Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность сотрудника. Помимо сведений о приёме, переводах и увольнении, в неё вносятся записи о поощрениях и награждениях, предусмотренных законодательством. Ниже подробно рассмотрено, какие поощрения подлежат занесению, как правильно оформить запись и что следует учитывать кадровой службе;
Нормативная база
- Статья 191 ТК РФ – определяет виды поощрений за труд (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию «лучший по профессии» и др.).
- Статья 66 ТК РФ (часть 4) – регламентирует внесение сведений о поощрениях и награждениях в трудовую книжку.
- Порядок ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности (утв. Постановлением Минтруда России от № 69) – содержит пункты, регламентирующие форму записи, сроки и необходимые реквизиты.
Согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся только те поощрения, которые носят наградительный характер (почётные грамоты, благодарности, премии, если они оформлены как награждение, и т.п.). Чисто стимулирующие выплаты (например, обычные премии, не связанные с награждением) в трудовую книжку не заносятся.
Какие поощрения подлежат занесению
Из анализа ст. 191 ТК РФ и практики применения следует следующий перечень:
- Объявление благодарности (устная или письменная форма, оформленная приказом).
- Выдача премии в качестве награждения (премия, связанная с конкретным достижением и оформленная как награда).
- Награждение ценным подарком (например, юбилейный знак, памятный сувенир, если он вручается в связи с трудовыми успехами).
- Почётная грамота или благодарность от работодателя, отраслевого объединения, профессионального союза и т.д.
- Представление к званию «лучший по профессии» (или аналогичное звание) – запись делается после официального присвоения звания.
- Иные формы поощрения, предусмотренные локальными нормативными актами, если они носят наградительный характер и оформлены соответствующим приказом.
Важно: если премия выплачивается как обычная стимулирующая мера (например, квартальная премия за выполнение плана), она не заносится в трудовую книжку, поскольку не является награждением.
Порядок внесения записи в трудовую книжку
Основные требования
- Запись делается на основании приказа или распоряжения работодателя о поощрении.
- Срок внесения – не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).
- Запись вносится в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки.
- В графе 3 указывается полное наименование организации (и, при наличии, сокращённое).
- В графе 4 – дата приказа о поощрении.
- В графе 5 – наименование поощрения (например, «Благодарность», «Премия за высокие показатели работы», «Почётная грамота»).
- В графе 6 – основание (номер и дата приказа).
Образец записи
Сведения о награждении
ООО «Пример» (сокр. «Пример»)
Благодарность за успешное выполнение проекта «Автоматизация учета»
Приказ № 45‑к от
При оформлении записи следует использовать черную или синюю пасту, четко разборчивый почерк (или печатный шрифт при электронном ведении). После внесения записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печать организации.
Что не вносится в трудовую книжку
- Обычные стимулирующие выплаты (премии, надбавки, компенсации), не оформленные как награждение.
- Disciplinary взыскания (выговор, замечание, увольнение по статье) – они фиксируются в разделе о дисциплинарных взысканиях, а не о награждении.
- Поздравления с праздниками, юбилеями, если они не сопровождаются официальным поощрением.
- Внутренние благодарности, выраженные устно без оформления приказом.
Эти положения подтверждаются пунктами 66.1 ТК РФ и разъяснениями Минтруда России.
Практические рекомендации для кадровой службы
- Создать шаблон приказа о поощрении с обязательными реквизитами (номер, дата, основание, вид поощрения, ФИО сотрудника).
- Назначить ответственного за своевременное внесение записей (обычно специалист отдела кадров).
- Вести журнал регистрации приказов о поощрении для контроля соблюдения пятидневного срока.
- Проводить периодический аудит трудовых книжек на предмет отсутствия обязательных записей о награждениях.
- Обучать руководителей разнице между стимулирующими выплатами и наградительными поощрениями, чтобы избежать ошибочного внесения.
- При переходе на электронные трудовые книжки использовать утвержденные формы ЭТК, где раздел «Сведения о награждении» реализован аналогично бумажному варианту.
Занесение поощрений в трудовую книжку – важный элемент документирования трудовой деятельности сотрудника, который имеет как правовое, так и моральное значение. Правильное оформление таких записей обеспечивает прозрачность кадрового учета, защищает права работника при подтверждении своего профессионального роста и служит основанием для будущих карьерных awansов.
Соблюдение положений ст. 191 и ч. 4 ст. 66 ТК РФ, а также внутренних нормативных актов организации позволяет избежать ошибок, штрафов и споров с трудовыми инспекциями. Кадровая служба, следуя представленным рекомендациям, сможет обеспечить корректное и своевременное внесение сведений о поощрениях в трудовые книжки сотрудников.