В процессе ведения кадрового учета в организациях нередко возникают ситуации‚ когда необходимо списать испорченные или невостребованные вкладыши для трудовых книжек. Правильное оформление такого списания — важная процедура‚ которая должна соответствовать действующему законодательству и внутренним нормам компании.
Когда необходимо составлять акт на списание вкладыша?
Согласно пункту 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н)‚ испорченные бланки вкладышей подлежат уничтожению с обязательным составлением соответствующего акта. Основаниями для списания могут быть:
- Порча бланка при заполнении;
- Истечение срока хранения;
- Утрата актуальности (например‚ при переходе на электронные трудовые книжки);
- Ошибки при заполнении;
- Нарушение целостности бланка;
- Превышение установленного количества неиспользованных вкладышей.
Требования к оформлению акта
Акт на списание вкладыша в трудовую книжку должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа: «Акт о списании вкладышей в трудовые книжки»;
- Дата составления: указывается дата подписания акта;
- Место составления: город или населенный пункт;
- Основание для списания: ссылка на нормативный акт (например‚ п. 41 Порядка № 320н);
- Состав комиссии: ФИО и должности членов комиссии‚ обычно включающей:
- Сотрудника кадровой службы;
- Бухгалтера;
- Руководителя отдела или другого ответственного лица;
- Перечень списываемых вкладышей: с указанием:
- Серий и номеров;
- Количества;
- Причины списания;
- Метод уничтожения: сжигание‚ измельчение‚ передача на утилизацию и т.д.;
- Подписи членов комиссии: с расшифровкой подписей;
- Примечания: дополнительная информация‚ если необходимо.
Образец акта на списание вкладыша в трудовую книжку
Ниже представлен типовой образец акта‚ который можно адаптировать под конкретные условия вашей организации.
АКТ № ___ от «__» _____________ 20__ г.
о списании вкладышей в трудовые книжки
г. _____________________
Комиссия в составе:
- _____________________________________________________‚
- _____________________________________________________‚
- _____________________________________________________‚
на основании пункта 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденного Приказом Минтруда России от № 320н‚
составила настоящий акт о том‚ что за период с «__» ___________ 20__ г. по «__» ___________ 20__ г.
Списаны следующие вкладыши в трудовые книжки:
| № п/п | Серия и номер вкладыша | Количество | Причина списания |
|---|---|---|---|
| 1 | АБ 123456 | 1 шт. | Порча при заполнении |
| 2 | АБ 123457 | 1 шт. | Ошибка при заполнении |
| … | … | … | … |
| 2 шт. |
Метод уничтожения: сжигание в присутствии членов комиссии.
Примечание: ________________________________________________________________
Подписи членов комиссии:
- _________________________ /_______________________
- _________________________ /_______________________
- _________________________ /_______________________
Вы можете скачать образец акта на списание вкладыша в трудовую книжку в формате Word‚ чтобы использовать его в своей работе.
Как правильно уничтожить списанные вкладыши?
После составления акта необходимо обеспечить уничтожение списанных вкладышей. Наиболее распространенные методы:
- Сжигание: в специально отведенном месте с обязательным присутствием членов комиссии;
- Измельчение: с помощью специального оборудования для уничтожения документов;
- Передача на утилизацию: специализированным организациям‚ имеющим лицензию на обращение с документами;
- Сдача в макулатуру: только после полного уничтожения информации (например‚ путем перечеркивания).
Учет и хранение акта
Составленный акт должен быть:
- Зарегистрирован в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей;
- Хранен в организации не менее 5 лет (согласно ст. 19 Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»);
- При необходимости предоставлен проверяющим органам.
Нормативная база
При оформлении акта на списание вкладышей необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66‚ 84.1);
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденный Приказом Минтруда России от № 320н;
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Методические рекомендации по ведению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли списать вкладыш без акта?
Нет. Уничтожение вкладышей без оформления акта является нарушением установленного порядка и может повлечь административную ответственность.
Кто должен подписывать акт на списание?
Акт подписывается членами комиссии‚ обычно включающей представителей кадровой службы‚ бухгалтерии и руководителя организации.
Нужно ли регистрировать акт в журнале учета?
Да. Все акты на списание должны быть зарегистрированы в соответствующем журнале для обеспечения контроля.
Можно ли списать вкладыши‚ если они просто не использовались?
Да‚ если количество неиспользованных вкладышей превышает установленные нормативы или истек срок их хранения.
Как часто нужно проводить списание?
Списание проводится по мере необходимости‚ но не реже 1 раза в год для поддержания порядка в учете.
Правильное оформление акта на списание вкладыша в трудовую книжку — это не только требование законодательства‚ но и важный элемент кадрового учета‚ обеспечивающий прозрачность и достоверность информации. Следуя приведенным рекомендациям и образцам‚ вы сможете избежать ошибок и претензий со стороны контролирующих органов.
Если у вас остались вопросы или требуется помощь в составлении акта‚ обратитесь к специалистам в области кадрового делопроизводства или используйте готовые шаблоны.
Важно помнить: Всегда храните копии составленных актов и подтверждающие документы‚ чтобы иметь возможность подтвердить правильность списания при проверках.