Учет движения трудовых книжек — один из ключевых аспектов кадровой работы в любой организации. От правильного ведения этого учета зависит не только соблюдение трудового законодательства‚ но и защита прав сотрудников‚ а также возможность избежать штрафов со стороны трудовой инспекции. В 2026 году правила учета трудовых книжек (ТК) и электронных трудовых книжек (ЭТК) остаются актуальными‚ но претерпели важные изменения‚ связанные с цифровизацией кадровых процессов. В этой статье мы подробно разберем все аспекты учета трудовых книжек: от формы журнала до хранения и особенностей работы с ЭТК.

Зачем нужен учет движения трудовых книжек?

Учет движения трудовых книжек — это обязательная процедура‚ установленная Приказом Минтруда России от № 320н (в редакции 2026 года). Его цель:

• Контроль за целостностью и сохранностью бланков трудовых книжек и вкладышей;
• Фиксация всех операций с ТК: прием от работника‚ выдача‚ возврат‚ утрата;
• Обеспечение прозрачности и подотчетности кадрового процесса;
• Подтверждение законности выдачи трудовых книжек при увольнении;
• Подготовка к проверкам Росударственной инспекцией труда (Роструда).

Нарушение требований к учету может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица.

Обязательные формы учета

Все организации‚ независимо от формы собственности и численности персонала‚ обязаны вести книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Форма журнала учета

С 2026 года работодатель имеет право использовать:

• Утвержденную форму‚ утвержденную Приказом Минтруда № 320н (Приложение № 1);
• Собственную форму‚ соответствующую требованиям законодательства.

В любом случае‚ журнал должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Номер записи;
2. Дата поступления трудовой книжки (вкладыша) на хранение;
3. ФИО работника;
4. Серия и номер трудовой книжки (вкладыша);
5. Дата выдачи трудовой книжки работнику (или возврата после заполнения);
6. Основание выдачи (например: «на основании письменного заявления работника»);
7. Подпись работника при получении ТК;
8. Подпись ответственного лица (кадровика‚ секретаря и т.д.);
9. Примечания (например: «утеряна»‚ «повреждена»‚ «выдана вновь»).

Где хранить журнал учета?

Журнал учета хранится в отделе кадров или у ответственного лица‚ назначенного приказом руководителя. Он должен быть:

• Прошит‚ пронумерован и скреплен печатью организации (если используется печать);
• Заверен подписью руководителя и главного бухгалтера (при необходимости);
• Храниться в течение 75 лет с момента последней записи — как документ‚ содержащий сведения о трудовой деятельности граждан (согласно Перечню типовых управленческих архивных документов).

Как вести учет при приеме и увольнении

Прием на работу

При поступлении нового сотрудника:

1. Получите от него трудовую книжку (или заявление о желании перейти на ЭТК);
2. Зарегистрируйте ТК в журнале учета: укажите дату поступления‚ ФИО‚ серию и номер;
3. Сделайте отметку: «Принята от работника при поступлении на работу»;
4. При наличии вкладыша — также зарегистрируйте его отдельно.

Увольнение

При увольнении сотрудника:

1. Заполните трудовую книжку в соответствии с требованиями (включая основание увольнения‚ номер и дату приказа);
2. Выдайте ТК работнику под роспись в журнале учета;
3. В графе «Основание выдачи» укажите: «Выдана на руки на основании письменного заявления работника»;
4. В графе «Подпись получателя» — обязательно поставить подпись сотрудника.

Важно! Если работник отказывается получить трудовую книжку‚ необходимо направить ему уведомление о необходимости получения ТК. Если он не явится в течение 3 дней — книжка передается на хранение в архив организации.

Учет электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2020 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек. На 2026 год более 70% работников уже перешли на ЭТК. Учет ЭТК имеет свои особенности:

Обязательно ли вести журнал учета ЭТК?

Нет. Согласно Приказу Минтруда № 320н (ред. 2026)‚ работодатель не обязан вносить сведения об электронных трудовых книжках в журнал учета движения трудовых книжек.

