Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При её передаче работнику (или получении от него) часто оформляют акт на получение трудовой книжки. Хотя законодательство не обязывает составлять такой акт, его наличие существенно упрощает доказательную базу в случае споров и защищает интересы обеих сторон.

Когда необходим акт на получение трудовой книжки?

• При увольнении работника, когда трудовая книжка выдаётся на руки.
• При приёме на работу, если работник предъявляет свою трудовую книжку для оформления.
• При переводе сотрудника в другое структурное подразделение организации с передачей книжки.
• При восстановлении утерянной или повреждённой трудовой книжки (выдача дубликата).
• В случае отказа работника от получения трудовой книжки (тогда оформляется акт об отказе).

Правовое основание

Трудовой кодекс РФ не содержит прямого требования оформлять акт при передаче трудовой книжки. Однако:

1. Статья 62 ТК РФ регулирует порядок ведения и хранения трудовых книжек.
2. Статья 84.1 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя выдать трудовую книжку работнику при расторжении трудового договора;
3. Внутренние нормативные акты организации (положение о ведении трудовых книжек, инструкция по кадровому делопроизводству) могут предусматривать обязательное составление акта.

Составление акта считается хорошей практикой, поскольку оно фиксирует факт передачи, дату, участников процесса и отсутствие претензий.

Структура акта на получение трудовой книжки

Акт представляет собой простой документ, который можно оформить в произвольной форме, но рекомендуется включать следующие реквизиты:

• Название документа – «Акт о получении трудовой книжки».
• Дата и место составления.
• Информация о сторонах:
  • Наименование организации (работодателя), её ИНН, КПП, юридический адрес.
  • ФИО, должность работника, который получает трудовую книжку.
• Основание для выдачи (например, приказ об увольнении № … от …, или трудовой договор № … от …).
• Описание передаваемого документа:
  • Наименование – трудовая книжка.
  • Серия и номер (если имеются).
  • Количество листов, наличие записей о работе, наградах и т.д.
• Подписи сторон:
  • Представитель работодателя (обычно специалист отдела кадров или руководитель).
  • Работник, получающий книжку.

  При наличии свидетелей – их подписи и расшифровка.

• Примечания (например, «Претензий нет», «Книжка передана в целости и сохранности»).

Пример акта на получение трудовой книжки

АКТ
о получении трудовой книжки

г. Москва «21» мая 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся, namely:

ООО «Пример», ИНН 7701234567, КПП 770101001,
юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10,
представленный генеральным директором Ивановым Иваном Ивановичем,
действующим на основании Устава,

и

Петрова Анна Сергеевна,
должность – менеджер по продажам,
паспорт 45 06 123456, выдан ОВД г. Москвы ,

составили настоящий акт о том, что:

В соответствии с приказом № 45 от г. «Об увольнении по собственному желанию» трудовая книжка работника Петрова А.С. подлежит выдаче на руки.

Трудовая книжка имеет серию № КБ 123456, номер 789012, содержит 48 листов, записи о работе с по , отсутствуют повреждения.

Трудовая книжка передана работнику Петровой А.С. лично под расписку.

Претензий к качеству и комплектности трудовой книжки не имеется.

Подписи:

Представитель работодателя _______________ /Иванов И.И./
Работник _______________ /Петрова А.С./
Свидетель (при наличии) _______________ /Сидорова М.П./

При необходимости акт можно оформить в виде таблицы, но использование только допустимых тегов (,

,

,
• и т.д.) также допустимо.

  Порядок оформления акта

  1. Подготовьте проект акта, используя шаблон или внутреннюю форму организации.
  2. Убедитесь, что все реквизиты (данные организации, работника, основание выдачи) актуальны и верны.
  3. В день передачи трудовой книжки соберите участников: представителя отдела кадров (или уполномоченного лица), работника и, при необходимости, свидетелей.
  4. Прочитайте акт вслух, дайте сторонам возможность проверить содержание.
  5. Подпишите акт всеми участниками. При наличии свидетелей – их подписи ставятся после подписей сторон.
  6. Один экземпляр акта остаётся в личном деле работника (или в папке по увольнению), второй – выдаётся работнику вместе с трудовой книжкой (или хранится в отделе кадров, если работник отказался получать документ).
  7. При отказе работника от получения трудовой книжки составляется акт об отказе, в котором фиксируются причины отказа и присутствие свидетелей.

  Хранение и использование акта

  Акт на получение трудовой книжки относится к кадровым документам и подлежит хранению в соответствии с внутренними нормативами организации. Обычно срок хранения составляет:

  • 50 лет – для документов, связанных с увольнением (включая акты о выдаче трудовой книжки), если они хранятся в личном деле работника.
  • 75 лет – если акт хранится в отдельном деле по увольнению (в зависимости от классификатора документов).

  В случае спора (например, работник утверждает, что не получил трудовую книжку, а работник утверждает обратное) акт служит доказательством факта передачи и отсутствия претензий.

  Часто задаваемые вопросы

  Нужно ли нотариально заверять акт?

  Нет. Нотариальное заверение не требуется, достаточно подписей уполномоченных лиц и, при желании, свидетелей.

  Можно ли оформить акт в электронном виде?

  Да, если у организации установлен электронный документооборот и электронные подписи соответствуют требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных» и ФЗ‑63 «Об электронной подписи». В таком случае акт подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) и хранится в электронном архиве.

  Что делать, если работник потерял акт?

  Акт можно восстановить по внутреннему журналу регистрации выдачи трудовых книжек или по копии, хранящейся в отделе кадров. При отсутствии копии составляется новый акт с указанием даты выдачи и ссылкой на приказ об увольнении.

  Отличается ли акт при приёме на работу от акта при увольнении?

  По сути нет – в обоих случаях фиксируется факт передачи трудовой книжки. Разница лишь в основании (трудовой договор vs. приказ об увольнении) и в формулировке претензий («Претензий нет» vs. «Книжка передана в целости и сохранности»).

  Акт на получение трудовой книжки – простой, но важный документ, который помогает избежать недоразумений при передаче одного из ключевых кадровых документов. Его составление не требует значительных затрат времени, а наличие такого акта повышает прозрачность кадровых процессов и защищает права как работника, так и работодателя. Рекомендуется включить процедуру оформления акта во внутренние нормативные акты организации и обучать сотрудников отдела кадров правилам его заполнения.