В 2026 году many работников сталкиваются с вопросом, как правильно оформить заявление в ПФР о выборе способа ведения своей трудовой книжки. Ниже – подробный разбор требований, сроков и практических рекомендаций.
Что такое заявление в ПФР о ведении трудовых книжек?
Это официальный документ, который работник подаёт работодателю (или напрямую в ПФР) для указания предпочитаемого формата ведения трудовых книжек. Формат может быть:
- бумажным;
- электронным (ЭТК – электронная трудовая книжка).
Выбор формата полностью добровольный, однако после его подачи работодатель обязан вести учёт в выбранном виде.
Ключевые даты
До включительно работники могли подать одно из заявлений:
- о продолжении ведения бумажной трудовой книжки;
- о переходе на электронную форму.
С 2021 года бумажные формы постепенно выводились из обращения, но до конца 2026 года работники всё ещё могут подать заявление о сохранении бумажной формы, если работодатель согласен.
Как правильно оформить заявление?
Заявление может быть подано в письменной форме или в электронном виде, в соответствии с локальными нормами организации труда. Основные требования:
- Указать ФИО работника, его должность и подразделение;
- Чётко обозначить выбранный способ ведения трудовых книжек;
- Подписать заявление (или поставить электронную подпись, если используется электронный канал).
Пример оформления (бумажный вариант):
Заявление о выборе способа ведения трудовых книжек Я, ________________________ (ФИО), прошу вести мою трудовые книжки в __________ виде: □ бумажном □ электронном (ЭТК) Подпись: ______________________
Что происходит после подачи заявления?
После получения заявления работодатель обязан:
- Внести выбранный формат в Колонку «Вид заявления» в системе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред.3;
- Начать вести трудовые книжки в выбранном виде;
- При необходимости обновить данные в ПФР, чтобы они отразили выбранный способ.
Если работник позже захочет изменить формат, он может подать новое заявление в любой момент.
Переход с бумажной на электронную форму
Переход возможен без ограничений по времени. Для этого достаточно:
- Подать новое заявление о переходе на электронную форму;
- Работодатель обновит записи в системе;
- ПФР автоматически перенесёт информацию в электронный вид.
Практические рекомендации работникам
Чтобы избежать недоразумений, рекомендуется:
- Проверить сроки подачи. Если вы хотите сохранить бумажную форму, сделайте это до (или в рамках текущих разрешений).
- Сохранить копию заявления. Это может пригодится в случае спорных ситуаций.
- Узнать у работодателя о внутренних процедурах подачи заявления (внутренний портал, бумажный бланк, электронный сервис).
- Следить за изменениями законодательства. ПФР часто обновляет рекомендации по электронному ведению трудовых книжек.
Как ПФР использует полученные данные?
ПФР собирает сведения о способе ведения трудовых книжек для:
- Обеспечения корректного расчёта пенсионных платежей;
- Ведения единой государственной статистики по занятости;
- Подготовки аналитических отчётов о переходе на электронные формы.
Таким образом, правильно оформленное заявление помогает как работнику, так и системе социального страхования.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли подать заявление в ПФР напрямую, минуя работодателя?
Ответ: Да. Заявление можно направить в ПФР лично или через онлайн‑сервис, однако работодатель всё равно будет уведомлён о выбранном формате.
Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается вести электронную форму?
Ответ: По закону работодатель обязан вести трудовые книжки в выбранном работником виде. Если он отказывается, можно подать жалобу в ПФР или в трудовую инспекцию.
Вопрос: Как узнать, что моя электронная трудовая книжка успешно создана?
Ответ: После подачи заявления и внесения данных в 1С вы получите подтверждение от ПФР (обычно в виде электронного письма или SMS).
Заявление в ПФР о ведении трудовых книжек – важный документ, определяющий, как будет фиксироваться ваша трудовая деятельность. Выбор формата (бумажный или электронный) открывает гибкие возможности, но требует своевременного и корректного оформления. Следуя рекомендациям выше, вы сможете без проблем перейти на электронную форму или сохранить бумажную запись, а также обеспечить правильное взаимодействие с работодателем и ПФР.
Обновлено: 06:16:20 ()