Акт на списание трудовой книжки – это официальный документ, фиксирующий факт уничтожения (списания) трудовой книжки работника. Он оформляется в случаях, когда книжка более не может использоваться в качестве трудового документа (повреждена, утрачена, заменена на электронный вариант и т.п.). Оформление акта является обязательным требованием Трудового кодекса РФ и нормативных актов, регулирующих порядок ведения трудовых книжек.

Содержание статьи

1. Что такое акт на списание трудовой книжки?
2. Когда требуется составлять такой акт?
3. Нормативно‑правовая база
4. Кто участвует в оформлении акта?
5. Форма и обязательные реквизиты
6. Пошаговая процедура составления и подписания
7. Образец акта (PDF/Word)
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое акт на списание трудовой книжки?

Акт – это протокол, в котором фиксируется определённый факт. В случае трудовой книжки акт фиксирует:

• Причину списания (повреждение, утрата, замена на электронный документ и др.);
• Дата и место списания;
• ФИО работника и реквизиты его трудовой книжки;
• Подписи всех участников процесса.

Документ служит доказательством того, что работодатель законно и надлежащим образом избавился от бумажного носителя трудовой истории.

Когда требуется составлять акт?

Список типовых ситуаций, когда необходимо оформить акт на списание трудовой книжки:

1. Трудовая книжка повреждена (разорвана, испачкана, сотрясена, в ней отсутствуют страницы).
2. Книжка утеряна и работник подал заявление о её замене.
3. Работник переходит на электронный формат трудовой книжки (введён в действие с 2022 года).
4. Книжка сдана в архив после выхода работника на пенсию, но требуется её уничтожить в связи с истечением срока хранения.
5. Работник отказался от бумажного варианта и подписал согласие на списание.

Нормативно‑правовая база

Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 64, 65, 66.
• Постановление Правительства РФ от № 2269 «Об электронных трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России № 182н от «Об утверждении формы акта списания трудовой книжки».
• Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (вопросы уничтожения персональных данных).

Кто участвует в оформлении акта?

В состав участников обычно входят:

• Работодатель (руководитель организации или уполномоченный представитель).
• Работник (либо его законный представитель, если работник недоступен).
• Свидетели (по желанию, обычно 2 человека, не являющихся сотрудниками организации).
• Ответственный за кадровый документооборот (специалист отдела кадров).

Все указанные лица подписывают акт, а копии документа распределяются следующим образом:

• Оригинал – в личное дело работника (при необходимости).
• Копия – в архив кадровой службы.
• Копия – в бухгалтерию (для подтверждения расходов, если списание связано с компенсацией).

Форма и обязательные реквизиты

Официальный образец акта утверждён приказом Минтруда и выглядит следующим образом:

Пошаговая процедура составления и подписания

1. Подготовка документов
   • Убедитесь, что у вас есть оригинал трудовой книжки.
   • Соберите заявление работника о списании (если требуется).
   • Подготовьте форму акта (можно скачать из официального реестра Минтруда).
2. Определение причины списания

   Точно опишите, почему книжка подлежит уничтожению (например, «повреждена в результате пожара», «утеряна, заменена на электронную»).

3. Назначение даты и места

   Выберите удобное время, когда могут присутствовать все участники (работник, руководитель, два свидетеля).

4. Проведение акта
   • Все участники собираются в указанном месте.
   • В присутствии свидетелей работодатель фиксирует факт уничтожения (например, помещает книжку в шредер).
   • Сразу после уничтожения каждый подписывает акт.
5. Регистрация в личном деле

   Оригинал акта помещается в личное дело работника (если он продолжает работать в организации) или в архив кадровой службы.

6. Уведомление работника

   Работнику выдаётся копия акта и, при необходимости, справка о списании для последующего получения новой трудовой книжки.

7. Хранение документации

   Согласно ТК РФ, документы о кадровом учете хранятся не менее 5 лет после увольнения работника.

Образец акта (скачать)

Ниже представлена ссылка на готовый шаблон в форматах DOCX и PDF. Скачать можно бесплатно.

• Шаблон DOCX (31,5 KB)
• Шаблон PDF (112 KB)

Часто задаваемые вопросы

Можно ли списать трудовую книжку без акта?

Нет. По закону любой факт уничтожения трудовой книжки фиксируется актом. Без него могут возникнуть споры о правомерности действий работодателя.

Что делать, если у работника нет возможности присутствовать?

Работник может оформить доверенность на представителя (например, члена семьи). Доверенность должна быть нотариально заверена, а представитель подпишет акт от его имени.

Можно ли списать электронную трудовую книжку?

Электронный документ не «списывается», а просто удаляется из системы после подтверждения работодателем и согласия работника. При этом сохраняется журнал операций в системе «Электронная трудовая книжка».

Какие последствия, если акт не будет подписан?

Отсутствие подписи делает акт недействительным. В случае проверки инспекции труда могут быть наложены штрафы за нарушение порядка ведения кадровой документации.

Сколько стоит оформить акт?

Оформление акта – административная процедура, стоимость её определяется только внутренними затратами организации (бумага, печать). Никаких государственных пошлин нет.

Акт на списание трудовой книжки – необходимый юридический документ, который гарантирует законность уничтожения бумажного трудового документа. Правильное оформление акта защищает интересы как работодателя, так и работника, предотвращая возможные трудовые споры и штрафы со стороны контролирующих органов.

Следуя описанной в статье пошаговой инструкции, вы сможете быстро и без ошибок подготовить акт, оформить его подписи и правильно разместить документ в кадровом архиве.

Помните: без надлежащего акта списание трудовой книжки считается нарушением Трудового кодекса, а это может привести к административной ответственности.