольнении
Ниже представлен стандартный образец заявления, который можно адаптировать под свою ситуацию․
Пример 1: Для получения на руки (если в день увольнения вас не было)
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И․И․
от менеджера
Петрова П․П․
ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче трудовой книжки
На основании статьи 84․1 ТК РФ прошу выдать мне мою трудовую книжку в связи с увольнением по собственному желанию 15 мая 2026 года, так как в день увольнения я отсутствовал(а) на рабочем месте по причине [указать причину, например: временной нетрудоспособности/отпуска]․
Пример 2: Для получения по почте
Генеральному директору
ООО «Пример»
Сидорову С․С․
от инженера
Кузнецова К․К․
ЗАЯВЛЕНИЕ
о направлении трудовой книжки по почте
В связи с увольнением по собственному желанию 15 мая 2026 года и моим отсутствием в месте нахождения работодателя, прошу направить мою трудовую книжку по адресу моей регистрации:
123456, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, кв․ 5, Кузнецову К․К․
Отправку прошу осуществить ценным письмом с описью вложения․ Согласен(на) на пересылку трудовой книжки почтовым отправлением․
Ответственность работодателя за задержку выдачи
Если работник присутствовал на работе в день увольнения, подал заявление об увольнении по собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ) и отработал положенный срок, но работодатель не выдал трудовую книжку, это является грубым нарушением трудового законодательства․
В соответствии со ст․ 234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки․ Днем увольнения в таком случае будет считаться день выдачи документа на руки, и об этом издается новый приказ с изменением даты увольнения․
Процесс увольнения требует внимательного отношения к документам․ Помните, что работодатель не имеет права удерживать вашу трудовую книжку ни при каких обстоятельствах (даже если вы не сдали обходной лист или не вернули корпоративное имущество)․ Если вы не можете забрать документ лично, обязательно напишите заявление с просьбой отправить его почтой, это сбережет ваши нервы и защитит ваши права․