Заявление о выдаче выписки из трудовой книжки – официальный документ, который employee (работник) направляет работодателю (или в соответствующий орган) с целью получения официального подтверждения сведений, записанных в его трудовой книжке. Такая выписка часто требуется при оформлении новых трудовых отношений, получении кредитов, подаче документов в пенсионный фонд, а также в процессе судебных разбирательств.
Когда может потребоваться выписка из трудовой книжки?
Список типовых ситуаций, когда запрос выписки является обязательным:
- Подача документов в другую организацию при приёме на новую работу;
- Оформление кредита или ипотечного займа, где требуется подтверждение стажа;
- Получение социальных выплат, включая пенсию, пособие по болезни и т.п.;
- Участие в судебных или административных процессах, где необходимо подтвердить трудовой стаж;
- Проверка достоверности сведений в личных делах (например, при оформлении выплаты компенсаций).
Основные требования к заявлению
Хотя форма заявления не регламентирована законом, в нём должны присутствовать определённые элементы, без которых документ может быть отклонён:
- Шапка документа – указание на тип документа («Заявление»), ФИО работника, его должность и подразделение.
- Текст обращения – указание на получателя (например, «Обращаемся в отдел кадров ООО «Компания»»).
- Суть запроса – формулировка, в которой работник просит выдать выписку из трудовой книжки.
- Указание цели использования – необязательно, но часто добавляется для ясности.
- Список приложений (если есть) – копии паспорта, трудовой книжки и т.д.
- Подпись работника – обязательный элемент, подтверждающий авторство заявления.
Пример оформления шапки заявления
ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче выписки из трудовой книжки
ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: Бухгалтер
Подразделение: Финансовый отдел
ООО «Пример»
Как правильно составить заявление
Ниже представлен пошаговый алгоритм, который поможет оформить документ без ошибок:
- Соберите необходимые документы – копию паспорта и оригинал (или копию) своей трудовой книжки.
- Определите получателя – отдел кадров, бухгалтерию или другую уполномоченную структуру.
- Составьте текст обращения – используйте шаблон, приведённый ниже.
- Укажите цель получения выписки (по желанию).
- Перечислите приложения (если они требуются).
- Подпишите заявление – подпись должна соответствовать подписи в паспорте.
- Передайте документ в отдел кадров лично, по почте или в электронном виде (при наличии электронной подписи).
Шаблон заявления
Ниже – готовый пример, который можно адаптировать под конкретные условия:
ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче выписки из трудовой книжки
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № 1234567890, выданный Отделением УФМС России по г. Москве , прошу выдать мне выписку из моей трудовой книжки, в которой указаны сведения о местах работы, периодах трудоустройства и должностях.
Цель получения выписки – предоставление документа в банк для оформления ипотечного кредита.
В приложении к настоящему заявлению прилагаю:
- Копию паспорта;
- Копию трудовой книжки.
Прошу выдать выписку в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения настоящего заявления.
Подпись: ________________________
Сроки выдачи выписки
Согласно внутренним нормативным актам большинства организаций, выписка выдаётся в течение 5–10 рабочих дней с момента подачи заявления. При необходимости ускорения процесса (например, в случае срочного оформления кредита) работник может запросить ускоренную выдачу, мотивируя это надлежащими документами.
Что делать, если выписка не выдаётся?
Если по какой‑то причине работодатель отказывается предоставить выписку, работник имеет право:
- Обратиться в отдел юридической службы компании;
- Подать запрос в Государственную инспекцию труда;
- Обратиться в суд с требованием о выдаче документа.
Важно сохранять копию заявления и подтверждения его получения (например, опись входящего документа), чтобы иметь доказательства в случае дальнейшего обращения в инстанции.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить выписку в электронном виде? – Да, многие компании уже перешли на электронные формы выписок. В таком случае запрос оформляется в электронном виде, а документ отправляется на корпоративный email.
- Нужен ли оригинал заявления? – Оригинал подписи обязателен, но сам текст заявления может быть напечатан и отправлен по электронной почте, если это разрешено внутренними регламентами.
- Сколько стоит выписка? – Обычно выдача выписки из трудовой книжки производится бесплатно. Если требуется ускоренный сервис, возможна небольшая служебная комиссия.
- Можно ли запросить выписку за себя и за бывших сотрудников? – Да, но для бывших сотрудников требуется их письменное согласие или нотариальная доверенность.
Заявление о выдаче выписки из трудовой книжки – простой, но важный документ, позволяющий работнику официально подтвердить свой трудовой стаж и сведения о работе. Правильное оформление заявления, своевременное submission и понимание процедуры выдачи помогут избежать задержек и неприятных ситуаций. При соблюдении рекомендаций, изложенных в этой статье, процесс получения выписки пройдёт быстро и без лишних сложностей.