Списание трудовых книжек – это процедура, которую организации проводят в случае, когда документы стали непригодными к использованию (испорчены, утеряны, не востребованы сотрудниками) либо когда трудовые отношения с работником прекращены и книжка подлежит уничтожению в соответствии с внутренними регламентами. Ниже представлен подробный материал, который поможет правильно составить акт на списание выданных трудовых книжек, а также приведён готовый образец заполнения.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек» – определяет порядок учёта, хранения, выдачи и списания трудовых книжек.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регламентирует ведение трудовых книжек и обязанность работодателя обеспечивать их сохранность.
• Внутренние положения организации (положение о работе с кадровыми документами, инструкция по учёту и хранению трудовых книжек) – могут уточнять форму и порядок оформления акта.

Законодательно утверждённой унифицированной формы акта на списание трудовых книжек нет, поэтому документ составляется в произвольной форме, но обязательно включает все реквизиты, необходимые для подтверждения факта списания и последующего уничтожения.

Когда составляется акт на списание выданных трудовых книжек?

Акт оформляется в следующих ситуациях:

1. Трудовая книжка испорчена (порвана, залита, повреждена огнём и т.п.) и дальнейшее её использование невозможно.
2. Книжка не востребована бывшим сотрудником в течение установленного срока (например, более 3 лет после увольнения) и organisation решает её списать.
3. Выявлены дубликаты или ошибочно выданные книжки, которые необходимо изъять из оборота.
4. По результатам инвентаризации (по описи ИНВ‑16) обнаружены недостачи или излишки трудовых книжек.

Этапы оформления акта

1. Создание комиссии. По приказу руководителя формируется комиссия (обычно из сотрудников отдела кадров, бухгалтерии и службы безопасности). В её состав включают председателя, секретаря и членов.
2. Инвентаризация. Комиссия проводит сверку фактического наличия трудовых книжек с данными учёта (карточки, журналы, опись ИНВ‑16). Результаты фиксируются в акте инвентаризации.
3. Определение подлежащих списанию книжек. Выделяются экземпляры, признанные испорченными, невостребованными или ошибочно выданными.
4. Составление акта. Заполняется бланк акта, в котором указываються все необходимые реквизиты (см. раздел 4).
5. Уничтожение. После подписания акта трудовые книжки уничтожаются (например, путем shredder‑разрезания или сжигания) в присутствии членов комиссии; Факт уничтожения фиксируется в отдельном акте об уничтожении или в том же документе.
6. Хранение документа. Акт хранится в деле pessoalных документов организации не менее 50 лет (согласно требованиям к хранению кадровых документов).

Обязательные реквизиты акта на списание выданных трудовых книжек

Несмотря на произвольную форму, акт должен содержать следующие блоки информации:

• Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
• Наименование документа – «Акт на списание выданных трудовых книжек».
• Дата и место составления (город, день, месяц, год).
• Основание для составления – приказ о создании комиссии, номер и дата приказа, либо решение руководителя.
• Состав комиссии (ФИО, должность, подпись каждого члена).
• Перечень списываемых трудовых книжек:
  • номер трудовой книжки (серия и номер);
  • ФИО сотрудника, которому книжка была выдана;
  • дата выдачи;
  • причина списания (испорчена, не востребована, ошибочно выдана и т.п.);
  • примечание о состоянии (например, «разорвана обложка», «залита водой»).
• Решение комиссии – подтверждение того, что книжки подлежат уничтожению, и указание способа уничтожения;
• Подписи членов комиссии и руководителя организации (при необходимости).
• Печать организации (если используется).

Все записи выполняются черной или синей пастой ручкой; при отсутствии готового бланка допустимо оформление на обычных листах формата А4.

Образец акта на списание выданных трудовых книжек (2026 год)

Ниже представлен пример заполнения акта. Вы можете скопировать его в Word или Google Docs, заменив выделенные части на свои данные.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Пример»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5

АКТ № 2026‑05‑23/01
на списание выданных трудовых книжек
г. Москва «23» мая 2026 г;

Основание: Приказ директора от № 45 «О создании комиссии по инвентаризации и списанию трудовых книжек».

Комиссия:

 
Председатель – Иванов Иван Иванович, начальник отдела кадров – подпись
 
Секретарь – Петрова Мария Сергеевна, специалист по кадровому делопроизводству – подпись
 
Член – Сидоров Алексей Владимирович, ведущий бухгалтер – подпись
 
Член – Кузнецова Ольга Николаевна, инженер службы безопасности – подпись


Перечень списываемых трудовых книжек:

 
Серия № 0456789, номер 123456 – Иванов Петр Сергеевич, выдана , причина списания – испорчена (разорвана обложка, залита водой).
 
Серия № 0456790, номер 123457 – Сидорова Елена Владимировна, выдана , причина списания – не востребована бывшим сотрудником более 5 лет после увольнения.
 
Серия № 0456791, номер 123458 – Кузнецов Дмитрий Андреевич, выдана , причина списания – ошибочно выдана (дубликат).


Решение комиссии: Признать указанные трудовые книжки непригодными к дальнейшему использованию и подлежащими уничтожению. Уничтожение провести методом механического shredder‑разрезания в присутствии всех членов комиссии.
Подписи членов комиссии:

 
Председатель ___________________ /Иванов И.И./
 
Секретарь ___________________ /Петрова М.С./
 
Член ___________________ /Сидоров А.В./
 
Член ___________________ /Кузнецова О.Н./

М.П. (при наличии печати)

Советы по оформлению и хранению акта

• Документ составляется в двух экземплярах: один остаётся в отделе кадров, второй передаётся в бухгалтерию или архив организации.
• При отсутствии печати допустимо ставить отметку «М.П.» (место для печати) и подпись руководителя.
• Если акт оформляется в электронном виде, необходимо обеспечить его электронную подпись в соответствии с Федеральным законом № 63‑ФЗ «Об электронной подписи».
• После уничтожения трудовых книжек рекомендуется составить отдельный акт об уничтожении, в котором указываются способ, дата, время и присутствующие лица.
• Все акты хранятся в деле pessoalных документов не менее 50 лет с момента последней записи в трудовой книжке (ст. 75 ТК РФ).

Акт на списание выданных трудовых книжек – важный внутренний документ, который подтверждает законность действий организации по утилизации непригодных кадровых носителей. Соблюдение установленного порядка (формирование комиссии, инвентаризация, точное заполнение реквизитов, подписи и печать) позволяет избежать претензий со стороны контролирующих органов и обеспечить сохранность кадровой документации.

Используя представленный выше образец и следуя пошаговой инструкции, вы сможете оформить акт быстро, корректно и в полном соответствии с требованиями трудового законодательства.