В современных условиях трудоустройства отсутствие бумажной трудовой книжки не является препятствием для заключения трудового договора. Однако работник, у которого нет этого документа, обязан оформить заявление об отсутствии трудовой книжки, чтобы работодатель мог выполнить свои законные обязанности по оформлению новой книжки или ведению электронной трудовой книжки.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65) – устанавливает порядок ведения трудовых книжек и выдачу дубликатов.
- Федеральный закон № 439-ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции от ) – допускает ведение электронной трудовой книжки с согласия работника.
- Письма и разъяснения ГАРАНТ.РУ, КонсультантПлюс, Правовед.ru подтверждают, что отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу, но требует оформления заявления и последующего выдачи дубликата или электронного варианта.
Когда необходимо подать заявление?
- При приёме на работу, если у кандидата нет бумажной трудовой книжки.
- При утрате, повреждении или уничтожении существующей трудовой книжки.
- Если работник ранее не имел трудовой книжки (например, впервые устраивается на работу).
- При переходе на электронную форму ведения трудовой книжки по соглашению сторон.
Как правильно оформить заявление?
Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже представлен типовой образец, который можно адаптировать под конкретную ситуацию.
Образец заявления об отсутствии трудовой книжки
Заявление Я, Фамилия Имя Отчество, проживающий(ая) по адресу: _____________________________, паспорт серия № ____________ выдан ____________, дата выдачи ____________, заявляю, что у меня отсутствует трудовая книжка по следующей причине: _____________________________ (утрата, повреждение, никогда не выдавалась и т.п.). Прошу: Оформить мне новую трудовую книжку (дубликат) в соответствии со ст. 65 ТК РФ; При моём согласии вести электронную трудовую книжку в соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ. Подпись: ___________________ /Ф.И;О./
Примечание: подпись должна быть расшифрована (ФИО) и, при необходимости, заверена печатью организации, если заявление подаётся через кадровую службу.
Что делает работодатель после получения заявления?
- Проверяет достоверность указанных причин отсутствия трудовой книжки.
- Оформляет новую трудовую книжку (дубликат) либо, с согласия работника, начинает вести электронную трудовую книжку.
- Изготавливает акт об отсутствии трудовой книжки (образец можно скачать бесплатно на сайтах Pro‑персонал, Моё дело и др.).
- Информирует работника о последствиях отсутствия надлежаще оформленной трудовой книжки (например, сложности при подтверждении стажа для пенсии).
- Вносит запись о выдаче дубликата в личную карточку сотрудника и в журнал учёта трудовых книжек.
Электронная трудовая книжка: плюсы и порядок оформления
Согласно Федеральному закону № 439‑ФЗ, работник может дать согласие на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Для этого необходимо:
- Получить письменное согласие работника (можно включить в заявление).
- Обеспечить доступ к личному кабинету на портале «Госуслуги» или в корпоративной системе кадрового учёта.
- Ежемесячно обновлять сведения о приёме, переводе, увольнении, наградах и т.д.
- При необходимости выдавать выписку из электронной трудовой книжки в бумажном виде.
Преимущества электронной формы:
- Исключает риск потери или повреждения документа.
- Упрощает подтверждение стажа при обращении в Пенсионный фонд.
- Сокращает время на оформление дубликата при утрате.
Последствия отсутствия трудовой книжки и неуведомления работодателя
Если работник не подаст заявление, а работодатель не оформит новую книжку, могут возникнуть следующие риски:
- Отказ в приёме на работу (хотя формально это незаконно, на практике некоторые работодатели требуют документ).
- Сложности при подтверждении трудового стажа для назначения пенсии, пособий и социальных выплат.
- Возможные штрафы для работодателя за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).
Практические рекомендации для работника и работодателя
Для работника
- Храните трудовую книжку в безопасном месте; при утрате немедленно обращайтесь к последнему работодателю за дубликатом (в течение 3 месяцев).
- Если дубликат получить невозможно, подготовьте заявление об отсутствии трудовой книжки и передайте его непосредственно руководителю или в кадровую службу.
- При согласии на электронную форму уточните, какие сведения будут вноситься и как вы сможете получить выписку.
Для работодателя
- Имейте готовый бланк заявления и акта об отсутствии трудовой книжки (можно скачать бесплатно с проверенных сайтов).
- Обеспечьте обучение кадровых специалистов порядку оформления дубликатов и ведения электронных трудовых книжек.
- Фиксируйте все действия в локальных нормативных актах (Положение о ведении трудовых книжек).
- При отказе работника от электронной формы обязательно оформите бумажную дубликат.
Заявление работника об отсутствии трудовой книжки – это простой, но обязательный документ, который позволяет соблюсти требования трудового законодательства и защитить права обеих сторон. Правильное оформление заявления, своевременное выдача дубликата или переход на электронную форму ведения трудовой книжки обеспечивают легальность трудовых отношений, упрощают подтверждение стажа и снижают риски административных штрафов. Следуя представленным рекомендациям и используя приведённые образцы, работник и работодатель смогут быстро и без лишних сложностей решить вопрос отсутствия трудовой книжки.