Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В случае её утраты, повреждения или отсутствия у newly‑принятого сотрудника работодатель обязан оформить новую книжку на основании письменного заявления работника. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления, содержание заявления и практические рекомендации.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 65 – в случае отсутствия трудовой книжки у работника (по причине утраты, повреждения или иной) работодатель обязан оформить новую книжку по письменному заявлению сотрудника.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек» – регламентирует форму, порядок заполнения и хранения трудовых книжек.
• ФЗ № 432-ФЗ от «О трудовых книжках» – вводит возможность ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) и определяет порядок перехода с бумажного на электронный вид.

Важно помнить, что заявление о заведении новой трудовой книжки является внутренним документом организации, но его форма и содержание должны соответствовать требованиям ТК РФ и указанным нормативным актам.

Когда необходимо подавать заявление?

Заявление подаётся в следующих ситуациях:

1. Утрата трудовой книжки (потеря, кража, стихийное бедствие и т.п.).
2. Повреждение документа, делающее его непригодным для использования (например, залив водой, огонь, механические повреждения).
3. Отсутствие трудовой книжки у newly‑принятого работника (например, впервые устраивается на работу, либо книжка не была выдана предыдущим работодателем).
4. Переход на электронную трудовую книжку – сотрудник может подать заявление о выдаче бумажного бланка для последующего сканирования и внесения в ЭТК.

В каждом из этих случаев работник должен оформить письменное заявление, указав причину отсутствия трудовой книжки и попросив работодателя завести новую.

Содержание заявления

Заявление о заведении новой трудовой книжки составляется в свободной форме, но должно включать следующие обязательные реквизиты:

• Шапка документа – наименование организации, её адрес, ИНН/КПП (по желанию).
• Дата и место составления.
• ФИО сотрудника полностью, как в паспорте.
• Должность и структурное подразделение (если уже трудоустроен).
• Причина отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение, отсутствие при приёме и т.д.).
• Просьба – оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) в соответствии со ст. 65 ТК РФ.
• Подпись сотрудника и расшифровка.
• Приложения (при необходимости): копия паспорта, справка о утрате (например, из полиции), заявление о выдаче копии трудовой книжки и т.п.

Примерный шаблон представлен ниже.

Образец заявления (бумажный вариант)

ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 5

Место составления: г. Москва

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 45 06 № 123456, выдан ОВД г. Москвы ,
работаю в должности менеджера по продажам отдела продаж ООО «Ромашка» с .

В связи с утратой трудовой книжки (потеря документа при переезде , подтверждено справкой из ОВД № 123/2026 от ) прошу оформить новую трудовую книжку в бумажном виде в соответствии со статьёй 65 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпись: _____________________ /Иванов И.И./
Расшифровка подписи: Иванов Иван Иванович

При оформлении заявления в электронном виде (например, в системе 1С:ЗУП или через портал госуслуг) структура остаётся той же, но документ подписывается электронной подписью или подтверждается через личный кабинет сотрудника.

Порядок действий работодателя после получения заявления

1. Регистрация заявления – в журнале incoming documents или в электронной системе документооборота.
2. Проверка оснований – убедиться, что причина отсутствия трудовой книжки подтверждена (справка о утрате, акт о повреждении и т.д.).
3. Оформление новой трудовой книжки:
   • Заполнить ьный лист (ФИО, дата рождения, профессия, образование).
   • Внести сведения о предыдущей работе (если они известны из справок, выписок из ПФР или предыдущих трудовых книжек).
   • Поставить печать организации и подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель).
4. Выдача документа сотруднику – под роспись в журнале выдачи трудовых книжек.
5. Хранение копии – одна копия остаётся в личном деле сотрудника, другая – в отделе кадров на срок не менее 50 лет после прекращения трудовой деятельности (ст. 66 ТК РФ).
6. Внесение данных в электронную трудовую книжку (при необходимости) – если работник выбрал ведение ЭТК, сведения из новой бумажной книжки переносятся в личный кабинет на портале «Работа в России».

Особенности оформления электронной трудовой книжки

С года трудовые книжки могут вестись в электронном виде. Если сотрудник желает перейти на ЭТК, он подаёт заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ). В этом случае:

• Заявление подаётся в письменной форме или через личный кабинет на портале госуслуг.
• Работодатель формирует электронную трудовую книжку в системе, аккредитованной Минтруда (например, 1С:ЗУП, «Контур;ЭТК» и др.).
• После подтверждения сотрудником данных в ЭТК, бумажный бланк может быть выдан только для архивного хранения или по запросу сотрудника.

Важно: при переходе на электронный вид бумажная трудовая книжка считается недействительной для подтверждения трудового стажа, однако её хранение обязательно в течение установленного срока.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить новую трудовую книжку без заявления сотрудника?

Нет. Согласно ст. 65 ТК РФ оформление новой книжки возможно только на основании письменного заявления работника.

Нужно ли заверять заявление у нотариуса?

Нет. Заявление является внутренним документом организации и не требует нотариального заверения.

Сколько времени занимает процесс оформления новой книжки?

Обычно от 1 до 3 рабочих дней после получения всех необходимых справок и подтверждений.

Что делать, если сотрудник отказывается подавать заявление?

Работодатель не может выдать трудовую книжку без заявления; В этом случае трудовая деятельность не может быть оформлена, и сотрудник не может быть принят на работу до предоставления требуемого документа.

Можно ли использовать бланк из интернета?

Да, при условии, что бланк соответствует утверждённой форме (Приложение № 2 к Постановлению Правительства РФ № 225). Рекомендуется скачивать бланк с официальных сайтов (например, Минтруда, госуслуг).

Заявление о заведении новой трудовой книжки – обязательный элемент кадрового оформления при утрате, повреждении или отсутствии трудовой книжки у сотрудника. Правильное составление заявления, соблюдение требований ТК РФ и своевременное взаимодействие с отделом кадров позволяют избежать правовых рисков и обеспечить корректный учёт трудовой деятельности.

Для удобства рекомендуется иметь в организации шаблон заявления (в формате Word или PDF) и инструкцию для сотрудников по его заполнению. Это ускорит процесс оформления новой книжки и повысит прозрачность кадрового документооборота.

Статья актуальна на май 2026 года. При изменениях в законодательстве рекомендуется уточнять информацию в официальных источниках (ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 225, портал госуслуг).