С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это изменение затрагивает как работодателей, так и сотрудников, поскольку теперь все сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР). Чтобы обеспечить корректный учёт стажа и прав на пенсию, работодатели обязаны своевременно подавать заявления о ведении трудовых книжек в ПФР. Ниже подробно рассмотрен порядок, требования и рекомендации по оформлению таких документов.

Кто и когда должен подавать заявление

• Работодатели (юридические лица и индивидуальные предприниматели) – в течение пяти рабочих дней с момента:
  • приёма на работу нового сотрудника;
  • увольнения сотрудника;
  • изменения данных в трудовой книжке (например, смена должности, перевод на другой отдел);
  • перехода на электронную трудовую книжку (если сотрудник ранее вёл бумажную версию).
• Сотрудники могут подавать заявление самостоятельно, если работодатель не исполняет свои обязательства (например, не передаёт сведения в ПФР). В этом случае заявление направляется в территориальное отделение ПФР по месту жительства или работы.

Содержание заявления

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

1. Шапка документа:
   • наименование получателя – отделение Пенсионного фонда РФ (указать код и адрес);
   • наименование и реквизиты отправителя (название организации, ИНН, КПП, юридический адрес);
   • дата составления и номер заявления (внутренний регистрационный номер).
2. Основная часть:
   • ФИО сотрудника, дата рождения, СНИЛС;
   • вид трудовой книжки (бумажная/электронная);
   • период, за который предоставляются сведения (например, с по );
   • краткое описание изменений (приём, увольнение, перевод, изменение должности и т.д.);
   • ссылка на приложения (копия трудовой книжки, выписка из приказа о приёме/увольнении, согласие на обработку персональных данных).
3. Заключительная часть:
   • просьба принять сведения к учёту и подтвердить их получение;
   • подпись руководителя (или уполномоченного лица) и расшифровка;
   • печать организации (если имеется).

Как оформить и подать заявление

1. Подготовка данных:
   • Сформировать выписку из кадрового учёта (приказ о приёме/увольнении, лист движения кадров).
   • Проверить корректность СНИЛС и дат.
2. Составление документа:
   • Использовать обычный лист бумаги формата А4 или электронный документ (Word, PDF).
   • Выделить жирным (…) важные реквизиты (ФИО, СНИЛС, период).
   • Поставить подпись и дату.
3. Подача:
   • Лично в отделении ПФР (получить подтверждение о приёме).
   • Через почту с уведомлением о вручении.
   • В электронном виде через личный кабинет работодателя на сайте ПФР (требуется квалифицированная электронная подпись).

Сроки и ответственность

Несвоевременное предоставление сведения о трудовой деятельности может повлечь:

• административный штраф для организации (ст. 5.27 КоАП РФ – от 30 000 до 50 000 руб.);
• отказ в назначении или перерасчёте пенсии сотруднику;
• необходимость подачи уточняющего заявления и возможные задержки в выплате пособий.

Поэтому рекомендуется вести внутренний контроль: ежемесячно сверять данные кадрового учёта с выгрузкой в ПФР и фиксировать факт отправки заявления в журнал исходящей корреспонденции.

Пример заявления (образец)

Получатель: Отделение Пенсионного фонда РФ по г. Москва, код 770101
Отправитель: ООО «Ромашка», ИНН 7712345678, КПП 771201001, юр. адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10
№: ВТК‑2026‑05‑001

Заявление о предоставлении сведений о ведении трудовой книжки

Прошу принять к учёту сведения о трудовой деятельности следующего сотрудника:

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
СНИЛС: 123‑456‑789 00
Вид трудовой книжки: электронная
Период: с по 
Основание: приём на работу согласно приказу № 45 от (приложение №1)

Приложения:
Копия приказа о приёме на работу.
Согласие на обработку персональных данных.
Выписка из электронной трудовой книжки за указанный период.

Подпись: _____________________ / Петров С.С. /
Расшифровка: Генеральный директор
Печать: (если есть)

Примечание: образец представлен в упрощённом виде. При оформлении следует соблюдать внутренние регламенты организации и требования конкретного отделения ПФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление в электронном виде без ЭЦП?

Нет. Для передачи данных через личный кабинет работодателя на сайте ПФР обязательна квалифицированная электронная подпись.

Что делать, если сотрудник потерял СНИЛС?

Сотрудник должен восстановить СНИЛС в отделении ПФР или МФЦ, после чего предоставить копию документа работодателю для включения в заявление.

Нужно ли заверять копии документов?

Копии приказов и выписок из трудовой книжки заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации (если имеется).

Какой срок хранения копий заявлений у работодателя?

Согласно Федеральному закону «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», копии заявлений и accompanying documents следует хранить не менее 50 лет.

Правильное и своевременное предоставление заявлений о ведении трудовых книжек в ПФР – ключевое условие для обеспечения пенсионных прав работников и избежания штрафных санкций для работодателей. Следуя изложенным выше рекомендациям, используя обязательные реквизиты и выбирая удобный способ подачи (лично, почтой или через электронный кабинет), организации смогут без проблем выполнять свои обязанности в рамках перехода на электронные трудовые книжки.

Помните: актуальность данных – залог стабильной работы пенсионной системы и уверенности сотрудников в своём будущем.