Дата публикации: 23 мая 2026 года
Важно! Акт хранения трудовых книжек — это официальный документ, который фиксирует факт передачи, учета или уничтожения трудовых книжек в организации.
Он необходим для соблюдения трудового законодательства и обеспечения сохранности документов, подтверждающих трудовой стаж работников.
Что такое акт хранения трудовых книжек?
Акт хранения трудовых книжек — это внутренний документ организации, который оформляется при:
- передаче трудовых книжек между сотрудниками отдела кадров;
- уничтожении испорченных бланков;
- хранении невостребованных трудовых книжек;
- проведении инвентаризации;
- передаче дел при смене кадрового сотрудника.
Нормативная база
Основные нормативные акты, регулирующие ведение и хранение трудовых книжек:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 84.1);
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
- Постановление Минтруда РФ от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Виды актов хранения трудовых книжек
Акт приема-передачи трудовых книжек
Оформляется при смене ответственного лица за ведение трудовых книжек или при передаче дел между сотрудниками отдела кадров.
«Акт приема-передачи трудовых книжек от г.»
Мы, нижеподписавшиеся, Иванов И.И. (должность, ФИО передающего) и Петров П.П. (должность, ФИО принимающего), составили настоящий акт о том, что г. Иванов И.И. передал Петрову П.П. 150 трудовых книжек и 50 вкладышей, что подтверждается приложенным реестром (Приложение № 1).
Подписи: _____________ /Иванов И.И./
_____________ /Петров П.П./
Акт уничтожения испорченных бланков
Составляется при порче или неправильном заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей.
«Акт уничтожения испорченных бланков трудовых книжек от г.»
Комиссия в составе: председателя, начальника отдела кадров Сидоровой С.С., членов — бухгалтера Ивановой А.А. и специалиста по кадрам Петрова П.П., составила настоящий акт о том, что г. были уничтожены 5 испорченных бланков трудовых книжек и 2 вкладыша.
Причина уничтожения: неправильное заполнение.
Подписи: _____________ /Сидорова С.С./
_____________ /Иванова А.А./
_____________ /Петров П.П./
Акт о хранении невостребованных трудовых книжек
Оформляется при увольнении работника, если трудовая книжка не выдана ему на руки или не получена родственниками в случае смерти работника.
«Акт о хранении невостребованных трудовых книжек от г.»
Мы, нижеподписавшиеся, начальник отдела кадров Сидорова С.С. и главный бухгалтер Иванова А.А., составили настоящий акт о том, что на хранении у работодателя находятся 12 невостребованных трудовых книжек сотрудников, уволенных в период с по г.
Подписи: _____________ /Сидорова С.С./
_____________ /Иванова А.А./
Структура акта хранения трудовых книжек
Типовая структура акта включает следующие разделы:
| Элемент акта | Содержание |
|---|---|
| Наименование документа | Указывается вид акта (например, «Акт приема-передачи трудовых книжек») |
| Дата и место составления | Указывается дата и место составления акта |
| Основание | Ссылка на нормативный акт или внутренний документ организации |
| Состав комиссии | Перечень лиц, участвующих в составлении акта (ФИО, должности) |
| Описательная часть |
|
| Приложения | Перечень приложений (реестры, описи и т.д.) |
| Подписи | Подписи членов комиссии с расшифровкой |
Требования к оформлению акта
Важно! При оформлении акта необходимо соблюдать следующие требования:
- Акт составляеться в двух экземплярах (один остается у ответственного лица, второй, в отделе кадров или бухгалтерии);
- Все записи делаются четко и разборчиво;
- Не допускаются подчистки, помарки или исправления;
- Акт подписывается всеми членами комиссии;
- При необходимости акт заверяеться печатью организации (если таковая имеется).
Образцы актов хранения трудовых книжек
Образец 1. Акт приема-передачи трудовых книжек
трудовых книжек
г. Москва
20 мая 2026 г.
Мы, нижеподписавшиеся,
Иванов Иван Иванович, начальник отдела кадров ООО «Ромашка»,
с одной стороны,
и
Петров Петр Петрович, специалист по кадрам ООО «Ромашка»,
с другой стороны,
составили настоящий акт о том, что г. Иванов И.И. передал Петрову П.П. следующие документы:
| № п/п | Номер трудовой книжки | Дата выдачи | ФИО работника | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ТК-001 | Сидоров Алексей Владимирович | Уволен | |
| 2 | ТК-002 | Кузнецова Ольга Михайловна | Находится на больничном |
Всего передано 150 трудовых книжек и 50 вкладышей.
