Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В России с 1 января 2021 года все новые сотрудники обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК), однако бумажная трудовая книжка остаётся обязательной в ряде случаев, например, при смене работодателя, в случае утраты или повреждения оригинала, а также для иностранных граждан, не имеющих российской трудовой книжки.

Вопрос о том, как правильно оформить заявление о заведении трудовой книжки, часто возникает у новых сотрудников, а также у тех, кто потерял или не получил свой документ при приёме на работу. Ниже приведены подробные инструкции, юридические основания, образцы заявлений и ответы на самые распространённые вопросы.

Что такое трудовая книжка?

• Официальный бумажный документ, содержащий сведения о месте и сроке трудовой деятельности.
• Ведётся работодателем в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 65, 66).
• Содержит данные: ФИО, дата рождения, СНИЛС, место работы, должность, даты начала и окончания работы, а также сведения о стаже.

Зачем нужна трудовая книжка?

1. Подтверждение трудового стажа при переходе на другую работу.
2. Документ, необходимый для оформления пенсионного возраста и начисления пенсии.
3. Обязательный документ при увольнении и расчёте выходного пособия.
4. Средство доказательства трудовой деятельности в случае споров с работодателем.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2021 года все новые сотрудники обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде. По состоянию на 1 января 2026 года переходный период завершён, и теперь электронная трудовая книжка является единственным официальным способом ведения трудового стажа. Тем не менее, в ряде ситуаций (например, при смене работодателя) бумажная копия может потребоваться.

Когда нужно подавать заявление о заведении трудовой книжки?

• При приёме на работу, если у сотрудника нет трудовой книжки.
• Если трудовая книжка была утрачена, повреждена или уничтожена.
• При переходе на электронную трудовую книжку (заявление о переходе).
• При необходимости получить копию трудовой книжки для подтверждения стажа.

Правовые основания

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ работодатели обязаны вести трудовые книжки. Статья 66.1 устанавливает, что работник обязан предоставить письменное заявление о заведении трудовой книжки. Письмо Минтруда от 31 июля 2023 года N 14‑6/ООГ‑5052 уточняет порядок оформления заявлений при приёме на работу.

Как оформить заявление?

Шаг 1. Подготовка документов

Для подачи заявления вам понадобится:

• Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность).
• СНИЛС.
• Справка о предыдущем месте работы (если применимо).
• Шаблон заявления (можно скачать из 1С:ЗП или использовать образец ниже).

Шаг 2. Составление заявления

Заявление должно быть оформлено в виде официального письма, адресованного руководству организации. В тексте указываются:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС.
• Должность, место работы.
• Причина отсутствия трудовой книжки (если применимо).
• Пожелание завести новую трудовую книжку или перейти на электронную.
• Подпись и дата.

Шаг 3. Подача заявления

1. Подача в отдел кадров лично или через электронную почту.
2. Если заявление подаётся в бумажном виде, приёмный офицер оформляет его в журнале документов.
3. Если заявление подаётся в 1С:ЗП, сотрудник выбирает документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Шаг 4. Получение трудовой книжки

• При наличии бумажной трудовой книжки работодатель выдает её сотруднику.
• При переходе на электронную трудовую книжку работодатель регистрирует сотрудника в системе ЭТК.
• Сотрудник получает доступ к электронному документу через портал «Мой персональный кабинет».

Образец заявления

Ниже приведён стандартный образец заявления о заведении трудовой книжки. Замените «…» на свои данные.

Заявление

Я, ФИО, дата рождения dd.mm.yyyy, СНИЛС XXX-XXX-XXX-XX, прошу завести трудовую книжку в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ.

Причина отсутствия трудовой книжки: … (утрата, повреждение, отсутствие при приёме).

Подпись: ___________________

Образец заявления в 1С:ЗП

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред.3 можно сформировать заявление следующим образом:

1. Откройте раздел «Кадры».
2. Выберите журнал документов «Электронные трудовые книжки».
3. Нажмите «Создать» и выберите «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
4. Заполните поля: ФИО, СНИЛС, дата рождения, причина отсутствия книги.
5. Сохраните и отправьте в отдел кадров.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Я, ФИО, прошу перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде в соответствии с Письмом Минтруда от N 14‑6/ООГ‑5052.

Подпись: ___________________

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли подать заявление онлайн? – Да, через портал «Мой персональный кабинет» или в 1С:ЗП.
• Сколько времени занимает выдача трудовой книжки? – Обычно 5–10 рабочих дней после подачи заявления.
• Что делать, если книга потерялась? – Подавайте письменное заявление с указанием причины и получите новую книгу.
• Можно ли получить копию трудовой книжки? – Да, заявление «О выдаче копии трудовой книжки» оформляется в отделе кадров.
• Как узнать, что моя электронная трудовая книжка активна? – В личном кабинете «Мой персональный кабинет» отображается статус «ЭТК активна».

Заявление о заведении трудовой книжки – это первый шаг к официальному признанию вашего трудового стажа. Соблюдение формальных требований, правильное заполнение заявления и своевременная подача документов помогут избежать задержек и проблем с работодателем. Важно помнить, что с 2026 года переходный период завершён, и теперь электронная трудовая книжка является единственным официальным способом ведения трудового стажа. Тем не менее, бумажная копия остаётся актуальной в ряде ситуаций, поэтому не забывайте оформлять заявление о заведении или переходе в соответствии с законодательством.

Удачи в оформлении документов и успешной карьеры!