Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника. Внутри неё закреплены правила оформления записей, а именно – 34‑й пункт регулирует порядок выдачи и возврата трудовой книжки по письменному заявлению работника. Ниже разберём, что именно предписывает законодательство, какие сроки и формальности, а также как правильно вести и хранить трудовые книжки в 2026 году.
Что такое 34‑й пункт?
В соответствии с Трудовым кодексом РФ (статья 66) и Приказом Минтруда РФ от № 320Н 34‑й пункт устанавливает обязательства работодателя по выдаче трудовой книжки работнику по его письменному заявлению.
- Работник может запросить выдачу трудовой книжки в любой момент, даже если он ещё работает у работодателя.
- Работодатель обязан выдать её в течение три рабочих дней со дня получения письменного заявления.
- Если работник уходит в отпуск по беременности и родам, во время беременности, в связи с инвалидностью или по другим обстоятельствам, в которых трудовая книжка не может быть выдана, работодатель обязан предоставить её в течение 3 рабочих дней после окончания отпуска.
Как оформить письменное заявление?
Заявление должно быть составлено в письменной форме (печатным или электронным письмом) и содержать:
- ФИО работника, должность, отдел/подразделение.
- Требуемое действие – выдача трудовой книжки.
- Дата подачи заявления.
- Подпись работника (если заявление подаётся в бумажном виде).
При подаче заявления в электронном виде достаточно подписать его в электронном виде с помощью квалифицированной электронной подписи.
Что делает работодатель?
После получения заявления работодатель обязан:
- Проверить наличие трудовой книжки в системе учета.
- Выдать работнику оригинал трудовой книжки в течение 3 рабочих дней.
- Если в трудовой книжке уже заполнены все страницы, добавить вкладыш (см. пункт 60–61 Инструкции).
- Убедиться, что запись о выдаче сделана в соответствии с форматом: «Выдана трудовая книжка работнику по письменному заявлению» (на ьном листе или первом вкладыше, если место отсутствует).
Как вести учет и хранение?
Новые правила, утверждённые приказом Минтруда РФ от № 320Н, предусматривают:
- Ведение трудовых книжек для всех работников, проработавших более пяти дней, если работа является основной.
- Хранение трудовых книжек в течение 5 лет после увольнения (или 10 лет, если работник получил пенсию).
- Формирование и хранение вкладышей при заполнении всех страниц.
- Обеспечение доступа к трудовым книжкам в случае проверки со стороны инспекции труда.
Что делать, если трудовая книжка потерялась?
Если работник потерял трудовую книжку, он может подать заявление о её восстановлении. Работодатель обязан:
- Выдать работнику вкладыш с записью о восстановлении.
- Провести копирование всех записей в электронный архив.
- Уведомить работника о дате и месте выдачи нового экземпляра.
Практические советы работодателю
- Создайте шаблон заявления о выдаче трудовой книжки, чтобы ускорить процесс.
- Ведите календарь с напоминаниями о сроках выдачи и возврата.
- Проверьте наличие места для записи о выдаче на ьном листе; если его нет – используйте первый вкладыш.
- Периодически проверяйте, что все страницы трудовой книжки заполнены корректно и нет пропусков.
- Обучайте сотрудников, которые отвечают за кадровый отдел, правилам оформления записей.
Практические советы работнику
- Сохраняйте копию всех заявлений и подтверждений о выдаче трудовой книжки.
- Проверяйте, что запись о выдаче внесена в трудовую книжку.
- Если вы не получили книжку в течение 3 рабочих дней, напомните работодателю.
- При увольнении убедитесь, что в трудовой книжке есть запись об увольнении.
Ключевые ссылки и документы
- Трудовой кодекс РФ (статья 66)
- Приказ Минтруда РФ от № 320Н
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (пункт 37)
- Инструкция по заполнению трудовой книжки (2026)
34‑й пункт трудовой книжки – это простое, но важное правило, которое защищает права работника на доступ к своему документу. Соблюдение сроков и формальностей не только обеспечивает законность, но и повышает доверие между работодателем и сотрудником. Следуйте рекомендациям, и процесс выдачи трудовой книжки будет прозрачным и безупречным.