Трудовая книжка – один из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж сотрудника. При увольнении, переводе в другую организацию или по другим основаниям работодатель обязан передать эту книжку работнику. Для фиксации факта передачи оформляется акт на передачу трудовой книжки работнику. Ниже представлен подробный разбор правовых оснований, порядка оформления и образца документа.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 84.1) – регламентирует порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
• Постановление Минтруда России № 69 от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – содержит требования к оформлению и передаче документа.
• ФЗ «О персональных данных» (ст. 8, 9) – устанавливает обязанность работодателя обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в трудовой книжке.

Когда оформляется акт

Акт на передачу трудовой книжки составляется в следующих случаях:

• Увольнение сотрудника по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя или иным основаниям, предусмотренным ТК РФ.
• Перевод работника в другую организацию (внутренний перевод или внешний).
• Восстановление утерянной или испорченной трудовой книжки (выдача дубликата).
• Передача книжки работнику при выходе на пенсию, если он продолжает трудовую деятельность.

Содержание акта

В акте должны быть отражены следующие реквизиты:

1. Название документа – «Акт на передачу трудовой книжки работнику».
2. Дата и место составления акта.
3. Информация о работодателе (наименование организации, ИНН, КПП, юридический адрес).
4. Информация о работнике (ФИО, должность, табельный номер, серия и номер трудовой книжки).
5. Основание передачи (приказ об увольнении, переводе, выдаче дубликата и т.д.).
6. Фактическое состояние трудовой книжки на момент передачи (цела, без повреждений, все записи сделаны).
7. Подписи сторон: представителя работодателя (обычно руководитель отдела кадров или уполномоченное лицо) и работника, с расшифровкой фамилии и инициалов.
8. Приложения (копия приказа, копия трудовой книжки – при необходимости).

Порядок заполнения акта

1. Подготовьте бланк акта (можно использовать типовую форму, утвержденную внутренним локальным актом организации).
2. Внесите реквизиты организации и работника.
3. Укажите номер и дату основания передачи (приказа).
4. Опишите внешнее состояние трудовой книжки (например: «Трудовая книжка в хорошем состоянии, все записи выполнены разборчивым почерком, повреждений не обнаружено»).
5. Попросите работника проверить наличие всех записей и подписать акт.
6. Подпишите акт представителем работодателя.
7. Один экземпляр акта остаеться у работника, второй – в личном деле сотрудника (или в архиве организации) в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов.

Образец акта на передачу трудовой книжки работнику

АКТ № 2026-045
на передачу трудовой книжки работнику

г. Москва 22 мая 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся, namely:

ООО «Пример», расположенное по адресу: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10,
ИНН 7701234567, КПП 770101001,
в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава,
именуемого в дальнейшем «Работодатель»,

и

Сидорова Анна Petrovна, работающая в должности ведущего специалиста отдела маркетинга,
табельный № 102456,
именуемая в дальнейшем «Работник»,

составили настоящий акт о следующем:

На основании приказа № 112 от «Об увольнении Сидоровой А.П. по собственному желанию» трудовая книжка серии № 0456789, номер 12345678, выданная , подлежит передаче работнику.

Трудовая книжка находится в хорошем состоянии: все записи выполнены разборчивым почерком, повреждений, подтеров и исправлений не обнаружено.

Работник получил трудовую книжку и подтвердил её получение подписью ниже.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах: один остается у работника, второй – в личном деле сотрудника организации.
Подписи:

Работодатель ___________________ /Иванов И.И./
«___» __________ 2026 г.
Работник ___________________ /Сидорова А.П./
«___» __________ 2026 г.

Хранение и выдача акта

• Экземпляр акта, оставшийся у работника, является подтверждением факта получения трудовой книжки и может потребоваться при трудоустройстве в новую организацию.
• Второй экземпляр хранится в личном деле сотрудника (или в отделе кадров) не менее 50 лет после увольнения, согласно Федеральному закону «О архивном деле в Российской Федерации» и внутренним нормативным актам организации.
• При утере акта работником можно выдать дубликат, оформив новый акт на основе имеющихся документов (приказ, копия трудовой книжки).

Ответственность за нарушение порядка передачи

Нарушение требований по выдаче трудовой книжки (отказ в выдаче, задержка, выдача неполного документа) может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб. для организаций).
• Гражданско-правовые последствия: возмещение ущерба, морального вреда, выплата среднего заработка за период вынужденного прогула.
• Репутационные риски и возможные трудовые споры.

Акт на передачу трудовой книжки работнику – обязательный документ, который фиксирует законное выполнение обязанности работодателя по выдаче одного из ключевых кадровых документов. Соблюдение установленного порядка оформления, хранения и выдачи акта помогает избежать правовых рисков, обеспечивает прозрачность трудовых отношений и защищает права обеих сторон.

Рекомендуем организациям разработать внутреннюю инструкцию по оформлению актов на передачу трудовых книжек, регулярно проводить обучение кадровых специалистов и контролировать своевременность выдачи документов при увольнении или переводе сотрудников.