Заявление о записи в трудовой книжке — это ключевой документ, который инициирует процесс внесения или исправления сведений о трудовой деятельности. Его подача является обязательным шагом как для работника, так и для работодателя в рамках соблюдения требований Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда № 320н.

Зачем нужно заявление? Основные цели

Заявление выполняет несколько критически важных функций:

• Юридическое основание: Служит формальным поводом для работодателя внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную). Без этого документа действия работодателя могут быть признаны неправомерными.
• Фиксация воли работника: Подтверждает, что сотрудник сознательно обратился за услугой по ведению его трудовой книжки, что особенно важно при переходе на электронный формат.
• Старт отсчета сроков: С момента подачи заявления начинается отсчет 5 рабочих дней, в течение которых работодатель обязан внести соответствующую запись (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).
• Документ для отчета: При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) заявление является основанием для направления информации в Социальный фонд России (СФР) в составе отчета ЕФС-1.

Когда подавать заявление? Основные случаи

Заявление требуется в следующих ситуациях:

1. При приеме на работу впервые (получение новой трудовой книжки).
2. При увольнении с одного места работы и приеме на другое (для внесения записи об увольнении в старую книжку и о приеме — в новую).
3. При переходе с бумажной на электронную трудовую книжку (ЭТК).
4. Для внесения исправлений (если в ранее внесенной записи обнаружена ошибка, например, в дате, должности, ФИО).
5. Для внесения сведений о награждениях, поощрениях, квалификации, если эти данные не были отражены своевременно.

Как правильно составить заявление: структура и образец

Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Его можно подать как на бумажном носителе (с подписью и датой), так и в электронном виде (через личный кабинет на портале Госуслуг или корпоративную почту, если такая практика предусмотрена локальными актами).

Образец заявления (бумажный вариант)

Образец заявления (для перехода на ЭТК)

Куда и как подавать заявление?

• В отдел кадров (кадровую службу) работодателя лично под роспись или направить заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Через личный кабинет на портале Госуслуг (если работодатель подключен к этому сервису).
• По электронной почте на официальный адрес организации, если это предусмотрено внутренними правилами (важно сохранить скриншот отправки).

Что происходит после подачи заявления?

Работодатель обязан действовать в следующем порядке:

1. Принять заявление и зарегистрировать его (внутренний номер, дата регистрации).
2. Внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления.
3. Для бумажной книжки: в графу 3 раздела «Сведения о работе» делается запись: «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ». В графу 4 указывается дата и номер регистрации заявления.
4. Для перехода на ЭТК: после внесения записи в бумажную книжку работодатель обязан направить информацию о переходе в СФР через отчет ЕФС-1. После этого бумажная книжка возвращается работнику, а ответственность за ведение переходит на СФР.
5. Выдать книжку работнику или уведомить его о внесении записи в ЭТК (например, через личный кабинет на портале Госуслуг).

Частые ошибки и как их избежать

• Неточные реквизиты: Указывайте полные и точные ФИО, паспортные данные, адрес и контакты.
• Неясная формулировка просьбы: Четко укажите, какую именно запись вы хотите внести (прием, увольнение, перевод) и на каком основании (номер и дата приказа, договора).
• Отсутствие даты и подписи: Без даты и личной подписи заявление не имеет юридической силы.
• Подача без приложений: К заявлению на внесение записи о приеме/увольнении обычно требуется приложить копию трудового договора и/или приказа. Уточните требования у работодателя.
• Игнорирование сроков: Если работодатель не внес запись в течение 5 рабочих дней, напоминайте ему письменно (можно через заказное письмо).

Подача грамотно составленного заявления — это простой, но мощный инструмент защиты своих трудовых прав. Оно фиксирует ваши намерения, запускает официальную процедуру и создает документальную базу на случай споров. Помните, что только запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) является официальным подтверждением вашего трудового стажа и опыта работы.

Материал подготовлен на основе анализа действующего законодательства РФ (ТК РФ, ФЗ № 439-ФЗ, Приказ Минтруда № 320н) и практики применения на 2026 год. Рекомендуется уточнять детали в отделе кадров своей организации или у юриста.