В процессе работы сотрудника часто возникает необходимость оформить заявление об использовании трудовой книжки. Это документ, который регламентирует порядок получения, замены или выдачи оригинала трудовой книжки, а также фиксирует переход на электронный вариант. Ниже представлена подробная инструкция, примеры формулировок и ссылки на актуальные образцы.
Когда требуется заявление
Заявление может потребоваться в следующих случаях:
- Получение новой трудовой книжки (повреждена, утеряна, украдена).
- Переход на электронную трудовую книжку.
- Отказ от бумажного варианта и переход только на электронный.
- Получение копии или выписки из трудовой книжки.
- Отправка оригинала по почте.
Основания для обращения
В заявлении необходимо указать конкретную причину:
- Повреждение или износ бумажной книжки.
- Утеря оригинала.
- Требование оформить дубликат.
- Перевод на электронный формат.
- Получение копии для подачи в другую организацию.
Структура заявления
Хотя типовых форм нет, типичная структура заявления выглядит так:
Шапка документа
Кому: Наименование организации, отделу кадров.
От: ФИО сотрудника, должность, подразделение.
Тело заявления
В тексте указываются:
- Суть запроса (например, «прошу оформить новую трудовую книжку»).
- Причины (повреждение, утеря и т.д.).
- Дополнительные сведения (номер трудовой книжки, дата её выдачи).
Подпись и дата
В конце ставятся подпись работника и дата подачи заявления.
Примеры формулировок
Ниже – несколько типовых вариантов, которые можно адаптировать под конкретные условия.
Заявление на выдачу новой бумажной трудовой книжки
Заявление Организации «__________» от __________ 2026 г. От _______________________ (ФИО, должность) Заявление о выдаче новой трудовой книжки В связи с тем, что моя прежняя трудовая книжка № ______ повреждена и стала непригодной к использованию, прошу оформить мне новую трудовую книжку. Приложение: копия паспорта.
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Заявление Организации «__________» от __________ 2026 г. От _______________________ (ФИО, должность) Заявление о переходе на электронную форму трудовой книжки Настоящим сообщаю, что прошу перевести мой трудовой статус в электронный вид, оставив бумажную форму в архиве. С уважением, _____________________
Заявление о получении копии трудовой книжки
Заявление Организации «__________» от __________ 2026 г. От _______________________ (ФИО, должность) Заявление о выдаче копии трудовой книжки В целях предоставления копии в __________ (указать организацию/инстанцию) прошу выдать мне копию моей трудовой книжки. С уважением, _____________________
Как оформить заявление в электронном виде
Согласно информации из nalog-nalog.ru, для электронных форм необходимо использовать шаблон СТД-Р. При оформлении в электронном виде следует:
- Выбрать тип заявления «Заявление на оформление электронной трудовой книжки».
- Заполнить поля: ФИО, подразделение, дата, основание.
- Прикрепить скан копии паспорта.
- Отправить заявление через корпоративную систему (например, Контур.Экстерн).
Практические рекомендации
- Проверьте актуальность формы. Последние изменения в форме заявления были внесены (Редакция 1).
- Сохраняйте копию заявления. Это важно для последующего подтверждения факта подачи.
- Указывайте номер предыдущей книжки. Это ускорит обработку запроса.
- Следите за сроками выдачи. По нормативам, оригинал должен быть выдан в течение 10 рабочих дней.
- При переходе на электронный вариант укажите, что вы согласны оставить бумажный экземпляр в архиве организации.
Где скачать готовые образцы
Для удобства работодателей и сотрудников доступны следующие ресурсы:
- Моё дело – бесплатные формы заявлений в Word и PDF (редакции от , ).
- КонсультантПлюс – официальные образцы заявлений, включая Приложение N 1. Форма трудовой книжки (срок действия до ).
- nalog-nalog.ru – образцы заявлений для электронных трудовых книжек.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли сразу перейти на электронную форму без подачи заявления? Нет, переход возможен только после получения письменного заявления от сотрудника.
- Что делать, если заявление потеряно? Сотрудник может подать повторное заявление, указав «повторный запрос».
- Нужно ли приложить копию паспорта? Обычно да, копию паспорта прикладывают к заявлению как подтверждающий документ.
- Можно ли оформить заявление в свободной форме? Да, но в тексте должны быть указаны все обязательные реквизиты (кто, кому, что просит, почему).
Заявление об использовании трудовой книжки – важный документ, позволяющий корректно оформить все вопросы, связанные с трудовым статусом сотрудника. Правильное оформление, ясность формулировок и своевременная подача позволяют избежать задержек и конфликтов. Используйте приведённые примеры и рекомендации, а также проверяйте актуальные формы на официальных ресурсах.
Для быстрого доступа к готовым шаблонам рекомендуем посетить:
- Моё дело
- КонсультантПлюс
- nalog-nalog.ru
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь в отдел кадров или к юристу компании.