Цель статьи – дать работникам и работодателям исчерпывающие рекомендации по подготовке, оформлению и отправке трудовой книжки (бумажной или электронной) в соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ.
Что такое заявление об отправке трудовой книжки?
Заявление об отправке трудовой книжки – это официальное письменное обращение работника (или его законного представителя) к работодателю с просьбой передать трудовую книжку в другое учреждение, в отдел кадров новой организации, в Пенсионный фонд, в Службу занятости или в любой иной уполномоченный орган.
Обычно такое заявление требуется в следующих случаях:
- Перевод сотрудника в другую организацию;
- Увольнение и передача книжки в Пенсионный фонд (для оформления пенсии);
- Перемещение в филиал/дочернее предприятие;
- Отправка в электронный реестр (ЭТК) при переходе на электронный формат.
Правовая база
Оформление и передача трудовой книжки регулируются следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66, 66.1, 67.
- Постановление Правительства РФ от 30 янв. 2020 г. № 44 «Об электронных трудовых книжках».
- Приказ Минтруда России от 01 февр. 2022 № 1н, утв. порядок ведения и передачи электронных трудовых книжек.
- Федеральный закон № 122‑ФЗ «О персональных данных» (защита данных в электронных реестрах).
Когда требуется заявление?
Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в следующих ситуациях:
- При приёме на работу (первый раз в жизни);
- При переводе в другую организацию, если трудовая книжка остаётся в бумажном виде;
- При увольнении – работнику выдаётся книжка, а если она в электронном виде – передаётся в СФР.
Если работник желает, чтобы книжка была отправлена в другое место (например, в отдел кадров новой компании), он обязан оформить заявление.
Как правильно оформить заявление?
Для того чтобы заявление было принято без замечаний, необходимо соблюдать следующую структуру:
Шапка заявления
- Наименование организации‑работодателя (полное официальное название).
- Адрес организации.
- Дата составления заявления.
Обращение
Формальное обращение к руководителю отдела кадров или к директору:
«Директору (начальнику отдела кадров) ООО «Компания»»
Текст заявления
В тексте необходимо указать:
- ФИО работника (полностью, как в трудовой книжке).
- Трудовой номер (если имеется) и СНИЛС.
- Точную формулировку просьбы: «прошу отправить мою трудовую книжку по адресу …».
- Указать получателя (название организации, ФИО ответственного лица, адрес).
- Указать способ отправки (почтовый перевод, курьерская доставка, электронный перевод в СФР).
- Контактные данные заявителя (телефон, e‑mail).
- Подпись и фамилия, имя, отчество.
Приложения (при необходимости)
- Копия паспорта (для подтверждения личности).
- Копия СНИЛС.
- Доверенность, если заявление подаёт представитель.
Образец заявления об отправке трудовой книжки
ООО «Пример»
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: hr@primer.ru
Заявление
«30» мая 2026 г.
Директору ООО «Пример»
Иванову Ивану Ивановичу
Я, Петрова Мария Сергеевна,
дата рождения 12 апреля 1990 г.,
СНИЛС 123‑456‑789 00,
трудовой номер 0012345,
прошу отправить мою трудовую книжку (бумажную) в отдел кадров ООО «Новый Партнер»,
адрес: 654321, г. Санкт‑Петербург, пр. Невский, д. 20, офис 5.
Способ отправки: курьерская доставка (с отслеживанием).
Контактный телефон: +7 (921) -55‑66‑77.
Приложения:
Копия паспорта;
Копия СНИЛС.
_____________________
(подпись) Петрова М.С.
Как отправить трудовую книжку?
Почтовый способ
- Упаковать книжку в конверт «защищенный», добавить копию заявления.
- Отправить заказным письмом с уведомлением о вручении.
- Сохранить трек‑номер и копию квитанции.
Курьерская доставка
- Выбрать проверенную службу (DPD, СДЭК, Почта России).
- Указать в заявлении «курьерская доставка с отслеживанием».
- Получить подтверждение о получении от получателя (подписанный акт приема‑передачи).
Электронный способ (ЭТК)
Если у работника оформлена электронная трудовая книжка, то физически отправлять документ не требуется. Достаточно:
- Подать в СФР форму ЕФС‑1 (сведения о трудовой деятельности).
- Уведомить нового работодателя о наличии ЭТК (можно приложить скриншот из личного кабинета СФР).
- Получить подтверждение от нового работодателя о получении данных.
Электронный вариант ускоряет процесс и исключает риск утраты бумажного носителя.
Особенности электронных трудовых книжек
- Хранятся в базе Социального фонда России (СФР) и доступны через личный кабинет «Госуслуги».
- Содержат те же сведения, что и бумажный документ: ФИО, дата рождения, СНИЛС, сведения о местах работы, должностях, периодах.
- Работник может самостоятельно запросить выписку или передать данные новому работодателю через форму ЕФС‑1.
- При желании работник может запросить печатную копию (по требованию работодателя).
Ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие подписи – без подписи заявление считается недействительным.
- Неполные контактные данные – усложняет связь с работником.
- Неправильный адрес получателя – может привести к потере книжки.
- Отсутствие приложений (копия паспорта, СНИЛС) – в некоторых случаях требуется подтверждение личности.
- Отправка без уведомления о получении – в случае спора будет сложно доказать факт передачи.
Заявление об отправке трудовой книжки – простой, но важный документ, который гарантирует законность передачи сведений о трудовой истории работника. При правильном оформлении и выборе подходящего способа доставки (почта, курьер, электронный перевод) процесс проходит быстро и без лишних рисков.
Помните, что с 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка, что позволяет упростить многие процедуры. Тем не менее, в случае бумажного формата соблюдение формальностей остаётся обязательным.
Дата актуализации статьи: 22 мая 2026 г.