С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс затрагивает как работодателей, так и самих работников. Важно понимать, что заявление в Пенсионный фонд о ведении трудовой книжки — это ключевой документ, который определяет, как именно будут храниться и передаваться сведения о вашей трудовой деятельности. В этой статье мы подробно разберём, зачем нужно такое заявление, как его правильно оформить, куда подавать и какие последствия могут быть при его отсутствии.
Почему важно подать заявление в Пенсионный фонд?
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, каждый работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки:
- Бумажная — традиционный вариант, который хранится у работодателя или у самого работника;
- Электронная — сведения о трудовой деятельности автоматически передаются работодателем в Пенсионный фонд России (ПФР) и хранятся в цифровом виде.
Если вы не подадите заявление, то по умолчанию ваша трудовая книжка продолжит вестись в бумажной форме. Однако, если вы хотите, чтобы все ваши периоды работы автоматически учитывались при начислении пенсии — обязательно подайте заявление о переходе на электронную форму.
Когда нужно подавать заявление?
Заявление можно подать в следующих случаях:
- При трудоустройстве — если вы устраиваетесь на новую работу, вы можете сразу выбрать форму ведения трудовой книжки;
- При смене работодателя — если вы хотите перевести сведения с бумажной книжки в электронный формат;
- В любое время — даже если вы уже работаете, вы можете подать заявление в ПФР, чтобы начать ведение ЭТК.
Важно! Если вы не подадите заявление, то работодатель будет продолжать вести бумажную трудовую книжку, а сведения о вашей трудовой деятельности не будут автоматически передаваться в ПФР. Это может привести к тому, что некоторые периоды работы не будут учтены при назначении пенсии.
Как правильно оформить заявление?
Заявление о ведении трудовой книжки в электронной форме подаётся в любой территориальный орган Пенсионного фонда России — лично, через МФЦ, по почте или в электронном виде через Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.
Образец заявления
Заявление можно оформить в свободной форме, но оно должно содержать следующие обязательные сведения:
- ФИО полностью (как в паспорте);
- Дата рождения;
- СНИЛС;
- Адрес регистрации и фактического проживания;
- Контактный телефон и email (для связи);
- Формулировка просьбы: «Прошу обеспечить ведение моей трудовой книжки в электронной форме в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ»;
- Дата и подпись.
Пример текста заявления:
Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения: , СНИЛС: 123-456-789 12, проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 45, прошу обеспечить ведение моей трудовой книжки в электронной форме в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Прошу передать сведения о моей трудовой деятельности, содержащиеся в бумажной трудовой книжке, в электронный архив Пенсионного фонда РФ. Прилагаю копию трудовой книжки (титульный лист и все записи).Подпись: ______________
Какие документы нужно приложить?
К заявлению необходимо приложить:
- Копию паспорта (страницы с ФИО, регистрацией и фото);
- Копию СНИЛС;
- Копию трудовой книжки — включая титульный лист и все записи о работе (если вы хотите, чтобы ПФР перенёс историю из бумажной книжки в электронную);
- Документы, подтверждающие трудовую деятельность — приказы о приёме и увольнении, трудовые договоры, архивные справки (если записи в книжке неполные или нечитаемы).
Важно! Если вы подаёте заявление через Госуслуги, то скан-копии документов загружаются в личный кабинет. При личном обращении, приносите оригиналы и копии.
Как подать заявление через Госуслуги?
Это самый удобный способ, быстро, без очередей и с возможностью отслеживания статуса заявления.
- Зайдите на портал www.gosuslugi.ru и авторизуйтесь (требуется подтверждённая учётная запись);
- Перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка»;
- Выберите опцию «Подать заявление о ведении электронной трудовой книжки»;
- Система автоматически подтянет ваши данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- Загрузите скан-копии документов (паспорт, СНИЛС, трудовая книжка);
- Нажмите «Отправить».
После подачи вы получите уведомление о регистрации заявления. Статус можно отслеживать в личном кабинете. Обычно обработка занимает от 3 до 10 рабочих дней.
Что происходит после подачи заявления?
После получения заявления ПФР:
- Проверяет предоставленные документы;
- Сверяет данные с базами работодателей;
- Переносит сведения из бумажной трудовой книжки в электронный архив (если вы приложили копию);
- Уведомляет вас о завершении процедуры — через СМС, email или в личном кабинете на Госуслугах/ПФР.
После этого все будущие работодатели будут автоматически передавать сведения о вашей трудовой деятельности в ПФР — и вам не нужно будет беспокоиться о сохранности бумажной книжки.
Как посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Доступ к ЭТК есть у каждого гражданина через:
- Сайт Пенсионного фонда РФ — es.pfrf.ru (требуется вход через Госуслуги);
- Портал Госуслуг — раздел «Электронная трудовая книжка»;
- МФЦ — можно запросить выписку в бумажном виде;
- Работодатель — по вашему запросу он обязан предоставить выписку из ЭТК.
В электронной трудовой книжке вы увидите:
- Все места работы;
- Даты приёма и увольнения;
- Должности;
- Основания для приёма и увольнения (например, «по собственному желанию», «увольнение по сокращению»).
Что делать, если в ЭТК нет каких-то периодов работы?
Если вы обнаружили, что в электронной трудовой книжке отсутствуют какие-то периоды трудовой деятельности — это критически важно! В таком случае:
- Соберите все подтверждающие документы: приказы, трудовые договоры, архивные справки;
- Подайте заявление об исправлении сведений в ПФР;
- Приложите копии документов, подтверждающих отсутствующие периоды;
- Заявление можно подать через Госуслуги или лично в ПФР.
ПФР проведёт проверку и внесёт недостающие сведения в вашу электронную трудовую книжку. Это напрямую влияет на размер будущей пенсии!
Что будет, если не подать заявление?
Если вы не подадите заявление о переходе на электронную трудовую книжку:
- Ваша трудовая книжка останется бумажной — её нужно будет хранить самостоятельно;
- Работодатели не будут передавать ваши данные в ПФР автоматически;
- При увольнении вы должны будете самостоятельно передать бумажную книжку новому работодателю;
- При потере или порче книжки — восстановление сведений будет сложным и долгим процессом;
- При назначении пенсии могут возникнуть проблемы — не все периоды работы будут учтены.
Подача заявления в Пенсионный фонд о ведении трудовой книжки, это не просто формальность. Это гарантия того, что ваш труд будет учтён при назначении пенсии, даже если вы смените несколько работодателей, потеряете бумажную книжку или забудете о ней. Электронная трудовая книжка — это надёжный, защищённый и доступный способ хранения вашей профессиональной истории.
Рекомендация: Если вы ещё не подавали заявление, сделайте это уже сегодня. Это займёт 15 минут на Госуслугах, и вы получите спокойствие на десятилетия вперёд.
Помните: ваш труд — ваша пенсия. И электронная трудовая книжка — это инструмент, который помогает сохранить её без потерь.
Для справки: актуальные формы заявлений и образцы можно найти на официальном сайте ПФР, www.pfrf.ru.