Документы переданы по описи, приложенной к настоящему акту.
Подписи:
_____________ /Иванов И.И./
_____________ /Петров П.П./
Образец 2. Акт уничтожения испорченных бланков
испорченных бланков трудовых книжек
г. Москва
20 мая 2026 г.
Комиссия в составе:
Председатель: Сидорова Светлана Сергеевна — начальник отдела кадров;
Члены комиссии: Иванова Анна Александровна — бухгалтер,
Петров Петр Петрович — специалист по кадрам,
составила настоящий акт о том, что г. были уничтожены следующие испорченные бланки:
| № п/п | Тип документа | Количество | Причина уничтожения |
|---|---|---|---|
| 1 | Бланк трудовой книжки | 3 | Неправильное заполнение (ошибки в датах) |
| 2 | Вкладыш в трудовую книжку | 2 | Порван при заполнении |
Уничтожение проведено путем сожжения в присутствии членов комиссии.
Подписи:
_____________ /Сидорова С.С./
_____________ /Иванова А.А./
_____________ /Петров П.П./
Ответственность за нарушение правил хранения трудовых книжек
Нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек может повлечь за собой:
- Административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ), штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц;
- Трудовые споры — при утрате трудовой книжки работник может обратиться в суд с требованием о возмещении ущерба;
- Проблемы с пенсионным обеспечением — отсутствие записи в трудовой книжке может привести к задержке или уменьшению пенсии;
- Репутационные риски — небрежное отношение к документам может негативно сказаться на имидже компании.
Рекомендации по организации хранения трудовых книжек
Разработайте внутренние локальные акты
Организация должна утвердить следующие документы:
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, регламентируют порядок работы с документами;
- Положение о хранении трудовых книжек — определяет ответственных лиц и процедуры;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек — содержит образцы правильного оформления записей.
Ведение книги учета движения трудовых книжек
Согласно Приказу Минтруда России от № 320н, все работодатели обязаны вести:
- Книгу учета движения трудовых книжек — фиксируются все операции по выдаче, получению и хранению;
- Книгу учета бланков трудовых книжек — учитываются полученные и использованные бланки;
- Журнал выдачи трудовых книжек — регистрируются факты выдачи документов работникам.
Важно! Книги учета должны храниться не менее 75 лет после увольнения последнего работника, с которым велась запись.
Организуйте безопасное хранение
Трудовые книжки должны храниться:
- В металлическом шкафу или сейфе;
- В помещении с ограниченным доступом;
- С соблюдением противопожарных норм;
- С регулярным проведением инвентаризации (не реже 1 раза в год).
Проводите регулярные проверки
Рекомендуется:
- Ежемесячно проверять наличие всех книжек в соответствии с книгой учета;
- Ежеквартально проводить внутренний аудит;
- При смене ответственного лица — обязательная передача дел с составлением акта.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1. Можно ли хранить трудовые книжки в электронном виде?
Ответ: Нет, трудовые книжки должны храниться только в бумажном виде. Электронные копии могут использоваться только в качестве дубликатов, но не заменяют оригиналы.
Вопрос 2. Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Ответ: Необходимо:
- Провести служебное расследование;
- Оформить акт о выявленной утрате;
- Выдать дубликат трудовой книжки;
- Возместить работнику материальный ущерб (если вина работодателя доказана).
Вопрос 3. Кто несет ответственность за хранение трудовых книжек?
Ответ: Ответственность несет работодатель (руководитель организации). Он может делегировать полномочия ответственному сотруднику (например, начальнику отдела кадров), но общая ответственность остается за ним.
Вопрос 4. Можно ли передавать трудовые книжки третьим лицам?
Ответ: Нет, трудовые книжки являются конфиденциальными документами и не могут передаваться третьим лицам без согласия работника (кроме случаев, предусмотренных законом).
Акт хранения трудовых книжек — это важный инструмент для обеспечения сохранности документов, подтверждающих трудовой стаж работников. Правильное оформление актов позволяет избежать административных штрафов, трудовых споров и проблем с пенсионным обеспечением.
Рекомендуем:
- Регулярно обновлять внутренние локальные акты;
- Проводить обучение сотрудников отдела кадров;
- Использовать современные системы учета (например, электронные журналы с дублированием на бумаге);
- Своевременно оформлять акты при всех изменениях в учете трудовых книжек.