Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий стаж‚ квалификацию и все кадровые изменения работника. В 2026 году порядок её ведения регулируется Приказом Минтруда России от № 320н и последующими разъяснениями. Одним из обязательных элементов процесса является заявление работника о записи (или исправлении) в трудовой книжке.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)‚ ст. 62‑66 – общие требования к ведению трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
• Федеральный закон от № 152‑ФЗ «Об электронной трудовой книжке».
• Постановление Правительства РФ от № 2155 «Об утверждении формы СТД‑Р» (запрос сведений о трудовой деятельности).

Когда требуется заявление о записи в трудовой книжке?

Заявление необходимо в следующих ситуациях:

1. При приёме на работу (запись о дате начала работы‚ должности‚ основании приема).
2. При переводе‚ повышении‚ понижении‚ изменении условий труда;
3. При увольнении (по собственному желанию‚ по инициативе работодателя‚ по соглашению сторон).
4. При переходе с бумажной трудовой книжки на электронную (ЭТК) и наоборот.
5. Для получения сведений о трудовой деятельности (запрос формы СТД‑Р).
6. Для исправления неточностей в записях (неверно указанные даты‚ должности‚ организации).

Кому адресовано заявление?

Заявление подаётся:

• Работнику – в адрес руководителя организации (директора‚ генерального директора) либо главного специалиста отдела кадров.
• В случае перехода на электронную трудовую книжку – в адрес уполномоченного лица‚ отвечающего за работу с ЭТК (обычно это ИТ‑отдел или отдел кадров).

Содержание заявления

Заявление должно быть оформлено в свободной форме‚ но обязательно должно включать следующие реквизиты:

Образцы заявлений

Заявление о записи при приёме на работу (бумажная ТК)

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Заявление о исправлении ошибки в записи

Порядок внесения записи в трудовую книжку

После получения заявления работодатель обязан:

1. Подготовить приказ (или распоряжение) о кадровом событии (приём‚ перевод‚ увольнение и т.д.).
2. Убедиться‚ что в приказе указаны все обязательные реквизиты (дата‚ номер‚ основание‚ должность‚ подразделение).
3. Внести запись в трудовую книжку в соответствии с пунктом 4 Приказа Минтруда № 320н:
   • Дата начала/окончания работы.
   • Должность (полное наименование).
   • Основание (номер и дата приказа‚ договор‚ соглашение).
   • Подпись руководителя и печать организации.
4. Если запись делается в электронную ТК‚ загрузить скан‑копию приказа в систему ЭТК и подтвердить запись через личный кабинет работника.
5. Выдать работнику копию внесённой записи (для бумажной ТК – оригинал записи; для ЭТК – подтверждение в личном кабинете).

Примеры записей в трудовой книжке (2026 г.)

Приём на работу

 Инженер‑программист ООО «Пример» Трудовой договор № 123 от 

Перевод

 Главный инженер ЗАО «СтройИнвест» Приказ № 45 от 

Увольнение по собственному желанию

 Уволен по собственному желанию ООО «Пример» Приказ № 78 от 

Переход на электронную ТК

 Перевод в электронную трудовую книжку ООО «ТехноСервис» Приказ № 112 от 

Исправление неточностей в трудовой книжке

Если в записи обнаружена ошибка‚ работник имеет право:

• Подать заявление о исправлении (см. образец в пункте 5.3).
• Получить от работодателя письменный ответ в течение 5 рабочих дней.
• В случае отказа – обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд.

Важно: исправление вносится в отдельную строку‚ в графе «Реквизиты документа‚ на основании которого вносится исправление» указывается номер и дата приказа‚ а в колонке «Запись» – правильные данные.

Ответственность работодателя

Согласно ст. 237 ТК РФ‚ за нарушение порядка ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечён к административной ответственности:

• Штраф от 5 000 до 30 000 рублей за каждую неправильно оформленную запись.
• В случае систематических нарушений – до 200 000 рублей.
• Ответственность за причинённый ущерб работнику (потеря стажа‚ отказ в пенсии) – возмещение в полном объёме.

Полезные ссылки и скачивание шаблонов

• Приказ Минтруда № 320н (PDF)
• Электронная трудовая книжка – портал Госуслуг
• Шаблон заявления о приёме на работу (DOCX)
• Шаблон заявления о переходе на ЭТК (DOCX)
• Шаблон заявления об исправлении записи (DOCX)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подписывать заявление‚ если я подаю его в электронном виде?

Да. При подаче через портал «Госуслуги» или корпоративную систему необходимо использовать ЭЦП (электронную цифровую подпись) или подтвердить отправку через СМС‑код.

Могу ли я сразу получить запись в электронную ТК‚ не имея бумажной?

Да. Если работник изначально согласился на ведение ЭТК‚ заявление о приёме на работу оформляется в электронном виде‚ а запись вносится сразу в систему ЭТК.

Как быстро работодатель обязан внести запись после получения заявления?

Согласно Приказу № 320н‚ запись должна быть внесена в течение 3 рабочих дней после подписания приказа.

Что делать‚ если работодатель отказывается вносить запись?

Требовать письменный отказ с указанием причин.
Обратиться в Государственную инспекцию труда.
При необходимости – подать иск в суд о защите трудовых прав.

Соблюдая указанные правила и используя готовые шаблоны‚ вы сможете быстро и без ошибок оформить любые записи в трудовой книжке‚ будь то бумажный или электронный формат.