При увольнении сотрудника, в т.ч. в связи со смертью работника, его трудовая книжка передаётся ближайшим родственникам. Для законного оформления передачи необходимо, чтобы родственник подал официальное заявление в организацию‑работодатель. Ниже – подробный разбор требований, формы заявления, необходимых сопроводительных документов и порядка оформления.
Когда требуется заявление родственников
Согласно Трудовому кодексу РФ и практике выдачи трудовой книжки, заявление необходимо в следующих случаях:
- Расторжение трудового договора в связи со смертью работника;
- Отказ сотрудника принимать трудовую книжку на руки;
- Отсутствие сотрудника на рабочем месте (например, длительная болезнь, командировка и т.п.).
В каждом из этих случаев работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления.
Какие документы требуются от родственника
Для подтверждения прав родственника на выдачу трудовой книжки необходимо приложить:
- Свидетельство о смерти умершего работника;
- Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении, справка о родстве и т.п.);
- Если требуется почтовая отправка – заявление с указанием способа получения (почтой, курьером и др.).
Копии документов могут быть поданы в оригинале или в виде сканов, но оригиналы обычно остаются у работодателя для контроля.
Форма заявления
Заявление может быть составлено в свободной форме, однако в нём должны присутствовать основные элементы:
- ФИО заявителя;
- Дата и место составления;
- Просьба о выдаче оригинала трудовой книжки;
- Указание причины (смерть работника, отказ сотрудника и т.д.);
- Подпись заявителя (с расшифровкой) и дата.
Для удобства можно использовать готовый образец заявления, приведённый ниже.
Образец заявления
Заявление о выдаче оригинала трудовой книжки Я, Иванов Иван Иванович, являюсь сыном (дочерью) / мужем (жена) / внуком (внуке) Петровой Марии Петровны, умершего 30 мая 2026 г. В связи со смертью работника прошу ООО «Пример» выдать мне оригинал трудовой книжки работника Петров Иван Иванович, выданного ему 15 марта 2010 г. Прилагаю к заявлению: Копию свидетельства о смерти; Копию документа, подтверждающего родство (свидетельство о браке). _____________________ (подпись) Иванов И.И.
Если в организации установлена форма заявления, её следует использовать, иначе – заполнить по своему усмотрению.
Оформление акта приёма‑передачи
После выдачи трудовой книжки необходимо оформить расписку о её получении. В акте указываются:
- ФИО работодателя и подразделения;
- Номер и дата заявления;
- ФИО родственника, получившего книжку;
- Подпись получателя и, при необходимости, свидетеля;
- Примечание о способе получения (лично, по почте и т.п.).
Пример оформления:
Расписка о получении оригинала трудовой книжки В __________ (место) __________ 2026 г. работающий в ООО «Пример» (ИНН __________) предоставил(а) _______________________ (ФИО получателя) копию свидетельства о смерти и документ, подтверждающий родство. Получил(а) оригинал трудовой книжки № ________, выданной __________ (ФИО работника) __________ 20__ г. Подпись получателя: ________________________ Подпись представителя организации: ________________________
Особенности выдачи при переходе на электронную трудовую книжку
Если работник в день увольнения выбрал переход на электронную форму трудовой деятельности, то оригинальная бумажная книжка может не выдаваться. В этом случае:
- Работодатель оформляет уведомление о необходимости получения электронного документа;
- Родственник может потребовать выдать бумажный экземпляр в случае необходимости (например, для подачи в другие инстанции);
Для подтверждения требования к выдаче бумажной копии следует использовать образец уведомления:
Уведомление работнику Организация «_____________________» уведомляет, что в связи с увольнением работника _______________________ (ФИО) в электронной форме трудовой деятельности, оригинальная трудовая книжка не может быть выдана. При желании работник (или его законный представитель) может потребовать выдачи бумажного экземпляра в течение 3 (трёх) рабочих дней.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдавать трудовую книжку по почте? Да, при наличии заявления с указанием почтового способа получения и при наличии всех подтверждающих документов.
- Что делать, если родственник отказывается принимать книжку? Составить акт об отказе от получения трудовой книжки, подписав его обеими сторонами.
- Какие сроки выдачи установлены законом? Оригинал должен быть выдан в течение 3 (трёх) рабочих дней со дня получения заявления.
- Можно ли оформить заявление в электронном виде? Да, при условии, что в организации допускается электронный документооборот и подпись заявителя соответствует требованиям.
Оформление заявления родственников о выдаче трудовой книжки – обязательный шаг при передаче бумажного документа после увольнения или смерти работника. Правильное заполнение формы, своевременное предоставление сопроводительных документов и оформление акта приёма‑передачи позволяют избежать юридических споров и гарантируют соблюдение трудовых прав работника и его законных наследников.
Для упрощения процедуры рекомендуется использовать готовые образцы заявлений и актов, которые можно адаптировать под конкретные условия вашей организации.
Источники: Трудовой кодекс РФ, разъяснения Министерства труда, типовые формы из «КонсультантПлюс» (2024‑2026 гг.).