Дата публикации статьи: 23 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка и почему она подлежит списанию?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Она хранится у работодателя и подлежит обязательному учету. Однако в процессе использования:

• бланки могут быть испорчены;
• использованы не по назначению;
• утрачены;
• прийти в негодность (например, из-за неправильного хранения).

В таких случаях необходимо оформить акт на списание бланков трудовых книжек.

Нормативная база

Процедура списания регламентируется следующими документами:

1. Приказ Минфина России от № 52н — об утверждении форм первичных учетных документов;
2. Постановление Правительства РФ от № 225 — о трудовых книжках;
3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. Приказом Минфина России от № 34н);
4. Приказ Минтруда России от № 557н — об утверждении форм актов;
5. Учетная политика организации.

Кто подписывает акт на списание?

Согласно действующим нормам, акт на списание бланков трудовых книжек подписывают:

• Материально ответственное лицо (как правило, сотрудник отдела кадров или бухгалтерии, ответственный за учет бланков);
• Руководитель подразделения (например, начальник отдела кадров);
• Руководитель организации или уполномоченное им лицо (например, заместитель директора);
• При необходимости — главный бухгалтер.

Списание должно быть санкционировано руководителем, только после его утверждения процедура считается легитимной.

Пошаговая инструкция по оформлению акта на списание

Шаг 1. Подготовка документов

Перед составлением акта необходимо:

• Провести инвентаризацию оставшихся бланков;
• Выявить испорченные или не подлежащие использованию бланки;
• Собрать доказательства непригодности (например, акты о порче, фото, заключения экспертизы);
• Убедиться, что бланки не были использованы для выдачи работникам.

Шаг 2. Выбор формы акта

Для списания бланков трудовых книжек можно использовать:

• Унифицированную форму ТОРГ-16 (если бланки учитывались как товарно-материальные ценности);
• Собственную форму акта, разработанную организацией и утвержденную в учетной политике;
• Акт о списании бланков строгой отчетности (если бланки учитывались как БСО).

Наиболее распространенная форма — Акт о списании бланков строгой отчетности (БСО).

Шаг 3. Заполнение акта

В акте должны быть указаны следующие реквизиты:

1. Наименование документа: «Акт на списание бланков строгой отчетности (трудовых книжек)»;
2. Дата и место составления;
3. Наименование организации;
4. Сведения о материально ответственном лице;
5. Перечень списываемых бланков:
   • Наименование (например, «Бланк трудовой книжки форма Т-2»);
   • Количество;
   • Номер серии и номера;
   • Причина списания (например, «Испорчен при заполнении», «Утерян», «Не подлежит использованию»);
   • Цена за единицу;
   • Общая сумма;
6. Подписи членов комиссии: материально ответственного лица, руководителя подразделения, руководителя организации;
7. Отметка о списании в учетных документах.

Пример заполнения таблицы в акте:

Шаг 4. Утверждение акта

Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. После этого:

• Акт подшивается в дело;
• Сведения о списании вносятся в учетные документы (например, в журнал учета бланков строгой отчетности);
• Бланки уничтожаются в присутствии комиссии (например, путем сжигания или измельчения).

Как отразить списание в бухгалтерском учете?

Списание бланков трудовых книжек отражается в бухгалтерском учете следующим образом:

Бухгалтерские проводки

Если виновное лицо не установлено, сумма списывается на прочие расходы. Если виновник установлен, сумма удерживается с него.

Ответственность за неправильное списание

Несоблюдение процедуры списания может привести к:

• Налоговым рискам: налоговые органы могут расценить списание как необоснованное и доначислить налоги;
• Административной ответственности: штрафы за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета;
• Уголовной ответственности: в случае доказанного хищения или злоупотребления.

Рекомендации по ведению учета бланков трудовых книжек

Чтобы избежать проблем с списанием, следуйте этим советам:

1. Храните бланки в сейфе с ограниченным доступом;
2. Ведите журнал учета бланков строгой отчетности;
3. Проводите регулярные инвентаризации (не реже 1 раза в год);
4. Уничтожайте испорченные бланки только в присутствии комиссии;
5. Составляйте акты на списание своевременно, не откладывайте;
6. Соблюдайте сроки хранения документов (не менее 5 лет).

Образцы документов

Вы можете скачать образцы актов на списание бланков трудовых книжек:

• Образец акта на списание бланков строгой отчетности (БСО)
• Образец акта на списание ТМЦ (ТОРГ-16)
• Образец акта уничтожения бланков

Часто задаваемые вопросы

Можно ли списать бланки, если они просто устарели?

Нет, устаревание бланков не является основанием для списания. Они должны быть испорчены, утеряны или непригодны к использованию.

Кто несет ответственность за списание?

Ответственность несет материально ответственное лицо, руководитель подразделения и руководитель организации, подписавшие акт.

Можно ли списать бланки без акта?

Нет, списание без оформления акта является нарушением и может привести к налоговым последствиям.

Как часто нужно проводить инвентаризацию бланков?

Рекомендуется проводить инвентаризацию не реже 1 раза в год, а также при смене материально ответственного лица.

Списание бланков трудовых книжек — это важная процедура, требующая тщательного документального оформления. Следуйте нашей инструкции, соблюдайте нормативные требования и храните все документы в надлежащем порядке. Это поможет избежать проблем с налоговыми органами и обеспечит прозрачность учета.

Помните: самое главное, это правильное оформление акта, подписание его уполномоченными лицами и своевременное отражение операции в бухгалтерском учете.