В современной системе кадрового делопроизводства России переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал стандартом․ Однако ситуации, когда у работника нет бумажной трудовой книжки, встречаются регулярно․ Это может быть первый выход человека на рынок труда или потеря документа․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить заявление на отсутствие трудовой книжки, какие юридические нюансы существуют на текущий момент (май 2026 года) и почему этот документ критически важен для работодателя․
Почему необходимо заявление?
Согласно действующему законодательству РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего более 5 дней, если это его первое место работы․ Однако с массовым внедрением ЭТК бумажный формат перестал быть единственным․
Заявление об отсутствии трудовой книжки необходимо в следующих случаях:
- Первое трудоустройство: Сотрудник никогда ранее не работал официально, и бумажная книжка ему не заводилась․
- Утрата документа: Трудовая книжка была потеряна (сотрудником или предыдущим работодателем), и восстановлению не подлежит или не восстанавливалась․
- Отказ от бумажного формата: Сотрудник ранее подал заявление о переходе на ЭТК и забрал бумажную книжку на руки, либо не предоставил её новому работодателю․
Без этого заявления работодатель не может законно оформить сотрудника как человека, не имеющего стажа в бумажном виде, что создает риски двойного ведения учета или ошибок при передаче данных в Социальный фонд России (СФР)․
Когда и кто пишет заявление?
Документ пишется собственноручно работником в момент приема на работу․ Если трудовая книжка не предоставляется при трудоустройстве, работодатель обязан зафиксировать причину этого факта․
Важно помнить: если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки и не предоставил её, но и не заявил об её отсутствии (например, при первом трудоустройстве), возникает правовая неопределенность․ Как отмечается в актуальных нормативных актах, одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки․ Следовательно, если бумажной книжки нет физически, это отсутствие должно быть задокументировано․
Образец заявления при первом трудоустройстве
Если сотрудник устраивается на работу впервые, он пишет заявление в свободной форме, но с обязательным указанием причины․ Ниже приведен рекомендуемый шаблон:
Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову И․И․
от Петрова П․С․
Заявление
Прошу принять меня на работу на должность менеджера․ Уведомляю, что трудовая книжка мне ранее не заводилась, так как это мое первое место работы․ В связи с этим прошу завести мне электронную трудовую книжку и не вести бумажный вариант данного документа․
Подпись: ___________ /Петров П․С․/
Образец заявления при утрате трудовой книжки
Ситуация сложнее, если книжка была, но потеряна․ В этом случае работник также пишет заявление, указывая на утрату:
Директору ЗАО «СтройМаш»
Сидорову А․К․
от Кузнецовой Е․В․
Заявление
Сообщаю, что моя бумажная трудовая книжка серии АБ № 1234567 была утеряна [указать дату или обстоятельства, если известны]․ Восстановлению она не подлежала (или: я не обращался за ее восстановлением)․ Прошу вести мою трудовую деятельность исключительно в электронном виде․ Обязуюсь предоставить бумажную трудовую книжку в случае ее нахождения или восстановления․
Подпись: ___________ /Кузнецова Е․В․/
Юридические последствия и важные нюансы
- Ответственность работника: Сотрудник несет ответственность за достоверность сведений․ Если он напишет, что книжки не было (первое место работы), а впоследствии выяснится, что она была и потеряна, это может повлечь проблемы с подтверждением стажа для пенсии․
- Действия работодателя: Получив такое заявление, работодатель:
- Не заводит новую бумажную трудовую книжку (если это первое место работы)․
- Подает форму СЗВ-ТД (или ее аналог в актуальной системе отчетности 2026 года) в СФР с отметкой о том, что работнику заводится электронная трудовая․
- Подшивает оригинал заявления в личное дело сотрудника․
- Отсутствие заявления: Если работник не предоставляет книжку и не пишет заявление о ее отсутствии/утрате, работодатель вправе приостановить оформление до выяснения обстоятельств, так как отсутствие документа без объяснения причин нарушает порядок ведения учета․
Заявление об отсутствии трудовой книжки — это не просто формальность, а важный юридический инструмент, защищающий интересы обеих сторон трудового договора․ Для работника это гарантия правильного формирования пенсионного стажа в электронном виде, а для работодателя — защита от штрафов со стороны трудовой инспекции за нарушение правил ведения документации․
В условиях 2026 года, когда цифровизация процессов достигла высокого уровня, своевременное и грамотное оформление таких документов позволяет избежать бюрократических ошибок и обеспечивает прозрачность трудового пути специалиста․