Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) — ключевой документ для каждого работника․ С 2020 года в России параллельно существуют два формата: бумажная трудовая книжка (БТК) и электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Правильное оформление заявлений, связанных с этим документом, гарантирует соблюдение ваших прав и защищает от ошибок кадрового учета․ В этой статье подробно разберем, какие заявления нужно подавать, в каких случаях и как их правильно оформить․

Зачем вообще нужно заявление?

Заявление — это письменное волеизъявление работника, которое является юридическим основанием для действий работодателя:

• Выдачи трудовой книжки при увольнении․
• Выбора формата ведения сведений (бумажного или электронного)․
• Перехода с бумажного формата на электронный (или наоборот)․
• Получения дубликата трудовой книжки․

Важно: Без заявления работодатель не вправе вносить изменения в порядок ведения вашей трудовой книжки․ Все действия должны быть документально оформлены․

Заявление на выдачу трудовой книжки при увольнении

Когда подавать?

В последний рабочий день․ Согласно ст․ 84․1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку (или предоставить сведения в электронном виде) в день увольнения․

Что делать, если не выдали?

Если в день увольнения книжку не передали:

1. Работодатель должен составить акт о том, что трудовая книжка не была выдана․
2. Направить вам уведомление о необходимости получения документа․
3. Отправить трудовую книжку по почте за свой счет (если вы не явились)․

Пока вы не получили документ, работодатель не снимает с себя ответственность за его хранение․

Заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки (бумажного или электронного)

Ключевой момент: сроки

Первоначальный выбор формата нужно было сделать до 31 декабря 2020 года․ Однако, если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, вы можете в любой момент подать заявление о переходе на электронный формат․

Как оформить заявление?

Заявление подается в письменном виде на имя работодателя․ В нем необходимо четко указать ваш выбор․

Что происходит после подачи?

• Если выбрали ЭТК: Работодатель вносит запись в графу 3 вашей бумажной трудовой книжки (если она у вас есть) о том, что вы подали заявление о предоставлении сведений в электронном виде․ Бумажная книжка выдается вам на руки․ Далее все записи будут вноситься только в ЭТК․
• Если выбрали БТК: Запись в графу 3 не требуется․ Кадровая служба продолжает вести бумажный документ․

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (если ранее выбрали бумажную)

Это не первоначальный выбор, а изменение решения․ Процедура аналогична п․3, но с одним важным нюансом:

Запись в графе 3 трудовой книжки: что это и зачем?

Графа 3 (на последней странице или на вкладыше), это журнал учета всех заявлений работника, связанных с формой ведения его сведений․ Именно сюда вносится информация о подаче заявления на ЭТК․

Правильный порядок внесения записи в графу 3:

1. Номер записи (порядковый)․
2. Дата выдачи трудовой книжки (или вкладыша) сотруднику․
3. Текст заявления: «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 ТК РФ»․
4. Подпись сотрудника и представителя кадровой службы (с расшифровкой)․

Заявление через систему 1С

Для бухгалтеров и кадровиков: в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред․ 3) есть стандартный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․ Он позволяет:

• Сформировать электронный образ заявления․
• Зафиксировать выбор сотрудника (бумажный/электронный формат)․
• Автоматически создать движение документа в системе․

Распечатанное и подписанное сотрудником заявление затем подшивается в его личное дело․

Пошаговая инструкция для работника

1. Определитесь с форматом․ Хотите ли вы получать сведения только в электронном виде (через портал Госуслуг или работодателя) или предпочитаете традиционную бумажную книжку?
2. Напишите заявление․ Используйте простой бланк (образцы выше)․ Укажите ФИО, должность, четкий выбор (ЭТК или БТК)․
3. Подайте заявление кадровому отделу․ Лучше сделать это лично, взяв с собой копию паспорта․ Попросите поставить на вашей копии заявления отметку о приеме (дата, подпись, печать)․
4. Проверьте запись в графе 3 (если переходите на ЭТК и у вас есть бумажная книжка)․ Убедитесь, что запись внесена корректно, и получите свою бумажную книжку обратно․
5. Сохраните копию заявления․ На случай споров у вас должны быть доказательства вашего волеизъявления․

Частые ошибки и последствия

• Не подавать заявление вовремя․ Если вы не выбрали формат до 2021 года, по умолчанию ведется бумажная трудовая книжка․ Но вы можете сменить решение в любой момент․
• Подавать заявление устно․ Только письменное заявление имеет юридическую силу․ Устная просьба не является основанием для действий работодателя․
• Не проверять запись в графе 3․ Ошибка в записи может привести к тому, что переход на ЭТК не будет зафиксирован, и работодатель продолжит вносить записи в бумажный документ, что создаст путаницу․
• Не получать бумажную книжку на руки после перехода на ЭТК․ Бумажный носитель, даже неактивный,, ваша собственность․ Работодатель обязан его вернуть․

Подача заявления о трудовых книжках — простая, но критически важная процедура․ Помните три главных правила:

1. Всегда пишите заявление․ Устные договоренности ничего не стоят․
2. Четко формулируйте свою волю․ Выбор между БТК и ЭТК должен быть однозначным․
3. Контролируйте фиксацию․ Убедитесь, что в вашей бумажной книжке (если она есть) в графе 3 сделана правильная запись, и получите документ на руки․

Соблюдая эти правила, вы гарантируете себе четкое и защищенное ведение сведений о вашей трудовой деятельности на весь срок карьеры․