При трудоустройстве работодатель в обязательном порядке запрашивает у будущего сотрудника трудовую книжку. Однако что делать тем, кто устраивается на работу впервые? Или тем, кто перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК) и физический бланк отсутствует? В таких ситуациях от соискателя могут потребовать написать заявление о том, что он не имеет трудовой книжки и нигде ранее не работал.

В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях необходимо такое заявление, как его правильно составить, а также какие нюансы законодательства (в частности, переход на ЭТК) необходимо учитывать работодателю и работнику.

Кому и зачем нужно такое заявление?

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. При этом обязанности иметь бумажную трудовую книжку у тех, кто впервые устраивается на работу, нет — ее заводит сам работодатель.

Заявление об отсутствии трудовой книжки и трудового стажа может потребоваться в следующих случаях:

• Первичное трудоустройство: человек нигде ранее не работал по трудовому договору, следовательно, трудовой книжки у него никогда не было.
• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК): если сотрудник ранее работал, но подал заявление о переходе на ЭТК и сдал бумажный бланк работодателю, то у нового работодателя на руках этого документа не будет.
• Предоставление документов в госорганы или банки: иногда справки или документы требуют от второго родителя (например, для оформления пособий), который никогда нигде не работал и трудовой книжки не имеет.

Законодательные нюансы: бумажная и электронная трудовая

Очень важно понимать разницу между тем, кто никогда не работал, и тем, кто работал, но отказался от бумажной трудовой. С 2021 года в России действует переходный период на электронные трудовые книжки.

Если кандидат нигде не работал до

Если кандидат устраивается на работу и до не имел трудового стажа, нормы ТК РФ о бумажной трудовой книжке к нему применяются в особом порядке. Работодатель просто заводит на него новую бумажную трудовую или формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ч. 7 ст. 22.2 ТК). В этом случае заявление об отсутствии стажа носит скорее информативный характер для отдела кадров.

Если кандидат отказался от бумажной трудовой

Если работник ранее где-то трудился, но выбрал электронный формат и не подавал заявление о сохранении бумажной трудовой, он не обязан приносить физический бланк. В соответствии с ч. 2, 4 ― 6 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ, такому работнику достаточно предоставить:

• Справку по форме СТД-Р (выдается при увольнении с последнего места работы);
• Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР (можно заказать через Госуслуги или МФЦ);
• Или просто информацию о том, что он перешел на ЭТК.

Если же новичок не принес бумажную трудовую, работодатель имеет право запросить у него эти справки для подтверждения стажа.

Как написать заявление: образец и структура

Унифицированной формы такого заявления не существует. Оно пишется в свободной форме, но должно содержать ключевую информацию, чтобы снять ответственность с работодателя за невыдачу трудовой книжки при увольнении и подтвердить факт отсутствия у работника стажа.

Что обязательно должно быть в заявлении:

1. Шапка: на имя руководителя организации, от кого (ФИО, должность).
2. Название документа: «Заявление».
3. Суть заявления: четкое указание на то, что трудовая книжка отсутствует и причины этого (трудовой договор нигде не заключался, работаю впервые).
4. Упоминание электронной трудовой: (если применимо) указание на то, что ранее нигде не трудился и формат трудовой книжки не выбирал.
5. Дата и подпись.

Образец заявления для первично трудоустраивающегося

Директору ООО «Название»
Иванову И.И.
от Петрова Петра Петровича

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, Петров Петр Петрович, принимаемый на работу в ООО «Название» на должность менеджера, сообщаю, что до настоящего времени нигде не работал по трудовому договору, трудового стажа не имею. Трудовую книжку на руки не получал.

На основании ч. 3 ст. 66 ТК РФ прошу завести мне новую трудовую книжку.

Также подтверждаю, что до не имел трудового стажа и формат трудовой книжки (бумажный или электронный) ранее не выбирал.

«___» _________ 202_ г. ______________ /Петров П.П./

Образец заявления для тех, кто перешел на ЭТК

Директору ООО «Название»
Сидорову С.С.
от Смирнова Алексея Владимировича

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, Смирнов Алексей Владимирович, сообщаю, что не имею на руках бумажной трудовой книжки, так как ранее подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ).

Сведения о моей трудовой деятельности прошу запрашивать в электронном виде в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. Справку по форме СТД-Р с предыдущего места работы прилагаю.

«___» _________ 202_ г. ______________ /Смирнов А.В./

Частые вопросы и ошибки

Нужно ли подтверждать, что нигде не работал?

Если человек устраивается на работу впервые, он не обязан как-то дополнительно подтверждать факт того, что он больше нигде не работал. Закон не предусматривает справок об отсутствии стажа. Работодатель обязан просто завести новую трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).

Что делать, если стаж есть, но записи в трудовой отсутствуют или с ошибками?

Если вы работали долгие годы, но запись в трудовой книжке отсутствует или внесена с ошибками, это проблема предыдущего работодателя. Вы можете:

• Обратиться к прежнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки или внесении исправлений.
• Подтвердить стаж через суд (при наличии доказательств: свидетельских показаний, документов от работодателя).
• Запросить выписку из ПФР, где будут видны отчисления за период работы.

Должен ли работодатель проверять информацию?

Нет, работодатель не является следственным органом. Если работник пишет заявление, что нигде не работал, и у него нет трудовой книжки, кадровик принимает это заявление и оформляет сотрудника по общим правилам. Вся ответственность за достоверность предоставленных данных лежит на работнике.

Написание заявления об отсутствии трудовой книжки и трудового стажа — простая, но важная процедура. Она защищает работодателя от возможных претензий со стороны сотрудника в будущем (например, если выяснится, что у работника где-то затерялась старая трудовая) и помогает корректно оформить кадровые документы. Главное, четко указать причину отсутствия документа: первичное трудоустройство или переход на электронный формат ведения сведений о работе.