Заявление о заведении (или выдаче) трудовой книжки – обязательный документ, который работник подаёт работодателю в случае отсутствия, потери, повреждения или недостаточности имеющейся трудовой книжки. Ниже – полное описание процедуры, правовая база и примеры оформления.
Правовая основа
В соответствии с ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению сотрудника, если у него её нет, она повреждена или утрачена. Также регулирует этот вопрос Закон РФ № 439‑ФЗ (о переходе на электронные формы) и правила, утверждённые Министерством труда.
Когда требуется заявление?
Заявление необходимо в следующих случаях:
- Работник впервые поступает на работу и у него нет трудовой книжки.
- Трудовая книжка потеряна, украдена или повреждена.
- Работник хочет перейти от бумажной формы к электронной (или наоборот).
- Необходимо исправить ошибки в уже имеющихся записях.
Как правильно оформить заявление
Содержание заявления
В заявлении работник указывает:
- ФИО полностью.
- Должность и подразделение.
- Паспортные данные (серия и номер, дата выдачи).
- Причину обращения (утрата, повреждение, первый раз и т.д.).
- Сведения о предыдущей трудовой книжке (номер, серия, дата выдачи), если они известны.
- Подпись и дата.
Формы и шаблоны
Существует несколько официальных форм, которые могут использоваться в зависимости от ситуации:
- Образец заявления о выдаче трудовой книжки (2025‑2026 гг.) – скачать.
- Заявление о переходе на электронную трудовую книжку – скачать.
- Бланк заявления в 1С для автоматизации процесса.
Все формы доступны в Word и PDF и могут быть адаптированы под конкретные требования организации.
Пошаговая инструкция по заполнению
- Скачайте актуальный образец (например, образец 2026 года).
- Внесите свои данные в соответствующие графы.
- Укажите причину обращения (утрата, повреждение и т.п.).
- При наличии старой книжки укажите её номер и дату выдачи.
- Подпишите заявление и укажите дату составления.
- Подайте документ руководителю или в отдел кадров.
- Ожидайте подтверждения и выдачи новой книжки (обычно в течение 30 дней).
Особенности оформления для разных случаев
При утере или повреждении
В заявлении необходимо указать, что книжка утрачена (или повреждена) и приложить, если возможно, акт о повреждении или полицейское заявление в случае кражи.
При первом оформлении
Если у сотрудника нет ни одной трудовой книжки, в заявлении указывается, что он поступает на работу впервые. В этом случае работодатель обязан оформить новую книжку в установленном порядке.
При переходе на электронную форму
Для перехода на электронную трудовую книжку требуется отдельное заявление, в котором сотрудник выражает желание использовать электронный вариант. После подачи заявления работодатель оформляет переход в соответствии с ст. 2 Закона № 439‑ФЗ.
Примеры заполнения
Пример 1. Заявление о выдаче новой книжки (утрата)
В __________ (место нахождения организации) От: Иванов Иван Иванович № паспорта: 1234 567890 Кем выдан: ОУФМС России по г. Москве Заявление В связи с тем, что моя трудовая книжка серии № 123, выданной __________ (дата) утрачена, прошу оформить мне новую трудовую книжку. Подпись: ______________________
Пример 2. Заявление о переходе на электронную форму
В __________ (название организации) От: Петрова Мария Сергеевна № паспорта: 9876 543210 Кем выдан: ОУФМС России по г. Санкт‑Петербургу Заявление Прошу перевести мою трудовую деятельность в электронный формат и выдать мне электронную трудовую книжку. Подпись: ______________________
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли подать заявление электронно? – Да, в большинстве организаций допускается подача заявления через корпоративный портал или по электронной почте, при этом необходимо приложить скан подписи.
- Сколько времени занимает выдача новой книжки? – По закону работодатель обязан выдать её в течение 30 календарных дней с даты получения заявления.
- Можно ли оформить заявление в свободной форме? – Форма должна содержать обязательные реквизиты (ФИО, причину, подпись). Однако лучше использовать официальные образцы, чтобы избежать возвратов.
- Что делать, если работодатель отказывается оформить книжку? – В этом случае можно написать официальное обращение в трудовую инспекцию или в суд.
Заявление на заведение (или выдачу) трудовой книжки – простой, но важный документ, который позволяет сохранить трудовую историю сотрудника и обеспечить соответствие требованиям законодательства. Правильное заполнение и своевременная подача заявления позволяют избежать задержек и юридических проблем.
Для удобства вы можете скачать готовые формы в форматах Word и PDF по ссылкам, указанным в статье, и адаптировать их под конкретные условия вашей организации.