С 1 января 2022 г. в России введён обязательный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако законодательство оставляет работнику право выбрать форму ведения трудовой книжки – бумажную или электронную. Для оформления отказа от ЭТК необходимо подать письменное заявление. В статье рассмотрены:
- правовые основания отказа;
- когда и как должно быть подано заявление;
- какие записи вносятся в бумажную трудовую книжку;
- пошаговый алгоритм действий работодателя;
- полный образец заявления (в свободной форме и в виде готового шаблона).
Правовые основы отказа от электронных трудовых книжек
Основные нормативные документы, регулирующие данный вопрос:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66.1, пункт 2, где указано, что работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки.
- Федеральный закон № 439‑ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», часть 2 статьи 2 – определяет порядок предоставления сведений о трудовой деятельности.
- Письмо Минтруда России от № 14‑2/В‑267 (разъяснение порядка отказа от бумажной трудовой книжки и перехода на электронную).
- Письмо Минтруда России от № 14‑2‑В‑150 (уточнение требований к записи в книге учёта движения трудовых книжек).
Согласно этим актам, работник может в любой момент подать заявление об отказе от ведения ЭТК и потребовать вести трудовую книжку в бумажной форме.
Когда необходимо подавать заявление
- При приёме на работу, если работник сразу отказывается от ЭТК.
- В любой момент после начала трудовых отношений (например, после утери бумажной книжки, изменения личных предпочтений и т.п.).
- При увольнении – даже если ранее был подан отказ, запись о переходе на электронную форму обязана быть внесена в бумажную книжку в графе 13 (см. ниже).
Что должно содержать заявление
Заявление может быть написано от руки или в электронном виде, но должно соответствовать следующим требованиям:
- Шапка документа – название «Заявление»;
- Полные ФИО работника, дата рождения, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
- Трудовой договор (номер, дата заключения) – для идентификации;
- Текст заявления с чётким указанием желания отказаться от электронного учёта и вести трудовую книжку в бумажной форме;
- Дата подачи заявления;
- Подпись работника.
Образец заявления об отказе от электронных трудовых книжек
Свободная форма (можно написать от руки)
Заявление Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения г., паспорт: серия 45 12 № 345678, выдан «10» марта 2015 г. ОВД «Центральный» г. Москвы, трудовой договор № 12/2023 от г., прошу отказать мне в переходе на электронную трудовую книжку и вести мою трудовую книжку в бумажной форме в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ. Подпись: ______________________
Готовый шаблон (для копирования в текстовый редактор)
Заявление Я, _____________________________________________, (ФИО полностью) дата рождения: _________________________________, паспорт: серия ______ номер ________, выдан ________________________, трудовой договор № ___________ от ___________ г., прошу отказать мне в переходе на электронную трудовую книжку и вести мою трудовую книжку в бумажной форме в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Подпись: ______________________
Как оформить отказ в трудовой книжке (бумажной)
После получения заявления работодатель вносит запись в книгу учёта движения трудовых книжек (КУДТК) и в саму трудовую книжку работника.
Запись в КУДТК (графа 13)
Пример записи:
Выдана на основании письменного заявления Иванова И. И. от г. об отказе от ведения электронной трудовой книжки.
Запись в трудовой книжке (страница «Приём на работу»)
После записи о приёме на работу вносим дополнительную строку:
Отказ от ведения электронного учёта. Трудовая книжка ведётся в бумажной форме. (Заявление от г.)
Пошаговый алгоритм действий работодателя
- Получить заявление от работника (вручную или в электронном виде).
- Сверить реквизиты (паспорт, трудовой договор) и убедиться, что работник действительно является сотрудником организации.
- Внести запись в книгу учёта движения трудовых книжек (графа 13) в соответствии с письмом Минтруда № 14‑2/В‑267.
- Внести запись в бумажную трудовую книжку работника (страница «Приём на работу»).
- Вернуть работнику его бумажную трудовую книжку под подпись (если она была изъята ранее).
- Подать в Пенсионный фонд РФ (ПФР) форму СЗВ‑ТД о переходе на электронную форму (в данном случае – указать, что переход не производится).
- Сохранить копию заявления и подтверждающие документы в личном деле работника (не менее 5 лет).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказаться от ЭТК после того, как уже начали вести её электронно?
Да. Работник в любой момент может подать заявление об отказе, и работодатель обязан оформить отказ, как описано выше.
Что делать, если работник утерял бумажную трудовую книжку и хочет перейти на электронную?
Сначала работник подаёт заявление об отказе от бумажной книжки (если она ещё есть) и получает её обратно под подпись. Затем подаёт новое заявление о переходе на электронную форму и оформляется запись в КУДТК о выдаче ЭТК.
Нужно ли уведомлять всех сотрудников о возможности выбора формы трудовой книжки?
Да. По разъяснению Трудинспектора, работодатель обязан индивидуально уведомить каждого сотрудника (под роспись) о праве выбора до 31 октября текущего года. Сотрудник должен дать письменный ответ до 31 декабря включительно.
Как оформить отказ, если работник уже находится в отпуске?
Заявление может быть подано в любой момент, в т.ч. в отпуске. Работодатель вносит записи в КУДТК и в трудовую книжку после возвращения работника или по почте (при условии подтверждения подписи).
Отказ от электронных трудовых книжек – это законное право работника, закреплённое в Трудовом кодексе РФ и подтверждённое разъяснительными письмами Минтруда. Правильное оформление заявления и последующая запись в документацию позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность трудовых отношений.
Если у вас возникли сомнения в правильности оформления, рекомендуется проконсультироваться с юристом или специалистом по кадровому учёту.
Дата актуализации статьи: