С переходом России на электронные трудовые книжки (ЭТК) многие организации сталкиваются с необходимостью списать (уничтожить) оставшиеся в архиве бумажные бланки трудовых книжек и их вкладыши. Для этого требуется оформить специальный документ – акт (бланк) на списание трудовых книжек. В статье подробно рассматриваются нормативная база, порядок составления акта, образец заполнения и вопросы бухгалтерского учета.
Что такое бланк на списание трудовых книжек?
Бланк (акт) на списание трудовых книжек – это официальный документ, фиксирующий факт уничтожения бумажных формуляров трудовых книжек и их вкладышей, которые более не используются в связи с переходом на электронный формат или стали непригодными к использованию.
Документ оформляеться в двух экземплярах (оригинал и копия), подписывается уполномоченными лицами и заверяется печатью организации. После подписания акт вносится в приходно‑расходную книгу учета бланков трудовых книжек.
Нормативно‑правовая база
Основные нормативные акты, регламентирующие списание бумажных трудовых книжек:
- Федеральный закон № Трудовой кодекс РФ (ст. 71, 73) – определяет порядок ведения трудовой книжки и перехода к электронному формату.
- Приказ Минтруда России от № 394н «Об утверждении порядка перехода на электронные трудовые книжки».
- Приказ Минфина России от № Ин‑2‑03/2020 – порядок учета и списания бумажных формуляров в бухгалтерском учете.
- Методические рекомендации КонсультантПлюс (2020) – уточняют, что стоимость чистых бланков трудовых книжек не включается в расходы при расчете налога УСН.
Когда и кем нужен акт списания?
Акт составляется в следующих случаях:
- Полный переход организации на электронные трудовые книжки.
- Уничтожение испорченных, устаревших или избыточных бумажных бланков.
- Списание бланков, оставшихся после закрытия предприятия.
Ответственными за подготовку акта обычно являются:
- Главный бухгалтер (или его заместитель).
- Руководитель отдела кадров.
- Представитель комиссии по списанию (может быть председателем комиссии).
Порядок составления акта списания
Процедура включает несколько обязательных шагов:
- Подготовка комиссии. Формируется комиссия из 2‑3 человек (руководитель отдела кадров, главный бухгалтер, представитель руководства).
- Инвентаризация. Составляется перечень всех бланков и вкладышей, подлежащих уничтожению (количество, серия, номер).
- Выбор способа уничтожения. Наиболее распространённые методы – измельчение, сжигание, химическое разрушение. Выбор фиксируется в акте.
- Заполнение акта. Заполняются все графы (см. образец ниже).
- Подписи и печать. Все члены комиссии подписывают акт, ставится печать организации.
- Внесение записи в приходно‑расходную книгу. После уничтожения в книгу вносятся данные о списании.
- Хранение акта. Оригинал хранится в архиве кадровой службы 5 лет (по требованиям ТК РФ).
Ниже представлен типовой шаблон акта на списание трудовых книжек, который можно адаптировать под нужды вашей организации.
| АКТ № ____ о списании (уничтожении) бланков трудовых книжек | |||
|---|---|---|---|
| Дата составления: ____ __________ 20__ г. | |||
| Место составления: _______________________________ | |||
| Комиссия по списанию: | |||
| 1. | Ф.И.О., должность | Подпись | Печать (при необходимости) |
| 2. | _____________________________ | ______________________ | ______________________ |
| 3. | _____________________________ | ______________________ | ______________________ |
| Перечень уничтожаемых бланков (указывается количество, серия, номер, состояние): | |||
| № п/п | Тип бланка | Серия/номер | Кол‑во |
| 1 | Трудовая книжка (бумажный формуляр) | — | ____ шт. |
| 2 | Вкладыш № 1 | — | ____ шт. |
| 3 | Вкладыш № 2 | — | ____ шт. |
| Способ уничтожения: _______________________________ (измельчение, сжигание и т.п.) | |||
| Результат уничтожения: подтверждающий документ (акт о проведении измельчения, протокол сжигания) – прилагается. | |||
| Подписи членов комиссии: 1. ______________________ / Ф.И.О. 2. ______________________ / Ф.И.О. 3. ______________________ / Ф.И.О. Печать организации | |||
Подписи и печати: кто должен подписать акт?
- Председатель комиссии – обычно руководитель отдела кадров.
- Главный бухгалтер – отвечает за бухгалтерский учет списания.
- Представитель руководства (директор, генеральный директор) – подтверждает законность процедуры.
Все подписи ставятся черной или синей ручкой. Если в организации нет печати, достаточно подписи всех участников, но рекомендуется использовать печать для повышения юридической силы документа.
Учет в бухгалтерии
Списание бланков трудовых книжек отражается в бухгалтерском учете по следующим проводкам (пример для организаций, применяющих УСН):
Дт 91.02 «Прочие расходы» – Кт 10 «Материалы» (стоимость бланков, если они были списаны как материал) или Дт 91.02 – Кт 71 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если списание проводится без отражения стоимости, т.к. бланки не учитывались в стоимости)
Важно: стоимость чистых бланков не включается в расходы при расчете налога УСН (см. рекомендацию КонсультантПлюс, 2020).
Уничтожение бланков: технические требования
Для обеспечения конфиденциальности персональных данных, уничтожение должно соответствовать требованиям ФЗ «О персональных данных»:
- Полное разрушение бумаги (измельчение до частиц < 5 мм).
- Документальное подтверждение (акт о проведении уничтожения, подписи ответственных).
- Хранение протокола уничтожения в течение 5 лет.
Переход на электронные трудовые книжки
С 2024‑го года большинство государственных и частных организаций обязаны вести трудовую книжку в электронном виде. При этом:
- Все новые приемы оформляются сразу в системе Госуслуги (модуль «ЭТК»).
- Старые бумажные бланки, не использованные в течение 12 месяцев, подлежат обязательному списанию.
- Для сотрудников, у которых уже есть электронная книжка, бумажный формуляр считается «избыточным» и подлежит уничтожению.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли платить НДС при списании бланков?
Нет. Бланки трудовых книжек не являются объектом налогообложения НДС, так как они не реализуются и не передаются в рамках коммерческой сделки.
Можно ли списать бланки без составления акта?
Нет. По требованиям Трудового кодекса и Приказа Минтруда РФ акт обязателен. Отсутствие акта может привести к штрафам в случае проверок.
Сколько времени хранить оригинал акта?
Оригинал акта и протоколы уничтожения хранятся в архиве кадровой службы минимум 5 лет, но не менее срока, установленного для хранения бухгалтерских документов (10 лет).
Можно ли использовать электронный шаблон акта?
Да, при условии, что документ будет распечатан, подписан вручную и заверен печатью (если она предусмотрена). Электронная подпись допускается только в случае, если организация имеет соответствующий сертификат и процедура согласована с проверяющими органами.
Где скачать готовый бланк?
Готовые шаблоны доступны на официальных ресурсах:
- КонсультантПлюс – раздел «Образцы документов».
- Бланк‑Образец.Ru – шаблоны в форматах DOC, DOCX, PDF.
- Портал МосГосУслуги – раздел «Электронные трудовые книжки» (есть ссылка на типовой акт).
Оформление акта (бланка) на списание трудовых книжек – обязательный процесс, который гарантирует законность уничтожения бумажных формуляров, защищает персональные данные сотрудников и упрощает бухгалтерский учет. Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете быстро и без ошибок подготовить все необходимые документы, избежать штрафных санкций и успешно перейти на электронный формат трудовых книжек.
Дата последнего обновления статьи: