Трудовой стаж — это основа вашей будущей пенсии. Поэтому вопросы, связанные с трудовой книжкой, требуют особого внимания. С 2020 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК), и для перехода на новый формат или подтверждения старого необходимо подать заявление работодателю. В этой статье подробно разберем, какие виды заявлений существуют, как их правильно заполнить и какие сроки нужно соблюдать.
Зачем вообще нужно заявление на трудовую книжку?
Согласно части 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ от , каждый работник, состоящий в трудовых отношениях на 1 января 2020 года, должен был до 31 декабря 2020 года подать работодателю заявление с указанием своего выбора:
- Оставить ведение трудовой книжки в бумажном виде (получить или продолжить использовать традиционную книжку).
- Перейти на электронную трудовую книжку (сведения будут храниться в базе Социального фонда России).
Важно! Если заявление не было подано в установленный срок, работодатель вправе самостоятельно сделать запись о переходе на ЭТК. С 1 января 2026 года переходный период завершается, и ведение ЭТК станет обязательным для всех вновь принимаемых на работу. Однако для тех, кто уже работает, выбор формата, сделанный ранее, сохраняется.
Основные виды заявлений на трудовую книжку
В зависимости от ситуации, могут потребоваться разные документы. Рассмотрим самые распространенные.
Заявление о ведении трудовой книжки (бумажной или электронной)
Это ключевой документ, который определяет формат вашей трудовой книжки на будущее. Его нужно подать при приеме на работу или, если вы уже работаете, при получении уведомления от работодателя.
Образец и структура заявления:
Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка: «Директору (руководителю) организации [Название организации]».
- Данные заявителя: ФИО полностью, адрес, контактный телефон, должность.
- Основная часть: Четкое указание на выбор. Примеры формулировок:
- «Прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде».
- «Прошу осуществлять ведение сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде (электронную трудовую книжку) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ».
- Дата и подпись: Дата подачи, личная подпись заявителя.
Примечание: Заявление принимается с внутренним номером документа (исходящим номером) и подписью руководителя или кадровика. У работодателя есть типовые бланки.
Заявление на выдачу трудовой книжки на руки
Подается, если работник, у которого ведется бумажная книжка, увольняется и хочет получить ее физически (вместо того чтобы оставить на хранение у работодателя или отправить по почте).
Ключевая фраза: «Прошу выдать мою трудовую книжку на руки в связи с увольнением». Работодатель обязан выдать книжку в день увольнения (ст. 75 ТК РФ).
Заявление на новую трудовую книжку
Подается при утрате, порче или заполнении всех страниц в старой бумажной книжке. В заявлении нужно указать причину: «в связи с утратой», «в связи с порчей», «в связи с заполнением». Работодатель оформляет новую книжку, а старую (если найдена) аннулирует.
Заявление на отправку трудовой книжки по почте
Если работник, уволенный с бумажной книжкой, не может явиться за ней лично, он может написать заявление с просьбой отправить документ заказным письмом с уведомлением. Стоимость почтовых услуг обычно компенсируется работнику.
Как правильно внести запись о переходе на ЭТК в бумажную книжку?
Если вы выбрали электронный формат, но у вас на руках есть старая бумажная книжка, в нее вносится специальная запись. Это делается на основании вашего заявления.
Образец записи (Графа 1 — «Запись об увольнении»):
Подано письменное заявление (ФИО) о представлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ).
Подпись: _________________
В Графе 2 указывается дата выдачи бумажной книжки (если она была), в Графе 3 делается эта запись. После этого дальнейшие записи в бумажную книжку не вносятся. Все данные будут отображаться только в электронном виде в Личном кабинете на портале Госуслуг или в выписке из ЭТК, которую можно получить в Социальном фонде России (СФР).
Где и как получить бланк заявления?
- У кадрового специалиста (отдела кадров, HR) вашей организации. Это самый простой и правильный путь.
- На официальных порталах: на сайте Социального фонда России (СФР) или в Личном кабинете на Госуслугах в разделе, связанном с трудовыми книжками, часто доступны актуальные бланки в формате PDF или DOC.
- В публичных источниках (например, на сайтах юридических компаний или в статьях, подобных этой). Но всегда сверяйте текст с актуальными редакциями законов.
Пошаговая инструкция: что делать работнику?
- Определитесь с выбором. Подумайте, какой формат вам удобнее. Электронная книжка не боится пожара, не теряется, ее можно легко получить в любой момент. Бумажная — привычный, осязаемый вариант, но требует бережного хранения.
- Найдите бланк. Запросите его у кадровиков или скачайте с официального источника.
- Заполните заявление. Внесите свои ФИО, выберите один вариант (бумажный или электронный), поставьте дату и подпись.
- Подайте документ. Передайте заявление руководителю отдела кадров или в канцелярию. Обязательно попросите поставить входящий номер и дату приема на вашем экземпляре или сделайте фото/скан. Это ваш документ, подтверждающий факт подачи.
- Проверьте запись. Если вы выбрали бумажный формат, убедитесь, что в вашей книжке все записи сделаны корректно. Если электронный, проверьте выписку на Госуслугах через некоторое время после увольнения или при смене работы.
Частые ошибки и последствия их допущения
- Неподача заявления в срок. Работодатель вносит запись о переходе на ЭТК по своему усмотрению. Вы можете остаться без бумажной книжки, даже если хотели ее сохранить.
- Нечеткое формулирование. Фразы «хочу как все» или «на ваше усмотрение» не являются основанием для конкретных действий. Нужен однозначный выбор.
- Отсутствие отметки о приеме заявления. Без доказательства того, что вы подали документ вовремя, в случае спора будет сложно что-либо оспорить.
- Игнорирование уведомления от работодателя. Если вам пришло письмо с просьбой определиться с форматом, отвечать обязательно.
Что будет с 1 января 2026 года?
С этой даты завершается переходный период. Это значит:
- Для вновь принимаемых на работу граждан ведение трудовой книжки будет осуществляться только в электронном виде. Бумажная книжка не оформляется.
- Для уже работающих граждан сохраняется их выбор, сделанный ранее (бумажный или электронный формат). Если заявление не было подано, форматом, выбранным работодателем, пользоваться придется.
- Выписку из ЭТК можно будет получать в Социальном фонде России или через Госуслуги в любое время.
Заявление на трудовую книжку, это не формальность, а важный шаг, определяющий, как будут храниться данные о вашем трудовом стаже. Действуйте осознанно: определитесь с форматом, заполните документ четко и без ошибок, подайте его в установленные сроки и сохраните подтверждение. Это защитит ваши права и обеспечит точный учет стажа для будущей пенсии.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обращаться к юристу или в трудовую инспекцию, а также изучать актуальные редакции Трудового кодекса РФ и Федерального закона № 439-ФЗ.