Почему? Потому что ЭТК — это цифровой документ‚ хранящийся в единой базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). Все сведения о трудовой деятельности сотрудника автоматически передаются работодателем в ПФР через систему ЕФС-1 (форма отчетности).

Как управлять ЭТК в организации?

Для работы с ЭТК необходимо:

• Получить согласие сотрудника на переход на ЭТК (письменное заявление);
• Внести в трудовой договор или дополнительное соглашение пункт о ведении ЭТК;
• Вести учет в электронной системе (например‚ в 1С‚ Контур.Экстерн‚ СБИС‚ Точка Банк и др.);
• Ежемесячно формировать и отправлять в ПФР отчеты по форме ЕФС-1;
• Обеспечить доступ сотрудников к личному кабинету на сайте ПФР или портале Госуслуг.

Важно! Если сотрудник работает по совместительству и имеет ЭТК‚ то все записи о работе у вас должны быть переданы в ПФР, иначе его трудовой стаж будет неполным.

Гибридный режим: ТК и ЭТК одновременно

Сотрудник может иметь и бумажную‚ и электронную трудовую книжку. В этом случае:

• Бумажная ТК хранится в организации и учитывается в журнале учета;
• ЭТК ведется в системе и передается в ПФР;
• Записи в бумажной книжке не дублируются в ЭТК — это запрещено законом;

Если сотрудник ранее имел бумажную ТК‚ а затем перешел на ЭТК‚ то бумажная книжка остается у него на руках и не подлежит уничтожению.

Особенности учета вкладышей в трудовые книжки

Вкладыши в трудовые книжки — это отдельные бланки‚ выдаваемые при исчерпании страниц основной книжки. Они также подлежат учету:

• При выдаче вкладыша, регистрируется его серия и номер в журнале учета;
• При заполнении вкладыша — вносится запись о его использовании;
• При увольнении — вкладыш выдается вместе с основной книжкой;
• При утрате вкладыша — оформляется акт о его утрате и выдается новый.

Все вкладыши‚ как и основные книжки‚ хранятся в течение 75 лет.

Ошибки при учете и как их избежать

Наиболее частые нарушения:

• Отсутствие журнала учета или его неполное заполнение;
• Нет подписи работника при получении ТК;
• Записи в журнале сделаны карандашом или без печати (если требуется);
• Не ведется учет вкладышей;
• При переходе на ЭТК не оформлено заявление работника;
• Не отправляются отчеты ЕФС-1 в ПФР;
• Хранение журналов в неохраняемом месте.

Рекомендации:

• Назначьте ответственного за учет ТК (приказом);
• Проводите ежемесячную проверку журнала учета;
• Используйте специализированные программы (1С‚ Контур.Экстерн‚ СБИС) для автоматизации учета;
• Обучайте кадровый персонал требованиям Приказа № 320н;
• Создайте инструкцию по работе с ТК и ЭТК для сотрудников отдела кадров.

Вот главные принципы‚ которые нельзя забывать:

1. Бумажные трудовые книжки — обязательно учитываются в журнале учета.
2. Электронные трудовые книжки — не регистрируются в журнале‚ но передаются в ПФР через ЕФС-1.
3. Журнал учета — должен быть прошит‚ подписан‚ заверен и храниться 75 лет.
4. Подпись работника при получении ТК — обязательна.
5. Вкладыши — тоже учитываются‚ как отдельные бланки.
6. Не ведите дублирующие записи в бумажной и электронной книжках.
7. Соблюдайте сроки передачи данных в ПФР — штрафы за просрочку ЕФС-1 могут достигать 30 000 рублей.

Правильный учет трудовых книжек, это не просто формальность. Это гарантия стабильности‚ прозрачности и правовой защищенности как для работодателя‚ так и для каждого сотрудника; В эпоху цифровизации важно сохранять баланс между традициями и инновациями — и уметь работать с обоими форматами: бумажным и электронным.

Следите за обновлениями законодательства — требования могут меняться‚ но основные принципы учета остаются неизменными: четкость‚ документальность‚ ответственность и законность.