Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. В современных реалиях, когда бумажный документ сосуществует с электронной трудовой книжкой (ЭТК), у сотрудников часто возникает необходимость подавать различные заявления, связанные с её оформлением, выдачей или переходом на цифровой формат. В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях требуется заявление работника, как его правильно составить и какие нюансы важно учесть.
Основные случаи подачи заявления
Законодательство предусматривает несколько ситуаций, когда инициатива должна исходить именно от работника в виде письменного заявления:
- Оформление новой трудовой книжки — если у поступающего на работу сотрудника она отсутствует из-за утраты, повреждения или по иной причине (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
- Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) — работник имеет право выбрать формат ведения сведений о трудовой деятельности.
- Оставление бумажной трудовой книжки — если сотрудник решил не переходить на ЭТК.
- Выдача трудовой книжки на руки — например, для оформления пенсии или иных целей, когда документ временно покидает кадровую службу.
Заявление о заведении новой трудовой книжки
Если у лица, поступающего на работу, нет трудовой книжки, работодатель не имеет права просто так завести новую. Законодатель обязывает работодателя получить от работника письменное заявление о заведении ему новой трудовой книжки. Это важное юридическое основание для открытия нового бланка.
Особенности для впервые устраивающихся
Стоит обратить внимание на важное правило: если работник впервые трудоустраивается на работу начиная с 2024 года, бумажная трудовая книжка ему не заводится (согласно действующему закону). В таком случае сведения о его трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде. Подавать заявление на бумажный бланк не нужно.
Заявление на выдачу трудовой книжки на руки
По общему правилу трудовая книжка хранится у работодателя. Однако бывают ситуации, когда оригинал документа нужен сотруднику. В этом случае пишется заявление на выдачу. При этом следует получить подпись работника о том, что книжка выдана ему на руки на определенный срок, по истечении которого работник обязуется вернуть ее в место хранения.
Отражение в журнале учета
Выдача документа строго фиксируется. Соответствующую пометку необходимо сделать в журнале учета движения трудовых книжек:
- В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки работнику;
- В графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении трудовой книжки на руки»;
- В графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» ставится личная подпись сотрудника.
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Работники, которые не являются «первичниками», имеют право выбрать, в каком формате вести трудовую книжку — в цифровом или в бумажном. Для перехода на цифровой формат трудовой работник должен в письменном виде подать заявление работодателю о переходе на ЭТК.
После подачи такого заявления и перехода на ЭТК, работодатель выдает сотруднику бумажную трудовую на руки, а в самой книжке делается специальная запись о переходе на электронную трудовую книжку. Также при увольнении такому сотруднику выдается форма СТД-Р.
Как правильно составить заявление?
Заявление может быть написано от руки на чистом листе бумаги или распечатано и заполнено с использованием компьютера. Жестких унифицированных форм для большинства заявлений нет, однако текст должен содержать ключевую информацию.
Структура заявления на выдачу/оформление:
- Шапка — Директору (наименование организации), от (ФИО работника, должность).
- Название документа — Заявление.
- Текст заявления — Прошу выдать трудовую книжку на руки для предоставления в (указать цель и место) / Прошу завести новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей.
- Обязательство (для выдачи), Обязуюсь вернуть трудовую книжку в место хранения не позднее (указать дату или срок, например, в течение 3 рабочих дней).
- Подпись и дата — Заявление от (число, месяц, год), подпись работника.
Инструкция по заполнению и учету бланков
Все записи в трудовую книжку вносятся в соответствии с новым порядком ведения и хранения (Правила Минтруда № 320н). Работодателю важно помнить:
- Бланки трудовых книжек выдаются на основании заявки (образец заявки на выдачу бланка).
- При приеме от работника трудовой книжки (например, при увольнении или приеме на работу) составляется расписка о приеме.
- На ьном листе заполняются данные сотрудника, ставится печать организации (при наличии) и подпись лица, ответственного за ведение книжек.
Правильное оформление заявлений работника на трудовую книжку — это залог порядка в кадровом делопроизводстве и защита работодателя от возможных штрафов и судебных исков. Независимо от того, заводится ли новая книжка взамен утерянной, выдается ли она на время или сотрудник переходит на ЭТК, именно письменное заявление является главным документальным основанием для действий кадровой службы.