Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако ситуации, при которых кандидат на должность не может её предоставить, встречаются довольно часто. Как правильно сообщить работодателю об отсутствии трудовой книжки и как грамотно составить соответствующее заявление? В этой статье мы подробно разберем все юридические нюансы, приведем образцы и расскажем о действиях работодателя.

Основные причины отсутствия трудовой книжки

Прежде чем писать заявление, важно понимать, по какой причине документ отсутствует. От этого зависит формулировка в тексте. Чаще всего встречаются следующие ситуации:

• Утрата или повреждение: книжка потеряна самим работником или пришла в негодность (порвана, залита водой и т.д.).
• Первое трудоустройство: человек ранее нигде не работал по трудовому договору, и документа у него изначально нет.
• Переход на электронный формат (ЭТК): у работника нет бумажной трудовой книжки, так как он перешел на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности.
• Удержание предыдущим работодателем: бывает, что бывший работодатель незаконно удерживает документ (хотя по закону он обязан выдать его в день увольнения).

Что говорит закон: обязанности работодателя

Согласно части пятой статьи 65 Трудового кодекса РФ, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с её утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.

Для этого от работника требуеться лишь одно — письменное заявление с указанием причины отсутствия документа. Без этого заявления кадровик не имеет права завести новый бланк.

Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка?

С 2021 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки (ЭТК). Если кандидат сообщает, что у него нет бумажного бланка, работодателю необходимо проверить статус ЭТК.

Как это сделать:

1. Попросить работника предоставить выписку из электронной трудовой книжки (ее можно получить через портал Госуслуг или в МФЦ/СФР).
2. Если отметки о переходе на ЭТК нет, а бумажной книжки тоже нет, необходимо попросить работника представить бумажную трудовую книжку.
3. Если бумажная книжка утеряна, работник пишет заявление об оформлении новой.

Как написать заявление об отсутствии трудовой книжки

Закон не устанавливает строгой унифицированной формы для такого заявления. Оно составляется в свободной форме, но должно содержать ряд обязательных элементов.

Структура заявления

• Шапка: Должность руководителя, название организации, ФИО руководителя, ФИО заявителя.
• Название документа: «Заявление об оформлении новой трудовой книжки» или «Заявление об отсутствии трудовой книжки».
• Вводная фраза: Краткое объяснение причины написания заявления.
• Основная часть: Просьба оформить новую трудовую книжку с обязательным указанием причины отсутствия старой.
• Дата и подпись работника.

Образцы заявлений для разных ситуаций

Образец 1: При первичном трудоустройстве (книжки никогда не было)

Директору ООО «Альфа»
Иванову И.И;
От Петрова П.П.

Заявление

Сообщаю, что я, Петров Петр Петрович, нигде ранее не работал и не работаю по трудовому договору, трудовая книжка у меня отсутствует.

На основании ч. 5 ст. 65 ТК РФ прошу оформить мне новую трудовую книжку.

__________ / Петров П.П.

Образец 2: При утере или повреждении книжки

Директору ООО «Бета»
Сидорову С.С.
От Смирнова А.А.

Заявление

В связи с утратой моей трудовой книжки (повреждением трудовой книжки — нужное оставить), подтверждающей мой трудовой стаж, на основании ч. 5 ст. 65 ТК РФ прошу оформить мне новую трудовую книжку.

__________ / Смирнов А.А;

Образец 3: При переходе на электронную трудовую книжку

Директору ООО «Гамма»
Кузнецову К.К.
От Васильева В.В.

Заявление

Сообщаю, что бумажная трудовая книжка мною не ведется, так как в 2020 году я подал заявление о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Бумажный бланк трудовой книжки мною сдан на хранение предыдущему работодателю.

Прошу не запрашивать у меня бумажную трудовую книжку при трудоустройстве.

__________ / Васильев В.В.

Действия работодателя: акт и оформление

Если работник не предоставил трудовую книжку, а заявление написал, работодатель обязан начать процедуру оформления нового документа. Но что делать, если работник просто не принес документ и отказывается писать заявление?

Акт о непредставлении трудовой книжки

В случае если кандидат на должность не предоставил трудовую книжку при трудоустройстве и не написал заявление на оформление новой, кадровая служба обязана зафиксировать этот факт документально. Для этого составляется Акт о том, что работник не представил трудовую книжку при трудоустройстве.

В акте указываются:

• Дата и место составления.
• ФИО и должность лица, составляющего акт (обычно это специалист отдела кадров).
• ФИО работника, не предоставившего документ.
• Факт непредоставления и причины (если работник их озвучил).
• Подписи составителя акта и свидетелей (не менее 2-3 человек).

Этот акт защищает работодателя от возможных штрафов за нарушение трудового законодательства и служит основанием для оформления нового бланка трудовой книжки.

Важные нюансы и частые ошибки

1. Не путайте с объяснительной об отсутствии на работе: Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте (опоздание, прогул) — это совершенно другой документ, касающийся нарушения трудовой дисциплины, а не документов при приеме на работу.
2. Указывайте причину: Главное правило при написании заявления — обязательно укажите причину отсутствия (утрата, первое место работы, повреждение). Без этой фразы работодатель не сможет законно оформить новый бланк.
3. Дубликат или новая: Если вы потеряли трудовую книжку, работодатель оформит вам новую трудовую книжку, а не дубликат. Дубликат оформляется только в случае, если книжка была утеряна работодателем (например, при пожарах или халатности кадровика).
4. Бланк: Работодатель не имеет права заставить вас купить бланк трудовой книжки самостоятельно. Бланки приобретаються работодателем, а вы можете возместить их стоимость по заявлению (или стоимость удержат из зарплаты).

Отсутствие трудовой книжки при приеме на работу — это не приговор и не повод для отказа в трудоустройстве. Главное правило — быть честным с работодателем и правильно оформить все документы. Написание заявления об отсутствии трудовой книжки займет у вас всего пару минут, но избавит и вас, и вашего будущего работодателя от ненужных юридических рисков.